こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
この記事をご覧の方は、社員が自発性を高める方法を知りたいと思っているのではないでしょうか。
社員の自発性を高めるのは重要です。自発性が低いと生産性や業績の低下の原因になる可能性があります。
この記事では、なぜ社員の自発性を高めることが重要かや社員の自発性を高める方法を紹介しましょう。
目次
なぜ社員の自発性を高めることが重要か
業務には答えや正解がないことがほとんどです。よって業務で成果を出すには、状況に応じて自分で考え、行動する能力が大切になります。
工場で大量に生産して売る時代でも自発性はある程度必要とされていましたが、現代と比べればそこまで重要ではない傾向がありました。
従業員は自発性よりも決められたマニュアルや手順書に沿って、正確に業務を進められることが重要だったのです。
しかし時代や環境が変化し、サービスの多様化や複雑化、ITによる変化のスピードが向上したことで、トップダウンで物事を決めて詳細まで適切に指示することは難しくなっています。
現代においては組織の方針や戦略は経営層で決めたうえで、部門や現場で戦術の策定やその実行、顧客対応などをどれだけ迅速かつ正確に実行できるかが重要です。
社員の自発性を高めることで積極的に新しい業務へチャレンジしたり、変化に柔軟に対応できるでしょう。
自発性が発揮されている状態の特徴
では自発性が発揮されているかどうかは、どのようにして判断すれば良いのでしょうか。
自発性が発揮されている状態の特徴の1つとしては、上司の指示がなくとも自ら考え行動している状態が挙げられます。
指示されたことは愚直に実行しつつも、業務の目的や背景を自分なりに解釈し、自分から業務の課題を見つけ出し解決を進めるのが特徴です。
業務を通じて貢献する相手や創造する価値を理解しているため、受け身ではなく自ら進んで主体的に課題を解決していきます。
その結果、業務に対して責任感や誇りが生まれ、更なる業務改善につながるという良いサイクルに入っているのが特徴です。
自発性が発揮されていない状態の特徴
では逆に自発性が発揮されていない状態の特徴はどのようなものでしょうか。
例えば業務に対して受動的で積極性がなく、上司から指示された作業だけを最低限の品質でこなそうとする傾向があります。
変化を避ける現状維持の思考が強く、業務の工夫や改善を考えずにただ言われたことだけを最低限の労力で対応しようとする状態になっているのです。
その結果、業務の成果に対する責任感が低くなり、その業務がうまくいかなかった場合は指示をした上司が悪いというマインドになっています。
社員の自発性を高めるコツ5選
では社員の自発性を高めたい場合にはどうするのが良いのでしょうか。
社員の自発性を高めるコツは色々と存在しますが、その中でも代表的なコツを5つ紹介します。
業務に意味や価値を感じてもらう
自分が担当している業務に意味や価値を感じていなければ自発性は発揮されません。
業務を自発的に取り組むには、自分が進める業務の意味や価値を見出すことが重要となります。
業務の意味付けをするには、企業のミッションやビジョン、提供しているサービスの価値を理解するだけでなく、自分の価値観と業務の一致点を探し出すことが重要です。
業務の意義や価値が腹落ちすると、業務に対してやりがいや目的意識が芽生えるため、日々のマネジメントを通じて、社員が業務の意味や価値を見出せるように働きかけましょう。
夢や目標を持ってもらう
社員が業務で達成したい夢や目標を持つようになると、一時的な成功や失敗でモチベーションが低下しにくくなります。
夢や目標を持ってもらう際に重要なことは、短期的な目標だけでなく、中長期的な目標も設定させることです。
例えば「3年後に営業成績で年間トップを目指す」や、「5年後にプロジェクトマネージャーになって大型案件をマネジメントする」など数年後の目標を設定させると効果的でしょう。
また夢や目標を設定する際は、社員の欲求だけで考えるのではなく、業務で生み出す価値や組織への貢献という軸で考えるのが良いです。
例えば「3年後までに自分の企画したサービスを100社に導入させる」や「自分が所属する営業チームを社内で一番の売上高にする」などが挙げられます。
ただし社員にいきなり夢や目標を持ちなさいと言っても思いつかない場合が多いはずです。
そのため研修や人事カウンセリングを通じて夢や目標を持つきっかけを作ることも1つの方法でしょう。
ヒアリングを通じて社員の本来持っている潜在的な夢を文書に書き出すなどの工夫が求められます。
心理的安全性が高い組織にする
自発性を発揮するためには自分の意見や考えを持ち、それを発信する経験を積むことが重要です。
意見を発信する機会は考える練習にもなりますし、自分で提案した意見が採用された経験は、成功体験の獲得にもつながります。
ただし意見を発信させるためには、自分が発信した意見を周囲が受け止めてくれる環境が存在すると認識してもらうことが重要です。
そのためにも自社を、周囲の批判を恐れずに意見を自由に発信できる「心理的安全性が高い組織」にしなければなりません。
心理的安全性が高い組織では、メンバー同士や上司と部下が信頼し合っているため「的外れな意見と批判される」や「レベルが低い発言と思われる」といったことを懸念せずに意見を発信できるでしょう。
マネジメント側としては、心理的安全性が高い組織を構築することがメンバーの自発性を引き出すうえで重要になります。
考えて提案する機会を増やす
自発性がある状態とは、社員が自ら積極的に考えて提案し行動する状態です。よって社員が自ら考えて提案する機会を増やすことも重要になります。
マネジメントを進めるうえでも、上司がすぐに方針や施策を決めて指示するのではなく、社員にまずは考えさせて提案させるといったことが重要です。
例えば「来年度の組織の目標や施策を社員から募集する」ことや「自部門の業務改善アイデアのコンテストを開催する」など、トップダウンではなくボトムアップで進めるやり方も検討しましょう。
社員発で変化が起きた成功体験を積ませる
社員の主体性を引き出すためには、自分発の意見や提案が組織に承認され、成果を出したという成功体験を積んでもらうことが大切です。
逆に意見や提案をした際に上司から否定される経験が多くなれば、意見を発信したり提案しても意味がないと社員の自発性は下がってしまいます。
自分の意見や提案によって変化が生まれ成果につながった経験をすると、次も提案してみようと社員の自発性が向上するでしょう。
大きな成功体験でなくても、小さな改善や難易度の低い課題を活用し、積極的に社員に成功体験を積ませることが重要です。
またマネジメントとしては社員にこれが成功体験だと認識してもらうことも重要となります。
承認や感謝を通じて自発的に意見する楽しさを感じさせ、自分の意見や提案が成果につながったという嬉しさを感じてもらうように働きかけましょう。
成功体験が積み上げられると、目の前の課題や新しい活動に対しても、失敗を恐れずチャレンジできるようになるはずです。
まとめ
この記事では社員の自発性を高めるコツや、自発性が発揮されている状態の特徴を紹介しました。
社員の自発性を高めるのは重要です。自発性が低いと生産性の低下や業績の低下の原因になる可能性があります。
この記事を参考に、社員の自発性を高めるためのアクションを実行してみてはいかがでしょうか。
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