こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
仕事でスケジュール調整や管理をおこなっていたものの、気づけば予定通りに進められていないということはありませんか？仕事を効率的に進めるためには、スケジュール調整・管理をしっかりおこなっていくことは重要です。
本記事では、スケジュール調整が苦手になってしまう理由や、その改善策についてご紹介していきます。
目次
スケジュール調整・管理の必要性
スケジュール調整や管理の前に、仕事が出来る人も、仕事が出来ない人も、1日が24時間であることに変わりはありません。1日に与えられた時間は全く同じなのです。にもかかわらず、仕事のクオリティに影響が出てしまうのは、何も能力だけの問題ではありません。
仕事が出来る人は、スケジュール調整・管理が出来ている場合が多いです。各タスクにかかる時間、タスクの優先順位などがはっきりとしているため、1日の間に何をすればよいか明確にわかっているのです。これは逆に言えば、今は仕事に追われるあなたも、スケジュールがしっかり組めるようになれば、いくらでも改善のチャンスはあるということです。
また、スケジュールがしっかり組めている人は、自分の時間を作ることにも長けています。つまり、残業や休日出勤をしないということです。スケジュールは何も仕事の事だけではないということです。このようにスケジュール調整・管理をおこなうということは、あなたの自由な時間を守ることにもつながります。
スケジュール調整・管理が苦手になる理由
スケジュール管理と聞くと、一見誰でも出来そうな簡単なことに思えます。しかし、実際にスケジュールを組んで、それを実践している人は意外と多くないようにも思います。簡単そうに見えるからこそ、甘く見てしまって上手くいかないのです。
ここでは、スケジュール調整・管理が苦手になる理由についてご紹介していきます。
仕事の全体量を把握していない
自分が持っている仕事の全体量を把握していないと、タスクを細かく分けることも出来ませんし、仕事にかかる時間も把握することができません。そのような状況では、実用性のあるスケジュール表を作ることが出来ません。
タスクに優先順位をつけない
タスクには、期限が迫っているもの、難しいものがあれば、期限に余裕があるもの、比較的すぐに終わらせられるものなど様々あります。そのなかでタスクに優先順位をつけないと、例えば期限ギリギリのタスクを後回しにしてしまって納期を逃すなど、問題に繋がりかねません。
仕事を受けすぎて余裕が無い
仕事をオファーされると嬉しい気持ちは分かりますが、だからといって仕事を引き受けすぎるのは良くありません。タスクを予定通り終わらせるためには、ある程度の余裕を設けておくことが重要です。
仕事の空きに余裕が無いと、修正依頼などが入った時に対応することが出来ません。仕方なく次のタスクを遅らせて対応するしかありませんが、それでは予定したスケジュール通りにタスクをこなせていることにはなりません。また休日も働かなければいけないといった要因にもなりえます。
タスクを後回しにしてしまう
すぐにできる簡単なタスクを後回しにすることは良くありません。というのも、大きなプロジェクトに取り組む際は、なるべくそちらに集中したいですよね。しかし、細かいタスクが終わっていないと、そっちにも頭がいってしまい、なかなか集中して取り組むことが出来なくなってしまいます。そうなると、仕事全体に影響が出てしまう場合もあります。
タスクにかかる時間を計算していない
以前にやったことのあるタスクや、ルーティーンワークなどは、タスクにかかる時間が大体把握できているはずです。それらにかかる時間を一旦見積もりましょう。そうすることで、スケジュールを立てやすくなります。新たなタスクに関しても、大体の作業時間を予想して見積もっておきましょう。
スケジュール調整・管理が苦手で起こる問題
スケジュール管理を疎かにしていると、様々な問題が生じかねません。
納期に間に合わない
スケジュール管理が上手くできていないと、納期ギリギリのタスクを見逃してしまい、納期を逃してしまうといった問題が発生してしまいます。このことで顧客や社内メンバーからの信頼低下にも繋がってしまうことでしょう。
業務上のトラブル発生
予定のダブルブッキングなど、業務上トラブルが発生しやすくなります。場合によっては、非常に重要な商談の機会などを失ってしまう要因にもなりかねません。
業務が非効率的になる
スケジュールが明確に組まれていないと、どの業務から始めれば良いかわからないため、簡単に終わる業務を後回しにしてしまうかもしれません。先に大きな業務を始めてしまうと、全体の業務量がなかなか減らず、1日に達成可能な業務数も減ってしまうため、非効率的と言えるでしょう。
スケジュール調整・管理を上手く行うための対策
それでは、スケジュール調整・管理を上手におこなうための対策について見ていきましょう。
やるべきことを洗い出す
日ごとに自分がやるべきタスクを洗い出していきましょう。ToDoリストのようなものですが、「〇〇時にB社◇◇様との商談アポ取り」といったように、なるべく具体的に一つずつ洗い出していくのがポイントです。
タスクにかかる時間を見積もる
タスクを洗い出したら、各タスクにかかる時間を見積もっていきましょう。時間の見積もり方としては、15分ごとに見積もるのがおすすめです。また、単価制の仕事であれば、1時間いくらでやるといったように、自分の中で時給制にしておこなうのもアリでしょう。
タスクに優先順位をつける
すでに何度か出てきていますが、スケジュール管理においては最も重要なことかもしれません。30分程度で終わるような簡単なタスクはなるべく先にやることで、1日により多くのタスク数をこなすことが可能です。ですが優先順位の目安としては、まずは何より納期が近いものを優先していきましょう。
やらないことを決める
タスクを洗い出してみて、業務に余裕が無いと感じたら、いくつかのタスクを捨てることも考えてみてください。職場であれば上司に、個人事業主であれば直接顧客に相談すると良いでしょう。しかし、進行中のタスクは最後までおこない、キリの良いところで取捨選択するようにしてください。
タスクの内容にこだわりすぎない
取り掛かっているタスクに関して、高クオリティのものを作り上げようとするあまり納期を過ぎてしまうということはありませんか？やるからには完ぺきな結果を作り出したいという気持ちはわかります。しかし、クオリティよりも納期を基本的には優先してください。
理由は、納期を過ぎてしまうと、自分よりも顧客が困るからです。まずは納期を優先にしておこない、余裕が出てきたらクオリティも意識するというのが理想です。
カレンダーに予定を入れる
タスクの優先順位や作業時間が決まったら、実際にカレンダーに予定を入れていきましょう。タスクの数や業務量には余裕があるか、いま一度確認してみてください。スケジュール管理がしっかり機能すれば、仕事もうまく出来るようになってくるはずです。また休日などワークライフバランスの改善も期待できるでしょう。
スケジュール調整は余裕を持って
そもそもの業務量が多いと、スケジュール自体が機能しなくなってしまいます。自分の業務可能幅をしっかり見定めて、タスクを入れていくことが重要です
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