こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
在宅ワークをしていると自由度が高くなります。ついダラダラと時間を過ごしてしまった結果、予定していた仕事が思うように進まず困ったことはないでしょうか。
この記事では在宅ワークやテレワークなど、リモートで業務を行う場合のスケジュール管理や時間管理のコツをお伝えします。
業務の生産性を高めるポイントをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
在宅ワークの問題点
在宅ワークを行ううえでまずどのような問題が起こるのでしょうか。ここでは、多くの人が悩みがちな在宅ワークの問題点について紹介していきます。
スケジュール管理が難しい
会社に行けば就業時間までのスケジュールがタスクごとに細かく決められており、決まった項目を淡々とこなせば生産性をあげることができました。
しかし在宅ワークは通勤もなく決められたお昼時間などもないため自由度がとても高く、自分でスケジュールの進捗具合をみながらコントロールしなければなりません。
もし、トラブルなどでスケジュール通り業務をこなすことができなければ、仕事の生産性が下がります。
大事な要件が後回しになる
在宅ワークは、自分のモチベーション次第で仕事をすすめることができます。
例えばやる気が出ない場合、自分にとって楽な仕事から手をつけることもできるのです。
しかし、重要な要件が後回しになると仕事の遅れが出た場合に要件をこなすことができず、業務に支障をきたすことも考えられます。『大事な要件こそ先にこなす』という、自己コントロール能力が必要になります。
時間管理が難しい
自宅と会社の大きな違いは何でしょうか。
それは仕事環境が違うという点です。在宅ワークの場合、心地よく過ごせる環境がすぐ手に入ります。
例えば娯楽、寝室、キッチンなどをすぐに利用することができ、つい誘惑に負けて休憩を多くとってしまいがちになるなど、時間管理が難しいことが考えられます。
場所の確保が難しい
在宅ワークの場合、仕事場所の確保に悩むことも少なくありません。会社は仕事をする場所なので、ただ出社すれば仕事環境が整っています。
しかし、自宅の場合はあらかじめ自分で仕事場所の確保をしなければ、スムーズに仕事を行うことができません。
特に小さなお子さんやペットがいたり、部屋によっては車などの騒音が入ったりする場合、在宅での仕事場所選びはなかなか難しくなるでしょう。
気持ちの切り替えが難しい
在宅ワークは、プライベートと仕事の切り替えが難しい業務スタイルです。
会社に出社すれば仕事をする環境が整っておりスムーズに業務に入れますが、在宅ワークの場合、朝起きたらパジャマでも仕事ができてしまう環境にいます。
そのため仕事をするため気持ちの切り替えができず、つい家族に接しているかのようなフランクな態度で取引先とやりとりをして失言してしまうなど、失態を招くおそれがあります。意識して気持ちを切り替えて業務にあたる必要があるのです。
在宅ワークの生産性を高めるスケジュール管理の方法
時間管理とスケジュール管理には密接な関係があります。どちらかをおろそかにしてしまうと生産性をあげることは難しくなるでしょう。
ここではスケジュール管理と時間管理をどのような順番で行えばよいのか、ポイントを紹介していきます。
何にどれくらいの時間がかかっているのか洗い出す
何にどれくらいの時間がかかっているのかまず洗い出すことで、全体でどれくらいの時間がかかるのか把握することができます。
手順としては、まず作業のおおまかな内容を書き出し、次にその作業を細かく分けます。そして細かく分けた作業が、具体的にどれくらいの時間がかかるか書き出します。
わからないときは、一度時間を測ってみて、できるだけ正確な時間を把握するようにしましょう。
作業の許容時間を洗い出す
作業時間がわかると、ついその時間通りに作業を進めたくなります。しかし作業を進めていく中で、何かしらの原因で作業が中断してしまうことがあります。
遅れが出ると焦ってしまいがちですが、このような事態に備えて、あらかじめ許容時間を設けておきましょう。もし何か中断するようなことがあっても、許容時間を設けておけば焦ることなく業務を進めることができるのです。
締め切りを設ける
作業や許容時間がわかったら、いつまでに終わらせるのか締め切りを設けます。自由なスケジュールを組める在宅ワークだからこそ、締め切りの設定はとても大事です。
もし締め切りを設けず業務を進めてしまうとダラダラと遅れが出ても気にならず、その結果、納期に間に合わなかったということも起こるのです。
仮のスケジュールを組み立てて実際にできるか検証する
締め切りまで設けたのでやることは終わったと思いがちですが、大事なのは『実行可能なスケジュールを組み立てる』事です。そのため検証は必須です。
検証を行うことで想像で作ったスケジュールを実際と比較し、良い点や悪い点を洗い出すことができます。これを繰り返すことで、生産性を高める実行可能な在宅ワークが徐々に実現します。
検証した結果、基本スケジュールを組み立てる
検証を繰り返して打ち立てた基本スケジュールほど強いものはありません。どんな高負荷な業務でも、しっかりしたスケジューリングができるようになります。
ここまでできれば、在宅だからといって業務が滞ることはなく生産性を高めることが叶います。
在宅ワークのスケジュール管理に失敗する理由
最後に、スケジュール管理に失敗しやすいパターンを紹介します。
理想のスケジュールを組み立てられたはずなのに失敗してしまうのは、いったいどのような理由からなのでしょうか。ここでは対処方法を含めご紹介していきます。
取りかかるタイミングがわかっていない
スケジュールはしっかり組めたものの、今日はメールチェックから始めるか、書類の整理から始めるか、電話をかけたほうが良いのかなど、毎回考えてから作業をスタートさせていませんか？
実はどの作業をするかを考えてからスタートさせると、それだけで疲れて業務効率が落ちてしまいます。
スケジュールの中に『いつ、どこで、何をしたら次に何をやる』という動作やタイミングまで含めて落とし込んでおきましょう。
何度か繰り返すことで業務に取りかかるタイミングが自然に身に付いていき、在宅でも業務がスムーズに行えるようになります。
マルチタスクになりすぎている
しっかりとしたスケジュールを組んだはずなのに、なかなか作業が終わらない場合、無駄な作業をしていないか見直しましょう。
そのようなときは、多くのスケジュールを詰め込みすぎてマルチタスクになっている可能性があります。この場合マルチタスクをやめて仕事の優先順位をつけたうえで、順番に業務を進めた方が生産性が高まります。
また、メール送信のテンプレートや書類のフォーマットなど、ちょっとした効率化ができそうなことがないかも探してみましょう。
仕事中に邪魔が入る
家にいる以上、仕事の邪魔が入ります。例えば子供が急に病気で学校を休むことになった、自分自身が体調不良になった、急遽役所や銀行などに行かなければならない用事ができたなど、さまざまです。
そのためどんな邪魔が入ったら何ができなくなるか、あらかじめ対策を考えておきましょう。
在宅なので休まず業務をしてしまったり、予定していたスケジュールをつめて用事を行ったりすると無理な仕事をしてしまい、ミスを起こしやすくなってしまいます。
何が起こったらどこまでやるのか、あらかじめ自分の境界線を決めておきましょう。
仕事環境が整っていない
在宅で仕事を行う場所は決まっていますか？
書斎があれば勿論良いですが無い場合、いつも場所を転々として作業をしていると業務効率が落ちます。
仕事に取り掛かる場合、机はもちろん、パソコンや椅子、ペンに至るまで、これが揃ったら仕事にとりかかろうと思える場所、つまり会社に出社するのと同じように、自分の定位置や仕事を始めるスタイルを固定しておくと良いのです。
休憩をしっかりとる
在宅勤務である以上、パソコンから離れてはいけない、作業をずっとやっていなければ会社からさぼっていると思われるのが怖いなどの理由から、ずっと仕事をし続けてしまうことがあるでしょう。
その結果、作業効率が落ちて生産性が得られなくなってしまいます。
休憩はしっかりとらなければ集中力が続きません。会社の規定で決められている休憩はしっかりとり、もしその他困ったことがあれば上司に相談しつつ仕事を進めていくようにしていきましょう。
まとめ｜スケジュール管理を行い在宅ワークを効率化！
以前は、会社に通勤して仕事をすることが当たり前でした。しかし、新型コロナウイルスの流行をきっかけに多くの企業がテレワークやリモートワークを見直し、在宅で社員が働くことを認め、実施するようになりました。
とはいえ、まだ会社も社員も新しい働き方になれていないため、在宅での仕事で生産性を高めるのは難しいと考えられています。
しかし、時間管理とスケジュール管理をしっかり行うことで在宅ワークでも生産性の高い仕事を行うことは可能なのです。
在宅ワークのような柔軟な働き方を取り入れることで、社員の満足度向上や人材確保にもつながります。これを機に、在宅ワークのやり方や導入について考えてみてはいかがでしょうか。
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