こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
新型コロナウイルスや働き方改革など、様々な背景から「テレワーク」を導入する企業も増えています。
テレワークには
- 場所を問わずに働ける
- 感染リスクを抑えられる
といったメリットがありますよね。
一方でテレワークについて、「コミュニケーションを取る機会が減った」「コミュニケーションの取り方がわからない」と、悩み抱える方も多いです。
今回はテレワークを積極的に導入している会社にインタビューを行いました。そこで浮き彫りになったテレワーク時のコミュニケーション問題と、解決策を紹介します。
コミュニケーション不足で士気も下がり、雰囲気が悪くなることも
今回は特許戦略コンサルティングを行う会社にインタビューしました。
主に特許戦略の立案と特許活用、中堅、中小企業の知財戦略から発明発掘、特許や商標などの知的財産権の取得のサポートを行っています。
こちらの企業では、新型コロナウイルスの影響で「週4テレワーク、週1オフィス勤務」と、積極的にテレワークを導入しています。
しかし、テレワークを導入してから「社員間のコミュニケーション不足」を感じているそうです。
実際に人材採用会社の「エン・ジャパン」が発表した「テレワークにおける社員コミュニケーション実態調査」では、多くのビジネスパーソンが「テレワークにより、コミュニケーション量が減った」と回答しています。
社員間のコミュニケーション量が減ると、社員の士気が下がるだけではなく、細かい連絡ミスなども発生するでしょう。
実際に今回インタビューした企業では、コミュニケーションが不足したことで、内部調整がスムーズにいかなかったり、チーム内の雰囲気が悪くなったりしたこともあるようです。
メールや電話、スカイプでは業務の話だけになりがち
今回インタビューした企業では、以下のように情報共有を行っています。
- 報告や相談、情報共有など → メール
- 細かいニュアンスを確認したいとき → 電話
- 緊急性の高いミーティング → スカイプ
テレワーク時はずっと業務に集中していることがわかります。
ビジネス現場とはいえ、リフレッシュがてら同僚と雑談したくなるものですよね。しかしテレワーク時に、わざわざ電話やメールで雑談を持ちかけるのは、気が引けると思います。
もっとオフィスにいるときのように、コミュニケーションを活発化させるにはどうしたらよいのでしょうか。
グループウェアのチャットを用いて、気楽に連絡を取る
テレワーク時、社員間のコミュニケーションを盛んにするには「グループウェアの利用」がおすすめです。
グループウェアには
- チャット
- ビデオ通話
- タスク管理
- カレンダー
- ファイル共有
などの機能が搭載されています。
特にチャットはメールと違い、カジュアルな雰囲気で利用できるのが特徴的です。メールのようなお堅いテンプレートなどはいらず、メッセージだけでやり取りできます。
さらにチャットは、雑談専用のグループも作成できるため、業務以外の話もしやすくなるでしょう。テレワーク時でも、仕事の話以外でコミュニケーションを取ることで、気分転換になったり、新しいアイデアが生まれたりすることもあります。
ですので、オフィスと変わらない働き方を実現するためにも、グループウェアを導入してみはいかがでしょうか。
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