こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
タスクが沢山あってどれから手を付けたらいいかわからない…誰もがこのような経験を持っているのではないでしょうか。ビジネスで発生するさまざまなタスクの取り扱いに苦戦している方は多いようです。
職種にかかわらず、タスクをいかにして完了期限までに終わらせるかがビジネス成功の鍵といえます。それを実現するにあたって重要な作業が「タスクマネジメント」です。タスクマネジメントという言葉を聞いたことはあっても、その正しい意味やポイントまでは知らない方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、タスクマネジメントの基礎知識や成功させるための4つのポイントをご紹介します。チームを成功に導きたい方は、ぜひご一読ください。
目次
タスクマネジメントとは？
タスク（task）とは、「ある期限までに完了させる必要がある作業項目」のことです。マネジメント（management）は直訳すると「管理」ですが、「物事が良い状態となるように取り計らうこと」を意味します。つまりタスクマネジメントとは、「抱えている作業項目を適切に処理して、期限までに完了させること」です。
タスクマネジメントは個人としてもチームとしても、ビジネスでは欠かせない作業です。個人の場合は、対応が必要なタスクを正確にリストアップして、それぞれの対応順序や対応状況を自分だけで管理します。
チームの場合は、メンバーのスキルなどを考慮してタスクを分担し、タスクの状況を適宜共有しながら仕事を進めていきます。チームリーダーが全体のタスク状況をメインで管理するのが一般的ですが、それぞれのメンバーも自分が担当しているタスク状況は管理しなければなりません。
チームのタスクマネジメントを成功させるための4つのポイント
チームを率いる立場の方であれば、メンバー全員のタスク状況を把握して適切なフォローをする必要があります。ここでは、チームのタスクマネジメントをうまく行うために押さえておきたいポイントを4つ、ご紹介します。
タスクをできる限り細分化する
タスクマネジメントでは最初に必要なタスクを洗い出して、工数の見積もりやメンバーへの割り振りを行います。タスクを洗い出す際は、できる限り細かい単位でタスクを区切ると良いでしょう。なぜなら、細かいタスクの方が正確に工数を見積もりやすいうえに、タスクの着手状況も把握しやすいのです。
例えば、2つのファイルのデータ処理作業をタスクに落とし込む場合、「ファイルのデータ処理」などと1つのタスクにまとめるのはおすすめしません。ファイルサイズにばらつきがあった場合、工数の見積もりに狂いが生じやすいためです。このようなケースではファイルごとに工数を見積もり、それぞれタスクを分けた方が良いでしょう。
無理のないタスク割り振りを心がける
タスクを各メンバーに割り振る際、メンバーのスキルも考慮して無理のない割り振りにする必要があります。例えば、経験の少ない若手社員に並行作業を前提としてタスクを割り振るのは避けた方が無難です。複数のタスクが存在すると優先度の判断を誤りやすく、重要なタスクが間に合わなくなってしまうリスクが高まります。
また、タスクの完了期限に対してある程度の日程的な余裕を持った割り振りを行う方が良いでしょう。すべてが順調に進むことを想定して割り振ってしまうと、何かトラブルが発生した場合すぐに予定が狂ってしまいます。あとからタスクの分担変更やスケジュール調整を行うと混乱の元となります。そういった事態を防ぐためにもタスクの割り振りは大切です。
タスクの優先度を明確にし、無駄なものを省く
タスクによって完了期限はそれぞれですが、与えられたすべてのタスクを期限内に終わらせなければなりません。そのためにはタスクに優先度を付けて、より優先度の高いタスクから取り組む必要があります。大切なのは優先度を正確に付けることと、チームメンバーに誤解なく周知することです。
タスクに優先度を付ける際は、以下のように分類すると良いでしょう。数字の小さいものほど、優先度が高いことを意味します。
- 重要かつ、緊急を要するタスク
- 重要ではないが、緊急を要するタスク
- 重要だが、緊急性はないタスク
- 重要でなく、緊急性もないタスク
このとき、優先度2と優先度4に分類されるタスクの必要性について考え、できる限り減らせないか検討することをおすすめします。このようなタスクは慣習的に行っているものの、企業やチームの利益につながらないものが多いのです。それよりも、優先度3のタスクに極力時間をかけられるように取り組んだ方が、長い目で見ればプラスになるでしょう。
タスクの進行状況をこまめにチェックする
チームメンバーが取り組んでいる各タスクについて、予定通り進行しているかこまめにチェックする必要があります。そして遅れているタスクに対して迅速にフォローを行えば、期限の完了間近になってから対応に追われることも防げるでしょう。一人でタスクを抱え込む状況を作らないようにすることで、チームワークの向上も期待できます。
また、完了したタスクについても予定工数と実績工数でずれがないかチェックすることをおすすめします。そうすることで将来的な見積もり精度の向上にもつながりますし、隠れた問題を検出できるかもしれません。
タスクマネジメントを成功させるなら「グループウェア」がおすすめ
チーム全体のタスクマネジメントを効率化し、成功させるためのベストな解決策は「グループウェア」を使うことです。グループウェアは社内の情報共有を促進するためのオンラインシステムで、タスクマネジメント機能も持っています。
グループウェアを使うと、オンラインでチーム全体のタスクを管理・共有できます。専用のインターフェースで簡単に優先度や進捗率の設定し、チーム全体でリアルタイムにタスクの状況を共有できます。またスケジュール管理機能との連携も可能で、カレンダー上にタスクの着手予定を表示できるので、チームメンバーの動きがひと目でわかります。
さらに、パソコンはもちろんスマートフォンからでも利用できるため、オフィスにいない場合でもチーム内で情報共有できます。最近では在宅ワークを導入する企業も増えていますし、職種によっては頻繁に外出が必要なこともありますよね。そんな中で、グループウェアを使ったタスクマネジメントはさらに注目されていくでしょう。
グループウェアは多くの企業で導入されており、タスクマネジメントに役立っています。チームのタスクマネジメントを成功させたい方は、ぜひグループウェアを使ってみてください。
まとめ｜グループウェアを活用してタスクマネジメントを成功させよう
これまで、タスクマネジメントについてやタスクマネジメントを成功させる4つのポイントなどを見てきました。
タスクが増えて管理できない、どのタスクからこなせばいいのかわからないなどとお悩みの方は、タスクマネジメントを成功させるポイントを確認しましょう。タスクをできる限り細分化すること、無理ない範囲で割り振ること、優先度を明確にすること、進行状況をこまめにチェックすることが重要です。
また、タスクマネジメントを成功させるには、グループウェアの活用もおすすめです。全社員のタスクやスケジュールを、パソコンからでもスマートフォンからでも確認することができるのです。グループウェアを導入すれば、業務効率が格段に上がるでしょう。
本記事で紹介した解決策を参考に、タスクマネジメントの成功を目指してみてください。
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