こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
組織で商品やサービスを開発するためには、プロジェクトを進めるチームが必要になることがあります。複数の人が一つのチームとなってプロジェクトを進めれば、一人では時間がかかってしまう商品・サービスの開発も円滑に達成できます。
しかし、チームで一つのプロジェクトを進めるということは、チーム内の複数人が業務に携わるため、個々の役割やプロジェクトの進め方を理解しなければ、作業効率の低下やトラブルの原因になるでしょう。
目次
プロジェクトチームのメンバーは？
プロジェクトをチームで進めていくには、プロジェクトに携わる人とその役割を理解しましょう。役割が明確ではないチームは、トラブルの増加やプロジェクトの成功に必要不可欠な信頼関係が破綻してしまうこともあります。プロジェクトを進めるチームには、大きく分けて3つの役割があるといわれています。
マネージャー
マネージャーは、プロジェクト全体の進捗管理をする役割です。プロジェクトの目的を正確に理解したうえで、メンバーの決定、スケジュールやコストの管理をします。チームでプロジェクトを進めていくうえでは、非常に大切な役割です。リーダーやメンバーとの進捗状況の共有はもちろん、上層部や取引先への報告も行います。
リーダー
リーダーはプロジェクトの現場を管理する役割です。プロジェクトの主体となるメンバーを管理し、現場での作業を円滑に進めるためのサポートをします。また、現場でのトラブルやメンバーの意見をマネージャーに報告する、橋渡し的な役割も担います。
メンバー
メンバーはプロジェクトの達成に向けて作業する役割です。リーダーから指示された業務を適切に実行することはもちろん、現場の進捗状況や意見をリーダーに伝えることも大切です。マネージャーやリーダーに比べると管理能力は必要ありませんが、現場での作業を進める専門知識が必要です。
チームでのプロジェクトの進め方
チームでプロジェクトを進めるには、メンバーの役割だけではなく、進め方の工程を理解しなければなりません。多くの人が関わるチームでのプロジェクトは、企画から完了までの大まかな流れを全員が理解することで、チーム内の目標の明確化や作業効率の向上につながります。
特に、プロジェクトの全体を管理するマネージャーは、具体的なプロジェクトの進め方を事前に計画する必要があります。
1. 企画
企画はプロジェクトの目的を明確化し、成功に導くための工程です。顧客や取引先の要望を汲み取り、プロジェクトの目的を明確化することはもちろん、携わるメンバーの人数やプロジェクトにかかる費用を熟考する必要があります。
また、プロジェクトを進めていくうえで起こり得るトラブルやリスクなどを企画段階で洗い出すことが、プロジェクトの円滑な進行につながります。
2. 計画
計画はプロジェクトを成功に導くための具体的なスケジュールやメンバーを決める工程です。作業が完了するまでに必要な日数はもちろん、プロジェクトを進めていくメンバーをそれぞれの担当部署に割り振ります。
計画を立てる際はマネージャーとリーダーが頻繁に情報を共有し、作業を進めるうえで余裕のあるスケジュールと人員を決めることで、トラブルを未然に防ぐこともできます。
3. 実行
実行は実際にプロジェクトの作業を進める工程です。プロジェクトに携わっているメンバーの作業工程や進捗状況をリーダーが管理しながら、スケジュール通りに作業を進めていきます。
4. 管理
管理は、プロジェクトを進める中で生じるトラブルや変化に対処する工程です。チームでプロジェクトを進めると、品質の低下やスケジュールの遅延などのさまざまなトラブルが発生します。
作業の進捗状況を理解し、適切に管理することはもちろん、マネージャー、リーダー、メンバーのそれぞれが現場の状況を正確に共有することで、不測の事態に対しても迅速に対応できます。
5. 完了
最後は、チームで進めていたプロジェクトが終了する工程です。商品やサービスを顧客や取引先に納品すると、プロジェクトは終了します。プロジェクトの完了までに必要なコストやスケジュールを見直しながら、成功や失敗の原因を探り分析することが、次回以降のプロジェクトを成功に導く近道になります。
チームでのプロジェクトを成功させるポイント
チームでのプロジェクトを成功させるには、チームとしての目的はもちろん、マネージャー・リーダー・メンバーそれぞれが持つ役割を明確化します。また、プロジェクトに携わる人同士が積極的にコミュニケーションを取り、作業の進捗やトラブルを報告しやすい信頼関係を構築することを心がけましょう。
また、情報端末を利用して情報を管理できるグループウェアを使用し、作業の進捗やスケジュールを一元管理することで、チームのプロジェクトをスムーズに進めることもできます。
目的や役割の明確化
プロジェクトを成功させるには、チームとして目指す方向性を明確化するだけではなく、現場のメンバーまで共有することが大切です。マネージャーとリーダーが示す目標をメンバー全員に共有することで、チームとしてプロジェクトを進めるうえでの結束力を作り上げましょう。
また、プロジェクトの進行に必要な個々の役割を明確化することで、現場でそれぞれが進めるべき作業をメンバーに適切に理解してもらえます。
信頼関係の構築
信頼関係は、多くの人が関わるチームでのプロジェクトを成功させるためには必要不可欠です。プロジェクトの主体となるメンバー同士はもちろん、マネージャーやリーダーなどの管理者とメンバーが積極的にコミュニケーションをとることが重要です。作業に伴う問題を未然に防ぐだけではなく、トラブルが起きた際のスムーズな解決にもつながります。
進捗の共有・管理
進捗状況を適切に共有し管理するには、管理者とメンバーの信頼関係だけではなく、グループウェアなどのツールを用いることも効果的です。グループウェアは、チームでプロジェクトを進める際のスケジュールや進捗情報を組織内のネットワークで管理し、パソコンやタブレットなどの情報端末を利用して共有するツールです。多くのプロジェクトを動かす企業などで、積極的に採用されています。
グループウェアの活用
グループウェアは、情報共有やコミュニケーションに役立つさまざまな機能を備えたITツールです。
例えばビジネスチャット機能を使うと、メールよりも手軽にメッセージを送ることができるため、マネージャーやリーダーにも相談しやすくなるでしょう。メールよりもすばやく手軽なコミュニケーションができるため、トラブルが起きるのを防いだり、トラブルが発生して大きな問題になる前に鎮静化させたりすることが可能です。
さらにグループウェアには、スケジュールや進捗管理ができる機能もあります。社内外での会議の日程なども細かく管理できるため、管理者からメンバーまで全てのスケジュールを全員で共有することができます。
多くのメンバーが携わるプロジェクトを進める際は、操作方法がわかりやすく、情報端末やITツールの扱いに慣れていないメンバーも使いやすいグループウェアを導入するのがおすすめです。進捗の共有・管理だけではなく、プロジェクト全体の作業効率も大幅に高めることができます。
まとめ｜グループウェアを利用し、チームでのプロジェクトを成功に導く！
チームでのプロジェクトを成功に導くには、マネージャー、リーダー、メンバーの目的や役割を明確化し、計画した工程に沿って、進捗状況を共有しながら進めていきましょう。
チーム内の進捗状況を全体で共有し管理するためには、管理者とメンバーの信頼関係も大切ですが、グループウェアなどのツールを利用すると、大きなチームでのプロジェクトであっても、情報共有がスムーズに行えます。
使いやすいグループウェアを導入し、円滑なコミュニケーションや情報共有、プロジェクトの成功を目指しましょう。
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