こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
セールスフォース（Salesforce）とは、営業支援や顧客管理機能などをメインとして、目的や用途に合わせてさまざまな拡張機能やプラグインができるプラットフォームです。セキュリティ強度が高く、業種や企業規模を問わず多くの企業に採用されているため、世界トップレベルの認知とシェアを獲得しています。
さまざまな機能が搭載されているセールスフォースには、スケジュール管理機能が搭載されています。そこで今回は、セールスフォースを用いたスケジュール管理についてご説明します。
目次
セールスフォースの「カレンダー」とは？
セールスフォースのカレンダーには、各人の行動やToDoといったスケジュールを一覧で見られる機能が搭載されています。セールスフォース内には、完了予定日や行動などのさまざまなステータスを登録できます。
しかし、それらは各案件ごとに管理されているため、その案件を開かなければ進捗やアクションを確認できません。そのような場合、セールスフォース内のカレンダーに登録することで行動を一覧化でき、抜け漏れの防止が可能になります。
セールスフォースの「カレンダー」の特徴
セールスフォースのカレンダーには、「行動を表示」「ToDoを表示」「ほかのユーザーと共有」などさまざまな特徴があります。次から解説します。
行動を表示
セールスフォースには、クライアントごとに行うべきアクションの「行動」と呼ばれるものが搭載されています。「いつから」「いつまで」「誰が」「何を」行うのかを示す行動は、ビジネスシーンにおいて管理が煩雑になりやすいものの一つです。
しかし、セールスフォースのカレンダーにこれらを表示することで情報の「見える化」ができるため、管理に関する手間を削減できるようになります。行動の注意点として、期日を過ぎると勝手にクローズ（完了）になることが挙げられます。
そのため、期日内に必ず行なわなければならない点には注意しましょう。
ToDoを表示
ToDoとは、いわゆるタスクに該当するもので、いつまでに何をやらなくてはいけないのかを管理するものです。例えば、今日中・今週中・今月中といった期日や、やるべき内容を設定し、進捗に合わせてスケジュールを管理できます。
ToDoは行動とは異なり、予定が過ぎても勝手にクローズすることは無いため、完了していなかった場合は自分でクローズしましょう。
ほかのユーザーと共有
セールスフォースはSFAやCRMに関する機能が搭載されているため、誰でも容易に予定の管理ができます。組織やチームを管理する上長は、新規提案を行なっている部下の進捗や、納品予定の商品の進捗などを知りたいものです。
しかし、毎回口頭で確認すると上長だけではなく、部下の時間も奪ってしまうため、結果的に作業効率が低下します。
セールスフォースのカレンダーを利用することで、ほかのユーザーとその予定を共有できるため、上長は「〇〇の期日が近いけど、進捗はどうか」といった確認がしやすくなります。
セールスフォースの「カレンダー」のメリット
こちらでは、セールスフォースのカレンダーを利用することで得られるメリットをご紹介します。
取引先や責任者などのレコードと関連して管理が可能
セールスフォースのメリットは、取引先や取引先の責任者、案件ごとの商談などを細かく管理ができる点です。しかし、これらはデータを蓄積するだけでは、いつ・何を・誰が行ったのかなどがそのページを開かなければ見られないため、予定が立てにくいものです。
セールスフォースのカレンダーにそれらの情報を同期することで、お客様との商談内容などをカレンダーに記載すると、関係者もその情報を視認できます。特に、上長が部下の活動内容を把握したり、引き継ぎなどの際に前任者が何をやっていたのかなどを確認できることから、作業効率の改善が期待できます。
顧客向けの活動を分析できる
継続してお付き合いをしているお客様の行動分析は、ビジネスマンにとって必須のスキルであるといえます。「去年の〇月に〇〇を採用してもらったので、一度連絡してみよう」や「最近連絡が無いので、〇〇の提案をしてみよう」といったアクションにつなげられるため、顧客情報の把握は重要です。
しかし、多くの顧客を持つ営業担当は、それらの情報を探すまでに時間がかかり、その後に連絡を取る際も時間を要してしまいます。セールスフォースのカレンダーに顧客情報を登録することで、受発注履歴や金額などを表示できるようになるため、管理効率が大幅に向上します。営業マンはその情報をもとに顧客へ連絡をすれば良いため、費用対効果の向上が期待できるでしょう。
カスタマイズ性が高い
セールスフォースは搭載されている機能だけではなく、拡張機能やプラグインといったさまざまな機能を追加できます。また、カレンダー内においても自分でスケジュールを作成できるため、交通費の精算や有給申請といった、ついつい忘れがちな予定を入れられます。
こちらはプログラミングの知識が無くても「プロセスビルダー」や「Lightningフロー」といったプログラムを使用することで、自由に処理を作れます。このように、セールスフォースのカレンダーを利用することで顧客情報の見える化や、スケジュールの進行・作成などが簡素化されるため、積極的に利用・導入する企業が増加傾向にあります。
セールスフォースの「カレンダー」の使い方
こちらでは、セールスフォースのカレンダーの使い方について、「新しい予定」と「ToDo」の作り方をご説明します。
新しい予定
- カレンダー画面の右下にある「私のカレンダー」の右側の歯車を選択し、「新しいカレンダー」をクリックします。
- カレンダー作成画面に切り替わったあと、オブジェクトを選択して「次へ」をクリックします。
- 「カレンダー名」や「開始用の項目」「終了用の項目」「条件の適用」「表示する項目名」を選択し、「次へ」をクリックします。
- カレンダーに新しい予定が作成されているのを確認できれば、作成完了です。
ToDo
- ホーム画面右上にある「グローバルアクションメニュー」から、新規ToDoボタンをクリックします。
- 入力画面に切り替わったあと、「件名」「開始日時」「終了日時」「名前」「関係者」「会社名」「先方の担当者名」「場所」といった内容を入力します。
- カレンダーに新しいToDoが作成されているのを確認できれば、作成完了です。
セールスフォースのカレンダーと連携できるツール3選
セールスフォースは単体でも、顧客管理や営業支援、カレンダーに表示といった機能が搭載されています。
しかし、企業によってはセールスフォース以外にもさまざまなツールを導入していることがあるでしょう。それらとセールスフォースを連携することで、さらに効率良く管理が可能です。そこで、こちらではセールスフォースのカレンダーと連携できるツールをご紹介します。
rakumo
rakumoはrakumo株式会社が開発・提供しているツールで、セールスフォースと連携する際は「rakumo for Salesforce」を使います。rakumoではセールスフォースのスケジューラーをより見やすく表示する「rakumoソーシャルスケジューラー」や、多くの企業で導入されている「Googleカレンダー」をリアルタイムで同期する「rakumo Sync」の2種類のサービスが提供されています。rakumoソーシャルスケジューラーでは、複数人の予定をまとめたカスタムグループ表示や設備予約が可能となり、カスタム項目も自由に設定できます。
また、セールスフォースを導入していない方ともスケジュール共有ができるようになるため、多くの人が利用できるようになります。rakumo Syncでは、セールスフォースとGoogleカレンダーの予定をリアルタイムで同期できるため、二重管理が無くなることから管理工数の大幅削減が可能です。
実際にrakumo for Salesforceを導入した企業では、各部署との連携がしやすくなったり、Googleカレンダーの利便性を維持しつつ予定を管理しやすくなったりといったメリットを得られたという声が多く上がっています。
スケコン
スケコンは株式会社TIME MACHINEが開発・提供しているサービスで、セールスフォースとも連携が可能です。セールスフォースはさまざまな情報を管理できる一方、日程調整を行うメンバーが限られていたり、調整したいメンバーを一人ずつ追加する必要があったりと、利便性に懸念を持たれる方も少なくありません。
そこで、スケコンを連携することで、誰でもツール内にスケジュールを作成可能です。作成したURLを共有して空き時間を確認してもらうだけで、システムが自動的に最適な日程を抽出してくれます。
また、一対一から複数人まで、幅広いメンバーで日程調整ができることから、打ち合わせや商談など、幅広いシーンで活躍することでしょう。ほかにも、30分単位でWeb会議を行うことができたり、Googleカレンダーなどと連携が可能です。
mitoco
mitocoは株式会社テラスカイが開発・提供しているツールで、関連先のリストから対象を選択して、ドラッグアンドドロップでその予定に含められる点が特徴です。関連先と紐付けられる情報には取引先や商談だけではなく、見積もりや契約など多岐にわたります。
手順としては「関連先を探す」「指定日にドラッグアンドドロップ」「カレンダーを作成」の3工程なので、誰でも容易に使えるのではないでしょうか。また、mitocoでは「ビュー」の絞り込みもできるため、よく使うビューを作成していれば作業効率がさらに改善されます。
セールスフォースはさまざま機能が搭載されている一方、データを探したり予定と連携したりといったことが難しいと感じる方もいらっしゃいます。mitocoを連携すれば、それらの悩みを解決できるでしょう。
まとめ｜セールスフォースでスケジュールと顧客を管理しよう
今回は、セールスフォースを利用したスケジュール管理についてご説明しました。
セールスフォースは世界各国の多くの企業に導入されているSFA・CRMツールで、多くの拡張機能やプラグインと連携が可能です。カレンダーを利用すればいつ・どこで・誰と打ち合わせをするのかといった情報を、顧客情報と紐付けて予定の作成ができます。
セールスフォースを利用している方は、見やすいカレンダーで予定を管理しましょう。
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