こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「プロジェクト管理」は、チームを成功に導き企業の業績アップを実現する重要な作業です。プロジェクト管理を成果につなげるうえで、さまざまな手法の活用が欠かせません。しかし、プロジェクト管理の手法は種類が多く、どれを選べば良いかわからない方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、プロジェクト管理で覚えておきたい3つの手法や、プロジェクト管理を効率化する方法をご紹介します。プロジェクト管理を勉強している方はもちろん、効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方も、ぜひご一読ください。
目次
そもそもプロジェクト管理とは？
まず「プロジェクト」とは、チームが達成しようとしている何らかの目標を指します。このプロジェクトを成功させるために必要な作業項目が「タスク」です。多くの場合、タスクにもプロジェクトにも期限があるので、各メンバーでタスクを分担して効率的に遂行していく必要があります。
しかし、各メンバーが思い思いに作業したのでは遅れやミスがあっても軌道修正できず、プロジェクトは成功しません。そこで必要なのが「プロジェクト管理」です。プロジェクト管理はプロジェクト全体を管理して成功に導くための作業で、基本的にプロジェクトマネージャーが行います。
具体的には、タスクの分担や工数の配分などを含めて作業計画を立てたり、各メンバーの作業状況を管理して適切なフォローを行ったりします。プロジェクト管理はチームが目標を達成するために重要な作業で、特にシステム開発の現場などでは欠かせません。
覚えておきたいプロジェクト管理手法3選
プロジェクト管理の手法にはさまざまな種類が存在し、これらの手法を活用したプロジェクト管理が、プロジェクト成功の鍵となります。ここでは、覚えておきたい有用なプロジェクト管理手法を3つご紹介します。
ガントチャート
「ガントチャート（Gantt Chart）」は、タスクごとの作業期間を視覚的にわかりやすく記載した表です。縦軸にはタスク、横軸には日付を表現します。縦軸に各タスクを列挙し、それぞれの開始日や終了日を横方向のバーとして表現するのが一般的です。
どのタスクをいつ着手すれば良いかをひと目で把握できるメリットがあり、多くのプロジェクトで採用されています。ただし、作業実績を表現する方法はプロジェクトによってさまざまです。Excelなどでガントチャートを作成すると煩雑になりやすいので、後ほどご紹介するツールの利用をおすすめします。
ガントチャートのメリットについてより詳しく知りたい方は、以下の記事を読むと良いでしょう。
WBS
「WBS（Work Breakdown Structure）」は、プロジェクトに必要なタスクを細かく分解して、階層構造にした表です。細分化することで必要な作業がより具体的にイメージしやすくなり、工数を正確に見積もりやすいメリットがあります。また、チーム内の作業分担もより柔軟になり、プロジェクトマネージャーが作業計画を立てやすくなるでしょう。
なお、WBSは前述のガントチャートと組み合わせて使われることが多くあります。WBSによってタスクを細かく洗い出し、それらの開始日や終了日をガントチャートで視覚的に表現するのが効果的です。
アローダイアグラム（PERT図）
「アローダイアグラム（PERT図）」は、プロジェクトに必要なタスクの対応順序や工数を視覚的にわかりやすく記載した図です。各タスクをそれぞれ円として表現し、必要な工数をその中に記載します。また、前後関係のあるタスク同士は矢印でつながりを表現します。
アローダイアグラムは、タスク同士の複雑な前後関係を可視化する際に役立ちます。対応順序や工数がひと目でわかるため、作業計画時に最適な日程を判断しやすいメリットがあります。またプロジェクトの全体像も把握できるので、作業順序などの問題に気付きやすくなるでしょう。
プロジェクト管理を効率化するなら、「グループウェア」がおすすめ
プロジェクト管理には、Excelやホワイトボードを使っているチームも多いのではないでしょうか。しかし、これらの手段には非効率的な部分が多く存在します。プロジェクト管理を効率化するなら、「グループウェア」がおすすめです。
グループウェアはチームの情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールで、「プロジェクト管理機能」が存在します。グループウェアのプロジェクト管理機能を利用する3つのメリットをご紹介します。
タスクの状況をリアルタイムに共有可能
プロジェクト管理機能を使うと、全タスクの進捗状況をオンラインで管理・共有できます。進捗状況の更新はリアルタイムに反映されるため、常に最新の進捗状況をお互いに共有でき、連携しやすくなるでしょう。
また、パソコンはもちろんスマートフォンからでも利用できるため、外出先やリモートワークでも問題ありません。コメントを付ける機能もあるので、オフィスにいなくてもプロジェクトマネージャーがメンバーのフォローをしやすくなります。
ガントチャートで視認性・操作性が高い
プロジェクト管理機能では、ガントチャートで各タスクの開始日や終了日を見やすく表示してくれます。煩雑になりやすい作業実績は「進捗率」として予定と区別して管理でき、どのタスクがどこまで進んでいるのか一目瞭然です。進捗の遅れているタスクがすぐにわかり、迅速なフォローを可能にします。
また、操作性を重視したシンプルなインタフェースのため使いやすく、デジタルが苦手な方でも比較的容易に使い方を覚えられます。シンプルながらプロジェクト管理に必要な機能は一通りそろっており、予定工数や実績工数の管理も可能です。工数を正確に管理することで、次期プロジェクトへのフィードバックにも役立ちます。
低コストかつ短期間で導入可能
多くのグループウェアはクラウド上でデータ管理できるので、サーバー設置などの必要がありません。初期費用が不要なだけではなく、スピーディーに導入できるメリットがあります。導入する際は必要な機能だけを選択できるため、チームのニーズに応じて最小限のコストで利用可能です。
最近のグループウェアはサブスクリプション方式の料金体系が主流で、1か月数百円程度で利用できます。年間契約だと、割引が受けられてさらにコストカットできるでしょう。ただしグループウェアによってコストも異なるため、グループウェアを選ぶ際以下の記事も参考にしてみてください。
まとめ｜グループウェアのプロジェクト管理機能で、プロジェクトの成功を！
今回は、プロジェクト管理で覚えておきたい3つの手法や、プロジェクト管理を効率化する方法をご紹介しました。
プロジェクト成功の鍵を握っているプロジェクト管理を効率化できれば、企業の業績アップにつながるでしょう。プロジェクト管理を効率化したいと考えている方は、ぜひグループウェアのプロジェクト管理機能の導入をご検討ください。
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