期限付きタスクを忘れずに実行する方法｜プロモーション会社にインタビュー

こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。

書類の作成など、期限内に完了させないといけないタスクが仕事で発生することは多いのではないでしょうか？こういったタスクをうっかり忘れてしまうと、チームメイトやお客様に迷惑をかけてしまうかもしれません。

とはいえ、所要時間や作業タイミングがはっきりしない期限付きタスクも少なくありませんよね。期限付きタスクをスケジュールに組み込もうとすると、スケジュールが煩雑になりやすいのが厄介な点です。期限付きタスクを忘れることのないようタスク管理するには、工夫が求められます。

今回は、期限付きタスクが良く発生する企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

他の業務に追われて、期限付きタスクを忘れてしまうことも

今回インタビューした企業はプロモーション会社で、イベントなどの企画やプロデュースを手掛けています。

オフィスで働く管理部の仕事には、期限付きのタスクが多く発生します。たとえば、備品の在庫がなくなる前に発注しなければなりませんし、期限内に処理しなければならない書類も少なくありません。

このようなタスクを期限内に終わらせるためには、忘れることなく確実にタスク管理する必要があります。期限付きタスクは各社員が個人管理しているそうです。

しかし、他の業務に追われて期限付きタスクの存在を忘れてしまうことも少なくありません。結果として備品の在庫切れや、書類の処理が遅れてしまうこともあるそうです。

こちらの企業では、期限付きタスクの管理方法は社員によって異なる、とのことでした。パソコンのメモ帳を使ったり手帳に手書きしたりなど、各社員がさまざまな方法で期限付きタスクを管理しています。

スケジュールはホワイトボードで管理していますが、期限付きタスクを記入することは基本的にありません。決まったタイミングで作業できるとは限りませんし、他の社員に共有する必要性がないためです。

スケジュールとタスクが別管理となっているため、スケジュールに登録した作業に追われていると期限付きタスクを忘れやすいのです。とはいえホワイトボードのスケジュールに期限付きタスクを組み込もうとすると、スケジュールが煩雑になってしまいます。

パソコンのメモ帳を使う方法もホワイトボードと同様、スケジュール管理と並行してのタスク管理は難しいでしょう。手帳のような手書きで期限付きタスクを記録する方法についても分かりづらくなりやすいですし、手間がかかりますよね。

期限付きタスクの管理が難しい課題を解決するには、グループウェアのタスク管理機能とカレンダー機能を組み合わせるのがオススメです。

グループウェアを使うと、タスクやスケジュールをWeb上で管理できます。タスク管理機能では、タスクに完了期限や優先度を設定して登録できるので、いつまでに終わらせればよいのかすぐに把握可能です。

カレンダー機能では、スケジュールをカレンダー形式で管理できます。しかも、タスク管理機能で登録した期限付きタスクもカレンダー上に表示することが可能です。

タスクの完了期限がひと目で把握可能なため、忘れてしまう心配がありません。ホワイトボードや手帳のように煩雑になることもなく、手軽に期限付きタスクを登録できます。

私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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