こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「報告書の作成に時間がかかる」「報告書を電子化したい」と考えている管理職の方もいるかもしれません。紙媒体だと、書類の作成や提出、閲覧などに時間がかかってしまいます。
電子化は、やりとりがスムーズになるだけではなく、他にもメリットがあります。そこで今回は、報告書を電子化するメリットと、導入のポイントをご紹介します。
報告書を電子化して業務効率をアップさせたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
報告書を電子化するメリット
ペーパーレスでコスト削減に◎
紙で報告書を作成していると、
- 紙代
- 印刷費用
- 印刷機器のメンテナンス
- 文書の保管、管理
など様々なコストがかかります。電子化すると、それらのコストを下げることができるのです。
どこでもアクセス可能
電子化することによって、報告書のデータへのアクセスが容易になります。例えば、キーワードや日付から検索することもできます。探している資料を、紙媒体よりも早く見つけることができるでしょう。探す時間や手間、ストレスも省けて、業務効率の改善にも役立つはずです。
また、クラウドで共有されていれば、外出先でもスマートフォンやタブレットから報告書をチェックすることができます。報告書などの社内資料を電子化することで、テレワークも導入しやすくなるでしょう。
テレワークによって働き方の多様性が生まれると、社員の満足度が上がって離職率が低くなるという意見もあります。従業員の定着や採用に関してお悩みの場合は、電子化と合わせてテレワークを検討してみるのも良いかもしれません。
報告書作成を時短化
報告書のテンプレートを設定しておくことで、作成時間を短くすることができます。定型文を登録したり、カテゴリによって記載項目を分けたりすることも可能です。報告書作成に使っていた時間が短くなれば、その分の時間を他の業務やリフレッシュにあてるなど別のことに使うことができます。作業効率のアップや、業務ストレスの低下などが見込めるでしょう。
紙資料を電子化するには？
ITツールの導入がおすすめ
WordやExcelで作成してメールで共有するということもできますが、文書管理システムを導入するのがおすすめです。導入にコストがかかってしまいますが、専門機能が付いているため、効率的に社内資料を作成・共有することができます。
また、文書管理システムで電子化できるのは、報告書だけではありません。
- スケジュール
- 稟議書
などの社内資料全般を電子化できるため、効率的に情報の共有をしやすくなります。
中には、申請書の作成から承認までの時間が、以前の半分以下になったと実感する企業もあるそうです。クラウドで管理されていれば、リアルタイムで修正・加筆もできるため、時短にもつながります。
例えば、報告書に記載漏れがあったとしましょう。AさんがWordで作成して、メールでBさんに送信していた場合、次のような流れになります。
Aさん 報告書をメールで送信
↓
Bさん 確認し、記載漏れをメールでAさんに伝達
↓
Aさん 報告書を修正
↓
Aさん 修正した報告書をBさんにメールで送信
↓
Bさん 報告書を確認
ファイルをメール添付したり、そのファイルをダウンロードしたりを複数回行わなければならず、意外と時間がかかってしまいます。
文書管理システムを使えば、こうした作業を行わずに済みます。外出先でもスマートフォンから修正内容を確認できるため、空き時間を有効に活用できるでしょう。
文書管理システムで社内資料の大半を電子化すると、有効活用できる時間はもっと増えます。そのため、メール添付等で電子化を進めるよりも、専用のシステム導入の方がおすすめです。
導入にかかる費用相場
文書管理システムなど、ITツールの導入には費用がかかることがほとんどです。無料のものもありますが、セキュリティや機能等を考慮すると、有料のツールの方が利便性が高いことが多いでしょう。そのため有料のITツールがおすすめです。
料金体系は、初期費用＋月額料金（使用者数×300〜800円）というものが多いです。クラウド型の場合は、初期費用が無料の場合もあります。
そうした料金に合わせて、オプション費用がかかることもあります。
- システム内の容量を増やす
- 多言語対応にする
などのオプションを増やすと、月額料金も高くなります。
そのため、どの機能が必要・不要かを検討することで、費用対効果を高めることができるでしょう。続けて、次章で導入のポイントをご紹介しますので、参考にしてみてください。
報告書を電子化する際のポイント
導入目的を明らかにする
報告書を電子化する際には、グループウェアなどのITツールの導入がおすすめです。その際、「どの機能が必要か」を検討することで、費用を安く抑えることができます。
そのためには、「なぜ報告書を電子化するのか」を明らかにすることが必要です。
- 報告書の作成や確認に時間がかかるため、効率化したい
- 紙にかかるコスト削減のため、まずは報告書を電子化し、将来的には社内資料全般を電子化したい
など、さまざまな理由が挙げられるかと思います。
そうした背景をはっきりさせれば、解決に必要な機能が絞られるでしょう。グループウェアなど多機能なITツールは、オプションによってコストがかさみがちです。それを防止するためにも、まずは導入目的を明らかにすることを推奨します。
使いやすさを重視する
コストも大切ですが、それと同じくらい考慮したいのがITツールの使いやすさです。
なぜなら、「ITツールを導入したものの、社内に浸透しなかった」という導入失敗の事例がよく挙げられるからです。
社内に浸透しなかった背景には、
- 使い方が難しかった
- 資料が見づらかった
といった意見もよくとりあげられています。
そのため、使いやすさを重視して、ツールを選ぶことをおすすめします。その際、管理職や経営陣だけでツールを選定するのは推奨しません。実際に現場で使う従業員の声を反映して選ぶことで、社内に電子化を浸透させることができるでしょう。
また、操作方法がわからなかった場合のサポート体制があるかどうかも事前に確認しておきましょう。電話でのサポートの対応時間、メールやチャットボットでの問い合わせが可能かなど、確認しておくと安心です。
まずは少人数で利用してみる
最初は、プロジェクトメンバー内だけや該当部署のみなど、少人数でITツールを使ってみることをおすすめします。
グループウェアや文書管理システムは、無料体験が可能なものも多くあります。それらを利用し、どれが使いやすかったか、課題は解決できそうかをレビューしてみましょう。
また、導入後は部署ごとにITツールの担当者を置くのもおすすめです。担当者に尋ねることで、社員が電子化の疑問点を迅速に解決でき、ITツールが社内に浸透しやすくなります。
まとめ｜より業務効率化を目指すなら、グループウェアの検討も
今回は報告書を電子化するメリットと、導入のポイントをご紹介しました。
- コスト削減
- データ参照の利便性アップ
- 作成の時短化
が主なメリットです。
電子化するには、ITツールの導入を推奨しますが、うまく活用しないと社内に浸透せず放置されるケースもあります。そうならないためにも、
- 導入目的を明らかにする
- 使いやすさを重視する
- 小人数で体験してみる
ことが大切です。
報告書の電子化で、業務効率を高めたい際は参考にしてみてください。
なお、報告書以外も電子化やクラウド共有を考えているのであれば、グループウェアがおすすめです。グループウェアは報告書の電子化だけではなく、スケジュールやタスクの共有や、社内のコミュニケーションに役立つさまざまな機能が備わっています。
ITツールやグループウェアを導入して、業務効率化を目指しましょう。
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