こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
どんなビジネスパーソンにも欠かせない作業が、スケジュール管理です。スケジュール管理とは、何を・いつ行うかという予定をあらかじめ決めておき、それを予定通りに実行することです。
仕事を問題なくこなすためには、スケジュール管理が大切です。しかし、スケジュール管理が大切だとわかっていても、そのメリットやポイントを把握していない方もいるのではないでしょうか。
何事も、まずは知ることから始めるべきです。この記事を読んで、スケジュール管理のメリットやポイントを一通り把握しておきましょう。
目次
スケジュール管理による仕事へのメリットは3つ
スケジュール管理が仕事に与えるメリットを3つ、それぞれご解説します。
効率的に作業を進められる
ほとんどの仕事には、完了期限がありますよね。完了期限までに与えられた仕事をすべて終わらせるためには、作業順序を工夫して効率的に実行しなければなりません。
スケジュール管理では、作業予定を手帳やエクセルなどに記録します。そうすることで作業予定が見える化され、作業順序の無駄にも気付きやすくなるのです。
例えば、別のオフィスで行う予定が複数ある場合はまとめてこなすと移動時間が最小限で済み、無駄がありません。このように、スケジュール管理によって作業を効率的に進めやすくなるのがメリットです。
タスクの対応漏れを防げる
完了期限が決まっているタスクを「後でやろう」と心の中で思っていたものの、結局忘れてしまったという経験はありませんか？プライベートなタスクであればまだしも、打ち合わせのような他人が関わるタスクでは、相手に迷惑をかけてしまいます。
先述のとおりスケジュール管理では作業予定を記録しておき、予定通りに実行するためにこまめにチェックすることになります。そのため予定として登録さえしていれば、大事なタスクの対応漏れを防げるのがメリットです。
ただし、そもそも予定として登録を忘れてしまっていた場合はどうしようもありません。スケジュール管理の際には、自分が実行すべきタスクをしっかり洗い出すことが基本です。
急な状況変化に対応しやすい
自分がスケジュール管理を正確に行っていたとしても、すべて予定通りに実行できるとは限りません。例えば、クライアントの都合で商談の予定が変更となるようなケースもあり得ます。
場当たり的に仕事していると、こういったケースで次にすべき作業を見失いやすくなってしまいます。一方、スケジュール管理していれば作業ごとの完了期限が把握できるため、急な状況変化に対応しやすいでしょう。
仕事のスケジュール管理を上手に行うポイントは3つ
スケジュール管理を上手に行うポイント3つを、順番に解説します。
優先順位や完了期限を正確に把握する
スケジュール管理では、それぞれの作業について完了期限を正確に把握し、優先順位付けを行うことが大切です。急な予定の変更があった場合には、作業の優先順位が把握できていないと次に行うべき作業がわからなくなってしまいます。
上司から依頼されたタスクの場合は必ず完了期限を明確にして、手持ちタスクに対してどの優先順位に位置するのか確認しましょう。そうすることで適切な作業順序が見えやすくなり、やり方の問題で完了期限に間に合わなくなるケースを減らせます。
「予定」と「実績」の時間を記録する
スケジュール管理では、各タスクについて作業時間がどの程度かかりそうか必ず見積もったうえで予定を決めることになります。そして予定したタスクを行った結果、実際にかかった作業時間は必ずしも予定時間と一致するとは限りませんよね。
実際に作業にかかった「実績」の時間は必ず記録しておき、「予定」した時間と比べてどうだったのか評価しましょう。そうすれば次に同様のタスクが発生した際に、より精度の高い作業時間の見積もりができるようになります。
また、実績作業時間が予定よりも多くかかってしまった場合、自分のやり方に原因がなかったか振り返りましょう。これらを実践することで、よりスケジュール通りに作業を進行できるようになります。
スケジュールに多少の余裕を確保する
実際にかかる作業時間を正確に見積もれるに越したことはありません。とはいえ、クライアントや他社員の影響で予想以上に時間がかかってしまうこともありますよね。
完了期限ギリギリにその作業を予定してしまうと、何かあった場合にリカバリーが効かなくなってしまいます。スケジュール管理では、完了期限に対してある程度の余裕を持って作業完了できるよう予定を組むのが良いでしょう。
仕事のスケジュール管理ならグループウェアがオススメ！
スケジュール管理に何を用いるか、ということも仕事をスムーズにこなすうえでは大切です。スケジュール管理なら「グループウェア」を使うことをオススメします。
グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを促進するアプリやサービスですが、スケジュール管理も可能です。グループウェアを使うことで得られるスケジュール管理のメリットを3つ、解説します。
スケジュールの登録や変更が簡単
グループウェアの機能はさまざまですが、オンラインで使えるのが最大の特徴です。そのため、手帳などのように手書きするよりも簡単にスケジュール管理できます。
しかも使いやすさを重視したインターフェースになっており、エクセルなどに比べてスケジュールの登録や変更が簡単に行えます。定期的な予定や終日の予定も、専用の設定を行うことで簡単に登録可能です。
チームメイトとスケジュール共有できる
会社勤めの方であれば、チームメイトとのスケジュール共有も欠かせません。グループウェアだと、全チームメイトのスケジュールをWeb上で共有できます。
表示はカレンダー形式で、チームメイトのスケジュールを一つのカレンダー上にまとめて表示可能です。そのため誰が何をしているかひと目で把握でき、チーム内での連携がしやすくなります。
在宅ワークにも対応できる
グループウェアはパソコンだけではなく、スマートフォンからでも利用できます。そのため、自宅や外出中でも問題なく利用できるのも大きなメリットです。
直接やり取りができない在宅ワークであっても、グループウェアならスケジュールの管理も共有も全く問題ありません。仕事内容によらず在宅ワークを取り入れやすくなり、時間を有効活用できるのは大きいですよね。
まとめ｜スケジュール管理をうまく行い業務を効率化しましょう！
今回はスケジュール管理について幅広くご紹介しました。内容を振り返りましょう。
スケジュール管理による仕事へのメリットは、効率的に作業を進められること、タスクの対応漏れを防げること、急な状況変化に対応しやすいことがありました。
仕事のスケジュール管理を上手に行うには、優先順位や完了期限を正確に把握すること、「予定」と「実績」の時間を記録すること、スケジュールに多少の余裕を確保することがポイントです。
仕事のスケジュール管理ならグループウェアがオススメです。グループウェアならスケジュールの登録や変更が簡単で、チームメイトとスケジュール共有できます。さらに、どこでも閲覧できるので在宅ワークにも対応できます。
スケジュール管理は、すべてのビジネスパーソンにとって欠かせない作業です。スケジュール管理を効率的に行いたい方は、ぜひグループウェアを使ってみてくださいね。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
