こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
どんな会社にも「責任者」は存在しますよね。会社の重要人物なので、社員だけではなくさまざまな取引先との予定が入ることも多いでしょう。
そのため、責任者がオフィスにいないケースも少なくありません。しかし、そんなときに限って取引先から責任者宛の電話が入るものです。責任者のスケジュールが把握できていない場合、「いつ頃戻られますか？」と尋ねられても、回答に困りますよね。
よって、責任者のスケジュールであっても社内で把握できる形にはしておくべきでしょう。しかし現状、責任者のスケジュールが社員の誰も把握できていない、という企業も多いようです。
今回は、責任者のスケジュールが把握できず苦労している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
社長のスケジュールを把握できず、いつ戻るのかわからない
今回インタビューした企業は建設会社で、学校などの設備工事や一般住宅のリフォームを行っています。
社長と社員のやり取りが多い職場で、新しい案件を獲得した際に社長と相談することも多くあります。また、社長は会社の電話でやり取りすることも多く、取引先から社長宛に電話が来ることも少なくありません。
しかし、社長は取引先との打ち合わせなどで外出していることも多く、社員が探してもオフィスにいないケースがしばしばあります。現状は社長のスケジュールが周りの社員に共有されていないため、社長がいつ戻るのかわからず困ることが多いそうです。
責任者のスケジュールは社内外が混在し、急な変更も多い
こちらの企業では、基本的に社長のスケジュールを社員に共有していない、とのことでした。
新しい案件についての相談であれば社長の帰社後でも問題ありません。しかし、取引先からの電話応対については「いつ戻るかわかりません」では、取引先の印象を悪くしてしまいます。社長のスケジュールも社員に共有するべきですが、共有方法には注意が必要です。
社長のスケジュールには「社内」と「社外」の予定が混在しており、それらがすぐに区別できるようにする必要があります。また、取引先とのやり取りが多い関係上スケジュールが急に変わることも多く、迅速に変更できなければなりません。
たとえばホワイトボードを使ったスケジュール共有では、社外で発生した急な変更をすぐに反映できません。それに、「社内」と「社外」の区別をするためにわざわざ手書きで細かい情報を書いていくのは大変でしょう。
グループウェアのカレンダー機能で、責任者のスケジュールも見える化
責任者のスケジュールを手軽に把握するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。
グループウェアだと、責任者も含めた全社員のスケジュールをWeb上で管理・共有できます。予定のタイトルに「社内」や「社外」などと入れておけば、責任者が不在でもいつ帰社するのか一目で把握可能です。
それに、予定には詳細な情報を入力したり、ファイルを添付したりできます。そのため、行き先や目的など細かい情報もしっかり共有可能です。
また、パソコンはもちろんスマートフォンからでもスケジュールを変更・確認できるので、外出中の急な変更にも対応可能です。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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