こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「Trello」は、2011年に開発されたスケジュール管理やタスク管理に活用されるツールで、ビジネスシーンはもちろんプライベートでも多くの人に使われています。
ガントチャートを用いたタスク管理でスケジュールを可視化できるため、タスク漏れを防げて業務効率化に役立てられているツールのひとつです。
今回は、Trelloの特徴や導入のメリット、使用する際の注意点についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
目次
Trelloとは
Trelloは2011年に開発され、2016年には日本でのサービスがスタートした人気のタスク管理ツールで、世界で200万以上のチーム、2,000万人以上に使用されています。
視覚的に進捗状況がわかるタスク管理ツールで、付箋を貼るようなイメージでタスク管理やスケジュール管理をおこなえるなど、シンプルなデザインが特徴的です。
Trelloは無料でも利用可能で、チームのプロジェクト管理だけでなく個人のタスク管理にも活用できます。日本でも多くの企業やフリーランスが使用しており、はじめてタスク管理ツールを導入する方にもオススメです。
アクセス権限も設定できるため社外の人とも情報を共有でき、電話や電子メールといった、手間のかかるコミュニケーションを減らせるといった点においても業務効率化が可能です。メリットや注意点をしっかりと把握して導入を検討しましょう。
Trelloでスケジュール管理をするメリット
この項目では、Trelloでスケジュール管理するメリットをそれぞれ解説します。
タスクの進捗状況がわかりやすい
Trelloは、カードと呼ばれる機能を使ってタスク管理をします。カードを移動させると自分のタスク状況が可視化され、多忙な時期でもドラッグするだけの直感的な作業でタスク管理が可能です。
また、複数の案件を同時進行している場合は、キーワード検索や期日、クライアント名などでの絞り込み機能が便利です。急ぎのタスクを一目で洗い出せるため、タスク漏れ防止に役立つでしょう。
ガントチャートを自動作成
Torelloは、ガントチャートを自動作成できる点もメリットに挙げられます。ガントチャートとは、進捗状況を棒グラフを用いて表したもので、時間軸での管理が可能です。
視覚的にタスクの期限を管理できるため、スケジュール全体を把握しやすくなっており、Chromeの拡張機能を追加することで表示できます。
スケジュール管理は参加メンバーが多ければ多いほど大変になるため、大人数のプロジェクトでは、とくに役立つでしょう。
ツールの一元化
Trelloを導入すれば、通常のタスク管理とプロジェクトのタスク管理を一元化できる点もメリットです。それぞれ違うツールを導入していると、管理コストがかかり、人的な作業も増えかねません。
必要な情報を探すときにもツールの一元化が役立ちます。必要なデータの保存場所を探す作業を、ツール内の検索だけで済ませられる点もメリットといえるでしょう。
また、ツールを導入しても社内で浸透しない場合は、マニュアルの作成や勉強会の開催などの学習コストもかかります。こういったコストを抑えるためにも、Trelloの導入がオススメです。
情報共有が簡単
Trelloではボートと呼ばれる管理場所を作成することで、必要なメンバーにだけ進捗状況などの情報共有が可能です。
Trelloとガントチャートを連携しておくことで、タスクの追加や変更が自動的にガントチャートに反映されるため、入力回数や手間が減り、入力ミスの削減にもつながります。
また、カード上でコメントのやり取りができるため、意思疎通や連携がスムーズになり、進捗状況の確認などの負担を減らせるでしょう。
タスクがメンバーに共有されるため、遅れているタスクの管理や担当者の再設定も簡単です。役職者以外のメンバーも進捗を確認し、遅れているタスクのフォローもできるため、管理コストも削減されます。
スマホアプリで利用可能
Trelloは、パソコン以外にスマホアプリからもアクセスできます。ネット環境さえあれば出先や自宅でもタスクの確認や追加ができるため、リモートワークでもお互いの進捗状況の確認が可能です。
スマホからの利用はアプリのダウンロードが必要で、iOSとAndoroidのどちらもリリースされています。出先での業務が多い職種にとって、リアルタイムで更新できる点は大きなメリットです。
外出先からもスケジュールを確認できるため、ダブルブッキングやタスク忘れを防げます。
Trelloカレンダービューでスケジュール管理
Trelloカレンダービューは、ボード形式でカレンダーやタイムライン、テーブルなどの各ビューを視覚化してスケジュール管理する方法です。作業が複数のボードにわたっていても、一箇所で管理できます。
また、検索と絞り込み機能を利用すれば、重要な作業だけを表示することも可能です。検索結果をグループメンバーに共有できるほか、ダッシュカードを使えばリアルタイムでの追跡やアラートの送信もできます。
さらに、仕事をはじめる際にダッシュカードを作成しておくと、自分の担当作業で期限の近いものが表示されます。新しいダッシュカードの追加や削除をするときにも、アラームが送信されるため確認忘れを防ぐことが可能です。
チームメンバーの人数に限らず、プロジェクト全体の締切や個人の作業量を可視化できるため、進行が遅れているタスクをすぐに把握できる点も特徴のひとつです。
チームメンバーなら誰でも進捗状況を確認できるため、スムーズなフォロー体制を構築できるでしょう。利用プランによってカレンダーの表示数は異なりますが、無料プランでもひとつ追加できます。
Trello導入の注意点
前項まではTrelloのメリットを紹介しましたが、導入にあたっていくつか注意点もあります。Trelloを有効活用するため、参考にしてみてください。
登録が必要
Trelloの利用にはアカウントの登録が必要です。メールアドレスを入力して登録する方法と、GoogleやMicirosoft、Appleのアカウントから登録する方法があります。いずれかの方法でアカウントを作成していれば、簡単に登録が可能です。
Googleアカウントから登録をおこなえば、拡張機能の利用やGoogleカレンダーとの連携ができます。
運用コストがかかる
無料で利用できるTrelloですが、利用人数が多い場合やより多くの機能を使いたい場合は有料プランが推奨されます。Trelloの導入によって業務効率化やコストの削減ができても、それ以上にツールの運用コストがかかっては意味がありません。
企業の職種や規模にあったプランの導入がオススメです。Trelloのプランは、「FREE」「STANDARD」「PREMIUM」「ENTERPRISE」の4種類があります。
FREEは無料で利用できるプランを指し、個人や少人数での運用が可能です。無料プランでも、基本的なタスク管理は問題なく利用できます。
STANDARDは月額＄6/ユーザーで利用できます。人数が増えた場合や、タスク管理の量が多くなったら無料からの変更を検討しましょう。
PREMIUMは月額＄12.5/ユーザーで利用できます。このプランは100人まで利用できるため、規模の大きいチームに向いています。データの可視化ができる機能などもこのプランから利用が可能です。
ENTERPRISEは月額＄17.5/ユーザーで利用できます。他のプランと違ってENTERPRISEは年払いになるので注意しましょう。セキュリティ面が強化され、長期の大型プロジェクトを管理するのにオススメです。
操作が難しい
Trelloは「ボート」「リスト」「カード」と呼ばれる機能を使って、タスクやスケジュールを管理します。
使い慣れていない人が多いため、最初は操作に戸惑うこともあるでしょう。基本的な機能はシンプルですが、拡張機能の利用や外部サービスとの連携の際には操作が難しく感じるかもしれません。
ツールを導入したとしても、浸透しなければ別ツールの選定やマニュアルの作成などで余分にコストがかかってしまう場合もあります。まずは、無料プランを利用してみてチームメンバーが問題なく使えるか試してみましょう。
まとめ
今回はTrelloの特徴や導入のメリット、使用の際の注意点について解説しました。タスクやスケジュールの管理、業務効率化を行いたい企業にはTrelloの導入がオススメです。
スマートフォンでも利用できるため、外出先での仕事やリモートワークが多い企業にとっても、使いやすいツールといえるでしょう。
Trelloはガントチャートを使ってタスク管理の効率化や可視化ができます。ケアレスミスやタスク漏れを防げるため、ビジネスのみならずプライベートでも役立つでしょう。
使い慣れていないと最初はTrelloの操作に戸惑うかもしれませんが、付箋を使って管理していたタスクを画面上に入力するイメージで運用すれば、スムーズに使いこなせるでしょう。
社員のITリテラシーによっても難しいと感じる基準は異なるため、無料プランで試してから本格的な導入の検討が大切です。タスク管理やスケジュール管理に使っていた時間を、タスク消化に回せば業務の効率化が可能です。
Trelloを導入してチーム全体の作業効率を上げていきましょう。
＜参考記事＞
タスク管理には「Trello（トレロ）」を活用！使い方やメリットなど徹底解説 | CHINTAI JOURNAL
Trelloのガントチャートでタスク管理を効率化！導入方法も解説
Trello(トレロ)の使い方解説！個人のタスク管理にも使える基本から応用まで紹介 - Business Chat Master（ビジネスチャットマスター）
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