こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
上司から議事録の作成を命じられて、どうやって作成すればいいのだろうと悩んでいる人も多いのではないでしょうか。議事録を作成することは簡単ではありませんが、しっかりと準備をすれば決して難しいものではありません。
わかりやすい議事録を作成するには経験を積むことが一番ですが、ポイントを押さえればうまく書けるようになります。
ここでは、なぜ議事録を作成するのかや、わかりやすい議事録の具体的な作成方法などを解説していきます。
目次
議事録の必要性とは？
そもそも、なぜ議事録は必要なのでしょうか。一部では議事録は必要ないという意見もありますが、デジタル社会だからこそ議事録は必要性が高いのです。
不参加でも情報共有が可能
会議で重要なのは、その場で出てきた情報を共有して有効に活用することです。この情報をまとめるのが、議事録の役割になります。
会議は参加していることが大切な条件であり、その場でさまざまな議論がなされます。しかし、誰でもいつでも参加できるわけではありません。
そこで議事録を残しておけば、不参加だった人でもどのような内容が議論されたのか確認できるのです。何も記録を残していないと、不参加者に情報共有ができません。
いつでも確認できる
会議の決定事項は、業務内容に活かしていきます。しかし、会議のあとに決定事項がわからなくなってしまえば業務に活かすことができません。そうなると会議をした意味がなくなってしまいます。きちんと会議に参加していても、議論した内容を覚えていなかったり勘違いしていたりしたら、会議が無駄になってしまいます。
しかし議事録を残しておけば、あとからいつでも会議の内容を確認することができます。会議の参加・不参加に関わらず、会議内容を把握することが可能です。あとから読み返すことで情報を整理しやすくなり、業務にも活かせるでしょう。
ベンチマークとしての存在
議事録を作るだけでは意味がありません。議事録は、ベンチマークとしても役立てられるのです。今後の業務に対するベンチマークとして、業務改善に役立てる基礎情報になります。
つまり、ベンチマークとして役立てるためには、必要な人が必要なときに閲覧できなければいけません。存在価値につながるポイントですが、この可用性を高めるために、デジタル化は必須条件になりつつあるのです。
わかりやすい議事録を書くには？
わかりやすい議事録を作成するために、まずは会議の前に事前にわかることを記載にしておくようにしましょう。会議の日時、参加者、どのような内容を話し合うのか、決めなければならないことなどを明確にしておきましょう。
議事録を作成する際は、会議中に取ったメモを見たり資料を整理したりしながら、自分なりにまとめていきましょう。そのとき、5W2Hを元に発言をまとめるようにすると書きやすくなります。
Who（誰が）
What（何を）
When（いつまでに）
Why（なぜ）
Where（どこで）
How（どのようにするのか）
How much（いくらで）
また、以下のポイントも意識して記載していきましょう。
・口語体を文語体に置き換えること
・不要な部分はすべて削り取ること
わかりやすい議事録を書く手順
議事録を作成する目的の決定
議事録作成を頼まれた瞬間から、「聞いていればいい」「参加すればいい」という立場ではなくなります。まず、何を目的とした会議なのかを理解せずに、参加してはいけません。
当たり前のことですが、会議の目的をしっかりと認識し、準備を整えてから会議に臨みましょう。 これがわかっていないと、適切な議事録を書くことはできません。
議事録に明記する事項の決定
実は会議を事前にシミュレーションし、それに沿って会議を進行させれば、「議事録は会議前に作れる」ものなのです。そのためには、以下の項目を押さえておくことが重要です。
・基本項目（会議名・標題、日時、場所、参加者、議題）
・各項目の表記方法（西暦、24時間表記など）
・記載項目（背景・前提、会議の課題、決定事項とアクション・ToDo）
また、会議の前提と課題を知り、その理由も押さえておくようにします。 加えて、会議で出てきそうな専門用語を事前に調べておくことによって、会議の理解度がさらに深まります。
議事録の記録・保存
議事録作成にあたっては、参加者の発言を正確に記録することが大切です。
パソコンや手書きによるメモが基本ですが、ICレコーダーを活用するのもおすすめです。メモだけではなくICレコーダーを併用することで、後から不明点が出ても確認できて安心できます。ICレコーダーを利用する場合は、持ち込んでよいかを必ず事前に確認しておきましょう。
会議中の会話をその場ですべて書き取ることは不可能なので、工夫しながら自分に合ったメモの取り方を作っていくようにしましょう。 メモがうまく取れるようになれば、議事録作成も効率よくできるようになるはずです。 メモの取り方には、以下のようなコツがいくつか存在します。
・質問、回答時は主語と目的語を必ずメモする
・主語と目的語が不明確な場合、会議の場で明確化する
・手書きの場合、文章ではなく図式化する工夫を行う
・パソコンの場合、使い慣れたツールやエディタを準備しておく
要約しながら書くには、以下のように重要な箇所のみをメモをしていきます。
メモ「◯月◯日 ◯時まで 大阪支部へ 〇〇部長」
また、以下のように「図式化しながら書く」ことでスピードアップが図れますし、あとから見てもわかりやすいメモになります。
メモ「売上減少→※対策が課題→・A案 ・B案 ・C案」
もちろん、誰が提案したのか、どんな目的でというメモも忘れずに書いておきましょう。また、よく聞き取れなかったことやわからなかったことは、その場ですぐに確認しましょう。それができない場合は、 後からでもわかるようにサインペンなどを使って色分けするのもよいでしょう。
また、パソコンを使用する場合は、自分が使いやすいツールやエディタを使うことでより速く処理できるようになるので、準備をしておくといいでしょう。
要点をまとめる
まず、議事録は自分だけが読むものではなく、上司を含めた多くの人が読むものということを忘れてはいけません。
そのため、メモを清書するのではなく、どうまとめれば読みやすい要旨になるかを常に頭に入れておくことが大事です。 そもそも議事録は共有文書ですので、自分だけのフォーマットを使うのではなく、汎用的にまとめることを目的としましょう。具体的なフォームに関しては後述します。
また、メモで作り上げた情報に、5W2Hに注意しながら内容を補足し、ビジネス文書として仕上げることを意識しましょう。
議事録の修正・訂正
議事録作成に慣れていない場合、修正や訂正が必要なこともあるでしょう。議事録作成に慣れていないうちは、他の人から見たら理解できなかったり、会議の内容を間違えて記載したりすることもあると思います。
この修正・訂正方法も、議事録の目的や種類によって分かれます。例えば、社内会議の備忘録程度であればパソコンでそのまま上書き修正すれば済みます。しかし理事会や取締役会議事録の場合、役所等の原本証明として使うため、訂正や修正箇所に二本線を引き、 余白に「〇字抹消、〇字加筆」と書き込み、捺印する必要があります。
このように、議事録の種類によって訂正方法が変わるので注意しましょう。
グループウェアを活用した効率的な議事録作成
グループウェアは、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのアプリケーションソフトウェアです。ネットワークに接続されたコンピュータ同士で情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用されるさまざまな機能を通じて、業務の効率化を目指したツールです。
スムーズな議事録の作成が実現
グループウェアを活用すれば、会議の前にアジェンダ（進行表）を登録して共有、会議後は議事録を作成することができます。議事録は文字の大きさや色を変更して、わかりやすく作成できます。
回覧機能を利用すれば、アジェンダや議事録の内容をメールで通知することが可能です。通知を受けたメンバーは、メールから目的の報告書に容易にアクセスできます。そのため、必要なメンバーに確実に情報共有ができるのです。
さらにスケジュール機能と連携させれば、カレンダーの会議の予定に議事録のURLを貼ることができて、参加者は簡単にアクセスできます。
グループウェアなら、作成した議事録をアップロードしてクラウド上で管理できます。共有フォルダでの管理のように、議事録がかさばることはありません。さらに誰が編集したのかわかるため、誤って編集や削除されてもすぐに確認して修正することができます。
また、検索機能が充実しており、日付や作成者ごとに並び替えることもできるため、目的の議事録が見つけやすくなります。
グループウェアの機能一覧
グループウェアには、議事録作成に役立つさまざまな機能が備わっています。機能は、コミュニケーション、情報共有、業務効率化のそれぞれに役立ちます。
コミュニケーション機能
- Webメール
- チャット
- 在籍/離席確認
- 社内SNS
- メモ
- 掲示板
- Web会議
情報共有機能
- ファイル共有
- レポート
- 議事録作成
- アドレス帳
- 組織図共有
- プロジェクト管理
- アンケート
業務効率化機能
- ワークフロー
- タイムカード
- 経費精算
- 施設予約
- 日報
- スケジュール管理
- ToDo
このように、グループウェアは非常に多機能です。報告書機能などで議事録を作成し、それを会議の参加者や欠席者に共有したり、その議事録を元にチャット機能で話し合いを行ったり、カレンダー内への添付やメール通知で確実に共有したりすることができます。情報の一元化に役立つでしょう。
まとめ｜議事録作成はグループウェアで効率的に！
議事録を見たことはあるけど作成したことはないという人は多いと思います。しかし、いつもはただ参加しているだけの会議も、議事録を作成する立場になると仕事内容についてより理解が深まるというメリットがあるのです。
わかりやすい議事録を作成することは、きっと自分自身の成長や評価にもつながるはずです。常日頃からメモを取る癖をつけ、要点を押さえてまとめる力を身につけておきましょう。
グループウェアを活用すれば、効率的に議事録の作成や共有が可能です。ぜひ活用してみてください。
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