こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
納期がギリギリになるたびに、自分はスケジュール管理が苦手だと感じる営業の方も多いのではないでしょうか。しかし、仕事のスケジュール管理はポイントさえ押さえれば難しいものではありません。
この記事では、スケジュール管理が苦手な営業職の方に向けて、スケジュール管理が上達するポイントについて10個、厳選してお伝えします。他にもたくさんのポイントはありますが、まずはスケジュール管理について何から始めて良いか迷う方はぜひ参考にしてみてください。
スケジュール管理上達のポイント10選
何かとやることが多いと感じている営業の方は、仕事を多く抱えすぎている可能性が考えられます。
そんな人にまず振り返ってほしいのは、スケジュール管理の目的です。スケジュール管理をする目的とタスクの優先度がわからなければ、ゴールが見えなくなって当然です。
目的がなければ、なぜそのスケジュール通りに納期を達成しなければならないのかわからなくなってしまいます。優先度を把握できていなければ、とにかく目の前に入ってきた仕事に手をつけてしまい、本当に重要な仕事ができなくなってしまいます。
ここでは、スケジュール管理が上達するポイントを厳選して10個紹介しています。
タスクを洗い出す
まず一番最初に行うべきは、タスクの洗い出しです。スケジュール管理が苦手な人の特徴としては、自分が行うべきタスクをざっくりと見積もりすぎてしまう点があげられます。
そのため仕事を分解してタスクとして細分化することで、何を行えば目的を達成できるのか、しっかりと把握することができるようになるのです。知らぬ間にマルチタスクになっていた（=仕事を抱えすぎていた）ということが防げます。
タスクの作業時間を洗い出す
タスクを洗い出せたら、そのタスクごとにかかる作業時間を洗い出しましょう。プレゼン資料作成には2時間、経費精算書類作成には30分など、細かく具体的な時間がわかると良いです。スケジュール管理に失敗しがちな人は、この作業時間を少なく見積もりすぎている可能性があります。
もし時間がしっかりわからないのであれば、実際に作業をして時間を洗い出してみることをおすすめします。思った以上に作業に時間がかかっていたことがわかったり、逆に作業環境を整えて似たような作業をまとめれば、少ない時間で多くの作業ができるなど、気付きのきっかけにもなります。
優先順位を考える
タスクと作業時間を洗い出せたら、目的を達成するためにタスクの優先順位をつけることが大切です。タスクの優先順位がきちんとランク付けされれば、おのずと期限内に仕事を達成することができるようになります。まずは優先順位の基準を何にするのか明確にしましょう。
例えば、期限を優先させる仕事なのか、期限を伸ばしてでも品質にこだわる仕事なのか、とにかくスピード感が勝負の仕事なのか、仕事内容ごとに異なるはずです。次にその仕事がどのくらいの時間で作業できるのか考えます。かかる時間がわかればあとは期限と照らし合わせて仕事を進めるだけです。
ただし、優先順位が低いものは単純作業が多く時間がかからないため、どうしても先延ばしにしてしまいがちです。経費精算書や納品書作成などの単純作業にも、期日があることを忘れないようにしましょう。また、作業の優先度が低くても、相手がいる場合は相手の都合を含めて優先度を考えるようにしましょう。
時間にゆとりを持つ
タスクや作業時間の洗い出しと優先順位がわかったら、あとはスケジュールを組むだけです。しかし、スケジュールをきっちり立てすぎて時間に余裕がなくなっていませんか。
スケジュール管理に失敗するときというのは、計画倒れになったときです。つまり、立てた計画が実行できないというのは「想定外の仕事がとびこんできた」という、緊急事態に他なりません。
例えば、トラブルが起こってクレーム処理に時間を費やした、急ぎの提案書を作成することになった、急に打合せが入ったなど、原因は様々です。そのため、スケジュールは想定している作業時間きっちりに組んでいくのではなく、スケジュールに『スキマ』を作りつつ組んでいくと良いでしょう。
仕事は8割の出来で完了する
仕事のクオリティにこだわるあまり、完璧な状態で納期を迎えたい、という気持ちは決して悪い事ではありません。しかしこだわりが強すぎる完璧主義は、納期や成果に遅れをもたらします。特に相手がいる仕事の場合は、温度差がう生まれやすいのです。
例えば、相手はスピードを重視しているのに、あなたは100％を追求して納期が遅くなった場合。相手は80％の仕上がりでもとにかく納期が早い方が嬉しいならば、あなたの評価は下がります。
また、クオリティを重視している相手でも、80％の段階で一度相手に進捗を確認してもらえば、「ここまでのクオリティをこの納期で仕上げてくれている。100％も期待できそうだ」とあなたに期待して納期を待ってくれるはずです。このように仕事はいつも『8割仕上げ』を目指していくとうまくいきやすいのです。
スキマ時間を有効活用する
通勤時間、会議と会議の間、外出先での移動時間など、30分から1時間などちょっとしたスキマ時間ができることがあります。このスキマ時間ができたとき、何をするかあらかじめ決めておくと、あっという間に作業が片付く場合があります。
このスキマ時間で行いやすい作業は、慣れている仕事や頭を使わずにできる仕事です。つまり、毎日のルーティーンワークです。例えば、発注書や納品書の確認、業務日報、メールチェックなどです。実は細かな作業も複数組み合わせると、1日の中で結構な時間がかかっています。
そこで、スキマ時間につぶせるものはつぶしておくと他の作業に集中することができて、効率良くスケジュールを回せるようになります。
周りのスケジュールを把握する
周りのスケジュール、つまりあなたの所属部署や会社全体のスケジュールを把握しておきましょう。周りのスケジュールを把握しておけば、例えばあなたが業務を抱えすぎてしまった場合、誰にフォローしてもらえるか考えることができますし、業務を抱える前に他に適任はいないかなど俯瞰的にスケジュールをみることができるようになります。
実際の納期以外にゴールを設定する
実際の納期以外に自分の中のゴール地点を決めておきましょう。特に有効なのは『8割のクオリティで完成』というゴールです。完璧主義のほかにも期日がギリギリになる原因として、直前まで仕事に手を付けないで放置してしまう場合も考えられます。
このケースでは2段階納期、つまり『いつまでに8割に仕上げるか』をゴールにしておくことが有効です。もし万が一緊急対応などで最終納期に間に合わなくなりそうでも、8割完成しているため納期に遅れが出ることはありません。常に、最終納期と一歩手前にもう1つゴールを設定しておくと良いのです。
1日を振り返る
1日の作業を振り返りましょう。何ができて、何ができなかったのか、その理由が何であったのか把握することで、自分はどのようなパターンだと作業が進むのか、進まないのかということが、具体的に把握できるはずです。
そこで得られた検証結果を、次の日に必ず活かしましょう。PDCAサイクルはもはや古いと言われるほど当たり前ですが、スケジュール管理を上達させるにはまだまだ有効な手法です。
自分をコントロールするスケジュールをたてる
1日の振り返りができるようになると、段々思い通りのスケジュールで過ごすことができるようになります。ここまでくれば仕事の効率化を図れてできることが増えていきますが、その結果スケジュールを詰め込み過ぎてしまう場合があります。
スケジュール管理が大まかにできるようになったら、次は自分が動きやすいスケジュールに意識を切り替えましょう。例えば、この作業は朝が進むとか、月曜の午前中に終えてしまえば後半楽になるなど、自分の型があるはずです。
自分が動きやすいスケジュールが立てられるということは、スケジュール管理が上達した状態になるということなのです。
スケジュール管理の重要性
スケジュール管理上達のポイントをお伝えしてきましたが、そもそもなぜスケジュール管理は重要なのでしょうか。端的に言えば、スケジュール管理ができていないと売り上げが下がるからです。組織の中にいると、目の前の作業をこなすうちにその先の目的を忘れがちになってしまいます。しかし、営業の仕事は組織として売り上げをあげるために行われているのです。
スケジュール管理ができないと、納期に遅れが出て顧客の信頼を失い、ひいては売り上げを下げてしまう結果を招きかねません。そのためスケジュール管理は非常に重要なのです。
スケジュール管理は営業の必須能力
スケジュール管理は、営業にとって大切な必須能力です。ここでは、なぜ営業にとってスケジュール管理が重要なのか、売り上げに直結する3つの大切な視点で解説します。
営業は自己コントロール能力が必要
営業は自分の力で考えて行動し、顧客の課題を解決することで売り上げを上げます。そのため、自分の課題を知らず行動をコントロールできない、つまりスケジュール管理ができない営業に顧客の課題を解決することは難しいでしょう。日ごろから自分や顧客の課題に向き合い、解決できる人材であることが大事なのです。
営業は信頼を築くコミュニケーション能力が必要
営業といえば、コミュニケーション能力が高い人が売り上げを上げられると考えられているのではないでしょうか。しかしコミュニケーション能力が高いだけでは、売り上げを上げることはできません。
顧客と信頼関係を築き、顧客満足を得ることが重要なのです。顧客満足は、信頼に応えたうえでそれを上回る何かを得られたときに発生します。したがって、いかに営業は顧客と信頼関係を築けるかというのは非常に重要で、納期を守るのは当たり前、つまりスケジュール管理ができて当たり前なのです。
営業は目標を達成する能力が必要
目標を達成するには期限内に相手が求める物やサービスについて訴求し、理解と納得を得なければなりません。したがって、相手にとってより良いタイミングで効果的なプレゼンを行う必要があり、それを達成するためにはスケジュールをうまく管理し実行しなければなりません。
スケジュール管理が失敗する理由
最後に、スケジュール管理に失敗する大きな理由について3つ解説します。
計画があいまい
計画があいまいだと、自分でコントロールできないスケジュール管理になり失敗する可能性が高まります。顧客の次々変わる要望に沿う形だけで仕事を進めると、言われた通りの成果物は出来上がるかもしれませんが、顧客満足を得ることは難しいでしょう。自分でコントロールできないスケジュール管理は失敗といえるでしょう。
タスクの洗い出しができていない
タスクと作業時間の洗い出しは重要です。この点がしっかり把握できていないと、最終的なスケジュールにずれが生じて納期に間に合わなくなります。特に複数プロジェクトを同時進行で行うタスクの場合、そもそもタスクや作業時間の把握は困難です。プロジェクトを走らせながら、しっかりタスクと作業時間の洗い出しを並行して行う必要があるのです。
不測の事態への対策が考えられていない
仕事を進める中で、不測の事態が起こることは多々あります。担当者の病気、退職、成果物の遅れ、トラブル、ミスなど様々です。そのようなとき、どのように対策するかエラー工程表や代替案などを策定できていなければ業務が滞ってしまうでしょう。あらかじめ不測の事態への対策を立てておくことで、最小限の遅れで仕事を進めることができます。
まとめ｜スケジュール管理ツールを導入して業務効率化を目指そう
この記事では、営業におけるスケジュール管理のポイントや重要性について解説してきました。特に社内外で活動が多い営業には、スケジュール管理を効率良く行うためにグループウェアやビジネスチャットの導入が便利でしょう。
これらを導入すればスケジュール管理はもちろん、その他の手間のかかる勤怠管理や業務日報、報告書や経費精算書類の作成など文書が簡単に作成でき、日々の作業効率化を図ることができます。営業のスケジュール管理にはこういったツールの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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