こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
多くのビジネスパーソンは、何らかのプロジェクトに所属しているでしょう。プロジェクトの成功には、正確なプロジェクト管理が必要不可欠です。プロジェクト管理ではタスクの進捗状況を把握・管理して、すべてのタスクを期日までに完了させる必要があります。
また、チーム内での十分な情報共有・フォローも必要となり、プロジェクトの成功は容易ではありません。プロジェクトを成功に導くために、多くのプロジェクトで活用されているのが「フレームワーク」です。多くの社員が関わってくるプロジェクト管理では、フレームワークの活用が欠かせません。
しかしプロジェクト管理のフレームワークについて、あまり知らない方も多いですよね。そこで本記事では、プロジェクト管理におけるフレームワークについて解説します。おすすめプロジェクト管理ツールもご紹介しますので、ぜひご一読ください。
目次
プロジェクト管理におけるフレームワークとは？
フレームワークを直訳すると「骨組み」です。つまりプロジェクト管理におけるフレームワークとは、当てはめることでプロジェクト管理を容易にする骨組みを指します。プロジェクト管理にフレームワークを活用することで、下記のようなメリットが得られます。
- プロジェクト管理にかかる工数を削減できる
- プロジェクトの情報が整理され、管理ミスを減らせる
- プロジェクト関係者と正確に情報共有しやすくなる
決まった枠組みに落とし込むことで、プロジェクト管理者が情報を整理する負担が減り、工数の削減が期待できます。また、体系的に整理されるため情報を扱いやすくなり、管理ミスも減らせるでしょう。さらに、情報が定型化されプロジェクト管理者の違いによるムラが発生しにくく、情報共有の正確性も高まります。
プロジェクト管理で知っておくべき2つのフレームワーク
プロジェクト管理には、さまざまなフレームワークが存在します。ここでご紹介する2つは、いずれも知っておくべき有力なフレームワークです。
PMBOK
「PMBOK（ピンボック）」は、Project Management Body of Knowledge（プロジェクトマネジメント知識体系ガイド）の略です。プロジェクト管理の知識を、下記10個の知識エリアに分けて体系化したフレームワークを指します。
- プロジェクト統合マネジメント
- プロジェクト・スコープ・マネジメント
- プロジェクト・スケジュール・マネジメント
- プロジェクト・コスト・マネジメント
- プロジェクト品質マネジメント
- プロジェクト資源マネジメント
- プロジェクト・コミュニケーション・マネジメント
- プロジェクト・リスク・マネジメント
- プロジェクト調達マネジメント
- プロジェクト・ステークホルダー・マネジメント
さらに「立上げ」「計画」「実行」「監視・コントロール」「終結」という5つのプロセスが存在し、各知識エリアですべき内容が定義されています。PMBOKはプロジェクトの成功に欠かせないQCD（品質・コスト・納期）という3つの要素に加えて、それらを達成する過程で必要な要素まで統合的に管理可能です。
ICB
「ICB」はInternational Competency Baseline（国際コンピテンシー標準）の略で、欧州を中心に普及しているフレームワークです。ICBでは、プロジェクト管理者に必要となるコンピテンス（能力）を、28個に分けて定義しています。これは、前述したPMBOKでいうところの知識エリアに相当します。
PMBOKとの違いは、プロジェクト管理を実施するための具体的なプロセスに関しては定義していない点です。「プロジェクト管理のやり方はチームや状況により臨機応変に変えるべきもの」という考えに基づいています。
また欧州では国ごとにカスタマイズされており、柔軟性の高さも特徴といえます。まだ日本ではあまり普及していないものの、今後広まることも考えられるため知っておきたいフレームワークです。
プロジェクト管理を効率化するなら「グループウェア」がおすすめ
フレームワークも大切ですが、導入や社員への周知、定着に時間がかかってしまいます。そこで、より手軽なプロジェクト管理方法として、プロジェクト管理ツールの活用もおすすめです。
プロジェクト管理に最もおすすめのツールは「グループウェア」です。グループウェアは組織の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールで、幅広いプロジェクトで導入されています。
グループウェアは豊富な機能を持ちますが、中でも「プロジェクト管理機能」がピッタリです。プロジェクト管理機能を使うことで、プロジェクトにおける全てのタスクの進捗状況を管理・共有できます。ここでは、グループウェアのプロジェクト管理機能を活用する3つのメリットをご紹介します。
ガントチャートで見やすい
プロジェクト管理機能だと、タスクの開始日や終了日、進捗率をガントチャート形式で見やすく表示できます。自分はもちろんチームメイトのタスク状況までひと目で把握でき、進捗遅れに対して迅速にフォローすることが可能です。また、担当者や進捗率などでタスクを検索できるので、必要な情報をすぐに得られます。
ガントチャートについて詳しく知りたい方は、次の記事をご覧ください。
工数削減につながる操作性の高さ
プロジェクト管理に特化したインターフェースとなっているため、エクセルなどでのプロジェクト管理と比べて効率的に操作できます。タスクの新規登録から進捗率や担当者の変更まで手軽に行え、余計な手間がかかりません。また優先度や期日、タスク概要など多くの情報を登録でき、プロジェクト計画の作成も容易となります。
オフィスにいなくても利用可能
プロジェクト管理機能に限らず、グループウェアはスマートフォンからでも利用可能です。そのため、外出時やリモートワークの場合でも、Webブラウザから手軽に使えます。またコメントを付ける機能もあり、離れたチームメイトともスムーズな情報共有が行えます。
まとめ｜グループウェアで、プロジェクトの成功をつかみましょう！
今回はプロジェクト管理におけるフレームワークや、おすすめプロジェクト管理ツールとしてグループウェアをご紹介しました。
フレームワークを活用しているプロジェクトは多いので、今回ご紹介した内容をしっかり覚えておきましょう。また、フレームワークと同様に、グループウェアもプロジェクト管理によく用いられます。プロジェクト管理を効率化してプロジェクトの成功をつかみたい方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
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