こんにちは。「クロジカサーバー管理」 IT/テックライターのkait78です。
情シス（情報システム部）部門は、自社の社内システム関連業務や社員からのヘルプデスク対応などを担っています。情シスは自社の課題をITを駆使して解決するやりがいのある仕事ですが、一方で残業時間が長い部署としても知られています。本記事では情シスの残業時間が長い原因とその対策についてご紹介します。
IT業界は残業が多い
厚生労働省の「ＩＴ業界の長時間労働対策について」によると情報通信業界の残業時間が、ほかの業界よりも年間70時間ほど多いという結果が出ています。また、業務における過重な負荷による脳・心臓疾患や、業務における強い心理的負荷による精神障害が多い業界とされています。
それと同様に、同じITを扱う情シスなどの部署でも残業や精神・身体的負担が多くなってしまうのです。一体、情報システム部門の仕事内容はどのようなものなのでしょうか。
情報システム部門の仕事内容は？
情報システム部門の仕事内容について見ていきましょう。
情報システム部門には大きく分けて３つの業務があります。
- 社内システム開発
- システム運用・保守
- ヘルプデスク
社内システム開発
情シス部門は、会社内で使用されるフトウェアやアプリケーションの開発を担当します。
例として、営業部門や経理部門の業務効率化用のソフト選定や導入、社内チャットツールの開発、企業ホームページのリニューアル・機能追加などが挙げられます。情報システム部門のみの開発だけでなく、外部企業へアウトソーシングをして開発を行う場合もあります。
システム運用・保守
システム運用・保守も情報システム部門の業務です。
社内システム開発で完成したシステムの運用・保守を行います。具体的には、システムが稼働しているサーバーに異常があった場合の障害対応や、OS・ソフトウェアなどのアップデート、セキュリティ対策などが挙げられます。システム運用・保守は「システムが動いているから問題ない」という訳でなく、セキュリティ事故やミスを未然に防ぐことも重要です。システムやサーバーをほったらかしにする事なく定期的なメンテナンスを実施を行います。
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ヘルプデスク
情シス部門は、社内ユーザーからの問い合わせやトラブルシューティングに対応するヘルプデスクの役割も果たします。営業部門や業務部門などから「システムを使っていてエラーが出た」、「そもそも使い方が分からない」等の問い合わせに対応します。企業の規模や社内のITリテラシーが低い場合は「Wordが開かない」、「マニュアルに書いているLANケーブルって何？」などのいわゆる「ITの何でも屋」になっている場合もあります。
情シスの残業時間が長い原因
次に、情報システム部門の残業時間が長い原因について見ていきましょう。
業務量が多く、高い技術が求められる
システム開発には数か月〜半年程度は掛かることが一般的です。
また、サーバーのリプレース（交換）やソフトウェアアップデートの場合も綿密な計画を立てて実行する必要があるため数か月単位の工数が掛かってしまいます。他にも、情報システムの開発や運用には高度な技術と知識が必要で、日々の学習・トレンドの把握も欠かせません。上記に加えてヘルプデスクや障害対応といった突発的な業務も日常的に発生するため、業務量が多く、且つ高い技術力が必要であるため、情シス部門の労働の長時間化に繋がってしまうのです。
人員が不足している
情報システム部門の残業時間が長い原因の一つとして人員問題が挙げられます。
IT企業でない場合、例えば服のブランドや製造業・商社などの企業は、主力商品を扱う部門であるデザイナーや職人・営業マンに人材を割くことが普通です。すると情報システム部門の人材が少なくなってしまい、少人数で会社全体のシステムを担わなくてはならなくなります。
また、企業によっては経営陣からIT部門の理解が得られず必要な人員が割り当てられないこともしばしばあります。総務部門などに1名だけIT担当社員が在籍する場合を「ひとり情シス」と名前がつくほど情報システム部門の人員不足は一般的になっています。
突発的な対応が発生する
情報システム部門の業務の特性として突発的な対応が発生する可能性があります。
システム運用・保守業務でサーバーやシステムが安定稼働している場合の業務量は少なくて済みますが、障害時や脆弱性が新たに発見されるなど、突発的な長時間業務が発生しやすい業務でもあります。また、サーバーやシステムは夜間・休日に故障・障害が発生する可能性もあります。企業によっては夜間に残業扱いで出社して帰宅、翌朝通常通り出勤するようなことも日常的に発生しているようです。
さらに、ヘルプデスク業務でも急なメールや電話など突発的な対応が求められます。このような突発業務が発生してしまうと自身の業務を進めることができず、時間外労働が増える要因にもなっています。
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業務が属人化している
情報システム部門の業務は専門的な分野且つ人員が少ないため、属人化しやすい傾向にあります。
属人化とは、特定の社員が担当している業務の詳細内容や進め方が、当人以外では分からなくなってしまう状態のことを指します。そのため、業務が集中してしまうことが多くなり、担当者の労働時間増加に繋がります。企業によっては担当者の部署異動後も情報システム部門の業務を行っている、いわゆる「業務が人についてくる」状態になっている企業もあるようです。
情シスの残業時間を少なくするには？
ここまで、情報システム部門の業務内容や時間外労働が多い理由について紹介してきました。ここからは、情シスの残業時間を少なくする対策についてご紹介します。
マニュアルを作成する
ヘルプデスク関連の対策として業務についてのマニュアルを作成しましょう。
ヘルプデスクに問い合わせをする社員は、システムの使い方が分からず問い合わせをする場合が多くあります。よく来る問い合わせや基本的なシステムの使い方をマニュアルにまとめておき、社員に展開しておくと良いでしょう。マニュアル以外にも、チャットボットや自動音声システムなどを使うと社員だけでなく一般ユーザーへの問い合わせも自動で対応することが可能となります。
業務の外部委託（アウトソーシング）をする
システム運用・保守業務は外部委託（アウトソーシング）をする方法もあります。上記で述べた通り、システム運用・保守は突発的な対応になりがちです。システム運用・保守を行う外部委託業者は24時間365日システムの異常検知・復旧対応サービスを提供している会社もあります。夜間や休日の突発的な業務負担を軽減できるため、情報システム部門の長時間労働の対策として非常に有効です。
システム開発業務に関しても、専門のコンサルティング会社やシステム開発会社が数多く存在します。システム開発やプロジェクトの推進を外部に委託することも可能なため、上手に活用しましょう。ただし、システム開発の場合は自社の要件やイメージを上手く伝えないと出来上がったシステムに不備があったり、機能が足りないという事態に陥りがちです。RFP（Request for Proposal）を自社内で策定して外部委託を行いましょう。
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最後に、サーバー運用・保守を外部委託に任せて情シス部門の負担軽減をしてみてはいかがでしょうか。
「クロジカサーバー管理」ではサーバーの運用・保守のトータルサポートを行っています。
サーバーの24時間監視はもちろん、セキュリティ対策やバックアップ取得、運用時の設定変更にも対応しています。本サービスは、初期費用は掛からず月額費用のみで導入が可能です。サーバー運用・保守で残業時間の削減をしたい方は、ぜひお気軽に「クロジカサーバー管理」までお問い合わせください。
ライター：kait78
元大手通信事業者のインフラエンジニア。ネットワーク・サーバー・AWS領域でIT/テック記事に特化した記事を執筆。Webサーバーにまつわる課題や悩みに対して実務経験を基にした、現場社員目線の課題解決となるアイデアを提供します。
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