こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
営業の仕事は業種にかかわらず、利益アップの鍵を握る大切な役割を担っています。そんな営業の仕事において、進捗管理は欠かせませんよね。しかし、多くのメンバーがさまざまな企業と商談を進めていく中で、全体の進捗状況を正確に把握するのは容易ではありません。
そこで役に立つのが、「ガントチャート」という表です。ガントチャートは進捗管理の効率をアップして、営業の仕事を成功に導いてくれます。導入企業も増えていますが、まだまだガントチャートについてよく知らない方も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事ではガントチャートの特徴や、営業の仕事に取り入れるメリットについて解説します。営業の進捗管理でお困りの方は、ぜひご一読ください。
目次
そもそもガントチャートとは？
ガントチャート（Gantt chart）とは、プロジェクト管理でよく使われる表の一種です。プロジェクト内の細かい作業項目を列挙して、それぞれを進めていくための段取りを視覚的に表現できます。
ガントチャートの縦軸には作業項目名や担当者などの情報を、横軸には日時を記載します。そして、各タスクの作業期間（開始日～終了日）を横棒で記載していく、というのが基本的な書き方です。進捗状況を表現する方法は色々ありますが、50％完了なら左半分だけ色を変える、という色分け形式がポピュラーです。
ガントチャートは棒グラフを横向きにしたような見た目で、作業期間や進捗状況がひと目で把握できます。そのため、プロジェクトを管理するうえで状況判断しやすいのがメリットです。チームメンバーの進捗状況もまとめて管理できるので、大規模なチームを持つ企業でもよく用いられています。
ガントチャートを営業の仕事に使うメリット
企業の利益をアップさせるためには、一社でも多くの取引先を増やすことが重要です。そのうえで、営業チームがいかにして成約率をアップさせるかが鍵となります。営業チームが仕事を獲得できないと、どれだけ優秀な技術者がいたとしても活躍できません。
営業チームがより多くの企業に営業活動するためには、正確かつ効率的な進捗管理が欠かせません。そして、進捗管理にとても効果的なのが、ガントチャートです。営業の仕事でガントチャートを使うことの具体的なメリットを、3つご紹介します。
商談の進行状況がひと目でわかる
営業の仕事では複数の企業と商談を進めていき、それぞれの進行状況を管理しなければなりません。しかし、商談の状況をテキストデータとして記録すると、どの商談がどこまで進んでいるかを把握するのは困難でしょう。
その点、ガントチャートを使うと進行状況が視覚的に表現されるため、複数の商談であってもひと目で状況が把握できます。予定している作業期間と進行状況を比較すれば、商談が順調に進んでいるかそうでないかもすぐに判断可能です。
チーム内で情報共有・フォローがしやすい
営業チームではそれぞれのメンバーが分担して営業活動を行っていくのが一般的です。営業マネージャーは、チーム全体の状況を正確に把握し、適切なフォローを行っていく必要があります。しかし、商談の進行状況がテキストデータとして管理されていると、誰がどんな状況にあるのかが把握しづらいでしょう。
一方でガントチャートを使うと、各メンバーが抱えている営業タスクを一つの表でまとめて管理できます。営業マネージャーが客観的に見ても、予定に対して遅延している営業タスクが一目瞭然です。ガントチャートの各作業項目には担当者も明記されているので、すぐにメンバーと連携して適切なフォローがしやすいでしょう。
営業計画が立てやすい
営業マネージャーは、各メンバーの営業タスク割り振りや、どんな順序で着手するかなどの営業計画を立てなければなりません。しかし、テキストデータだけで営業計画を作成しようとすると、スケジュール感をつかみづらいという課題があります。
結果として、営業タスクの割り振りが偏ったり短期間に詰め込みすぎたりしやすく、実現性の低い計画になってしまうでしょう。最適な営業計画を立てるうえでも、やはりガントチャートを使うのが効果的です。
ガントチャートであれば、営業タスクの配分やメンバーごとの作業量を、一つの表で俯瞰できます。そのため、1人のメンバーに重い営業タスクが集中したり、過密スケジュールになったりすることを防止できるでしょう。
ガントチャートを導入するなら、「グループウェア」がおすすめ
営業の仕事にガントチャートを導入するなら、「グループウェア」を使うのがおすすめです。グループウェアは社内の情報共有を促進するためのオンラインサービスですが、ガントチャートによる進捗管理機能も持っています。営業にグループウェアを導入すると、以下3つのメリットがあります。
作成・管理が簡単にできる
Excelなどの表計算ツールでガントチャートを作成・管理しているケースもあります。しかしこの場合、図形オブジェクトや書式設定を駆使して細かく編集しなければならず、かなり面倒です。
その点グループウェアを使うと、専用のインターフェースで簡単にガントチャートを作成・管理できます。開始日や終了日などの情報を入力するだけで新しい営業タスクをガントチャート上に登録できるため、営業計画の作成がとても簡単です。しかも、進捗率はパーセンテージ指定するだけで簡単に更新できるので、進捗管理の負担も減らせます。
メンバー間での連携がしやすい
共有ファイルで営業の進捗状況を管理する場合、一つのファイルにメンバー全員が変更を入れることになります。ファイルが重くて時間がかかったり、編集ミスがあった場合などに競合が発生したりする恐れもあるでしょう。
しかしグループウェアを使うと、メンバー各自のWebブラウザ上でガントチャートを編集できます。間違って他のメンバーの進捗状況を編集してしまう心配がないうえに、各自の進捗状況をリアルタイムで共有できます。遅れている営業タスクについてチーム内で迅速に情報共有し、適切なフォローがしやすいでしょう。
外出中やテレワークでも利用できる
営業の仕事は、外回りも日常茶飯事でしょう。最近はテレワークが増えたことも相まって、オフィスにいない時間が多い営業も多いのではないでしょうか。
その点、グループウェアはパソコンだけではなくスマートフォンからでも利用できます。外出中やテレワークでもメンバーの状況確認や自分の進捗状況の更新を手軽にできるのは、大きなメリットです。
まとめ｜グループウェアのガントチャートで、営業の効率をアップしましょう！
ガントチャートの特徴や、営業の仕事に取り入れるメリットについて見てきました。
営業の仕事にグループウェアのガントチャートを使うと、進捗管理が効率的になりチーム内の連携も強化できます。最終的には、企業全体の利益アップにもつながるでしょう。
営業の進捗管理でお困りの方は、ぜひグループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。
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