こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「スケジュール管理ツール」は、今や幅広い業種で活用されています。ビジネスのIT化が拡大していることもあって、スケジュール管理ツールの導入を考える企業も増えています。しかし、スケジュール管理ツールにはとても多くの製品があり、一つに選びきれずお悩みの企業も多いですよね。
そこで本記事では、スケジュール管理ツールの基礎知識から比較するポイント、オススメ製品まで幅広くご紹介します。まだスケジュール管理ツールを導入していない企業の方は、ぜひご覧ください。
目次
スケジュール管理ツールとは？得られる3つのメリット
そもそもスケジュール管理ツールとは、スケジュールの管理・共有がオンラインで行えるITツールのことです。従来のスケジュール管理といえば、ホワイトボードや手帳などのアナログ方式や、Excelを用いることが一般的でした。
しかし、こうした方法にはスケジュール管理・共有において多くの不便があります。それらを解消するのが、スケジュール管理ツールです。スケジュール管理ツールを利用することで、主に次の3つのメリットが得られます。
業務効率化につながる
手書きの必要があるホワイトボードや手帳、細かいセル操作が発生するExcelでは、スケジュールの更新に時間がかかります。スケジュールの確認時にも、移動やファイルオープンといった手間が生じます。こうした方法ではスケジュール管理のたびに、余計な時間を取られるでしょう。
その点スケジュール管理ツールは、スケジュールの更新・確認を効率的に行えるインターフェースを持っています。例えば多くのツールでは、ドラッグアンドドロップで予定の追加や変更が可能です。日々のスケジュール管理を無駄なく行えるため、業務効率化につながります。
業務状況をリアルタイムに共有できる
ホワイトボードでは、その場まで行かないとチームメイトのスケジュールを把握できません。また、Excelの共有ファイルも社外では編集できず、外出時のスケジュール共有は不可能です。
その点スケジュール管理ツールなら、Webブラウザさえあればチームメイトのスケジュールをチェックできます。多くのツールはスマートフォンでも利用できるため、外出時でもすばやくスケジュールの共有が可能です。お互いの業務状況をリアルタイムに共有でき、チームの連携が強まるでしょう。
テレワークを導入しやすくなる
テレワークは、政府が推進している働き方改革の重要なテーマの一つです。しかし、場所の制約が大きい従来のスケジュール管理方法は、テレワーク導入時にネックになります。ホワイトボードや社内ネットワーク上のExcelファイルには、自宅からはアクセスできません。
その点スケジュール管理ツールの多くは、社内ネットワークに依存せず使えます。Webブラウザさえあれば場所を問わず利用でき、テレワークを導入しやすくなるのです。
スケジュール管理ツールの分類
スケジュール管理ツールは、利用対象者・データ管理場所の2つで分類が可能です。それぞれの種類について、比較しながら順番に解説します。
個人向け／法人向け（チーム向け）
利用対象者で分類すると、個人向け・法人向け（チーム向け）の2種類です。
個人向けのスケジュール管理ツールは、フリーランスなどの個人ユーザーが主に利用するものです。その多くはパソコンにインストールして利用する形式で、フリーソフトも多く存在します。手軽に導入しやすい反面、スケジュール共有はできず、使える機能もある程度限定されます。
法人向けのスケジュール管理ツールは、主に企業がチームで利用するものです。個人向けツールの多くはローカル環境でデータ管理しますが、法人向けの場合はデータ管理にサーバーを用います。そのため、チーム内でスケジュール共有できるメリットがあり、高機能な製品も多いのです。ただし、多くの場合は有料になります。
オンプレミス型／クラウド型
法人向けのスケジュール管理ツールはデータ管理場所によって、さらに「オンプレミス型」「クラウド型」の2つに分類されます。それぞれ一長一短ではあるものの、現代のビジネスではメリットの大きいクラウド型が主流です。そのため以降の章では、クラウド型を前提として解説します。
オンプレミス型は、自社サーバーを用いてデータ管理するものです。自社なりのカスタマイズがしやすい反面、サーバーの構築や運用に多くのコストがかかります。また、社外からはアクセスできません。
クラウド型は、クラウド上のサーバーを用いてデータ管理するものです。自社でサーバーの構築・運用が不要なためコストを抑えやすく、社外でも利用できます。一方で、カスタマイズ性ではオンプレミス型には及びません。
スケジュール管理ツールを比較するための3つのポイント
スケジュール管理ツールを選ぶ際には、製品を比較する3つのポイントを把握することが大切です。一つずつ、順番に解説します。
見やすさ・使いやすさ
スケジュール管理は、業種に関わらず日々欠かせない作業です。スケジュール管理ツールの画面が見づらいと、確認作業に時間がかかるばかりか誤解が生じることにもつながります。また、使いにくいツールだと更新作業に時間がかかるでしょう。
業務効率を高めるためには、見やすく使いやすいツールを選ぶことが大切です。製品サイトで操作画面や操作方法を必ずチェックしましょう。より詳しい情報がほしい場合は、資料請求や問い合わせ、無料トライアルで試用するのもオススメです。
企業のニーズに合った機能があるか
ひと口にスケジュール管理ツールといっても、その機能はカレンダーでのスケジュール管理・共有だけではありません。設備管理や日程調整、外部ツールとの連携など、製品によってさまざまな機能が存在します。
こうした機能を用いることで、スケジュール管理以外の業務を効率化できることもあります。よって、企業のニーズに合った機能があるかどうかも確認しましょう。
利用料金は適正か
クラウド型のスケジュール管理ツールは、月額や年額の利用料金を支払うサブスクリプション方式が一般的です。この利用料金は製品によっても、プランや利用機能によっても変わります。そのため、企業の予算に見合った利用料金かどうかも大切なポイントです。
当然ながら高機能・多機能な製品やプランほど、利用料金も高くなります。しかし、利用料金の高いものを選んだとしても、使わない機能があると予算の無駄遣いになってしまいます。企業に必要な機能さえそろっていれば、極力リーズナブルな製品を選んだ方が費用対効果は上がるでしょう。
法人向けスケジュール管理ツールオススメ5選【比較表付き】
ここでは、近年の主流であるクラウド型のグループウェア5製品を厳選しました。まずは一覧表にしたので、ぜひ参考にしてください。なお、記載内容は2024年5月時点のものとなります。
| 製品名 | 特徴 | 主な料金プラン（税抜） |
|---|---|---|
| クロジカスケジュール管理 | シンプルで使いやすいインターフェース リーズナブルで、必要な機能だけを選べる 日程調整や設備予約も可能 | フリー（月額無料） ベーシック（月額500円） プレミアム（月額800円） ※年間契約の場合 |
| サイボウズOffice | 会議に役立つ機能が豊富 スケジュール管理以外にも幅広い機能がある | スタンダードコース（月額500円） プレミアムコース（月額800円） |
| WaWa Office | 入力支援や多機能へのコピーなど、効率アップの工夫が豊富 セキュリティ性に優れている | 基本料金（月額2,500円）＋ユーザーごとの料金（月額400円～） |
| Google Workspace | Google製サービスと連携できる チームメイトとの共同作業も可能 | Business Starter（月額680円） Business Standard（月額1,360円） Business Plus（月額2,040円） Enterprise（料金は要相談） |
| mitoco | Salesforce連携など、営業チームに便利な機能が充実 大人数だと割安になりお得 | 〜300ユーザー（月額800円） 301〜1,000ユーザー（月額700円） 1,000ユーザー〜（要問い合わせ） |
各製品について、順番に詳しくご紹介します。
シンプルで使いやすい「クロジカスケジュール管理」
「クロジカスケジュール管理」は、TOWN株式会社が提供しているスケジュール管理に優れたグループウェアです。勤怠管理やプロジェクト管理などの豊富な機能があり、セットプランのほかに好きな機能を選んで使うこともできます。シンプルで使いやすいインターフェースが最大の特徴で、デジタルに疎い方でもストレスなく使えます。
カレンダーでのスケジュール管理だけではなく、設備予約や日程調整など幅広い用途に利用可能です。カレンダーにはカテゴリー表示、社員ごとの色分けなどの見やすい工夫があり、スケジュール共有が簡単になります。また、一番人気のベーシックプランで1ユーザー月額500円と、コストパフォーマンスにも優れています。初めてスケジュール管理ツールを導入する企業に最もオススメです。
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会議に役立つ機能が豊富な「サイボウズOffice」
「サイボウズOffice」は、サイボウズ株式会社が提供しているグループウェアです。スケジュール管理はもちろん、メールや電話メモなど幅広い機能があります。料金プランはスタンダード・プレミアムの2種類で、1ユーザー月額500円から利用できます。
スケジュール管理では会議に役立つ豊富な機能を使えるため、会議が多い企業にオススメです。会議の参加メンバーの状況をピンポイントに表示したり、コメント欄でアジェンダを事前共有したりできます。
効率アップの工夫が豊富な「WaWa Office」
「WaWa Office」は、株式会社アイアットOECが提供しているグループウェアです。スケジュール管理のほかにも、掲示板やメールなどの機能が利用できます。利用料金は、企業全体の基本料金・月額2,500円に加えて、1ユーザー月額400円～かかります。
スケジュール管理機能には、入力支援や多機能へのコピーなど、効率アップの工夫が豊富です。また、SFA（営業支援システム）との連携がサポートされています。独自データセンターでの厳重なサーバー監視など、セキュリティ性にも優れています。
Google製サービスと連携できる「Google Workspace」
「Google Workspace」は、Google社が提供しているグループウェアです。スケジュール管理に使える「Googleカレンダー」のほかに、「Googleドキュメント」などのGoogle製サービスがパッケージ化されています。料金プランは4種類あり、使えるストレージ量などが変わってきます。
Googleカレンダーでは、ほかのGoogle製サービスと連携できるのが大きな特徴です。例えば、スケジュールに設定した位置情報をもとにGoogleマップを表示できます。GoogleカレンダーなどのGoogle製サービスを頻繁に利用している企業にオススメです。
営業チームに役立つ「mitoco」
「mitoco」は、株式会社テラスカイが提供しているグループウェアです。スケジュール管理はもちろん、文書管理やToDoなどの機能も利用できます。1ユーザーあたりの月額料金は契約ユーザー数に応じて変わり、大人数だと割安になりお得です。
Salesforceプラットフォーム上で稼働しているため、Salesforceと連携したスケジュール管理が行えます。予定と顧客情報を紐付けして管理できるうえに、外回りの仕事でもスマートフォンで快適に使えます。特に、営業チームのスケジュール管理にオススメです。
まとめ｜スケジュール管理ツールを導入してビジネスをより良いものに！
今回はスケジュール管理ツールの基礎知識から比較するポイント、オススメ製品まで幅広くご紹介しました。
スケジュール管理は、日々のビジネスで欠かせない作業です。スケジュール管理に無駄が多いと、それ以外の業務効率も下がってしまいます。こうした事態を防ぐためには、スケジュール管理ツールの活用が鍵となります。
スケジュール管理ツールには多くの製品があるため、企業に合ったものを選びましょう。
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