こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
会議室やスタジオなど、仕事する上で欠かせない社内スペースがありますよね。これらの社内スペースを全社員が快適に利用するには、予約ルールを定めて運用する必要があります。
しかし社員の誰もが予約できる場合、ルールを守らない社員がいたり、予約の重複といった手違いが発生したりしやすくなります。そのため企業によっては、予約専用の窓口を用意し、予約できる社員を限定しているケースも少なくありません。
窓口を固定する運用方法は、予約の手違いやルール違反の防止につながります。その反面、社員に共有しづらくなるデメリットもあり、予約状況の共有方法には工夫が必要です。
今回は、スタジオの予約窓口を一本化している企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
予約状況を共有するために、毎日転記しなければならず面倒
今回インタビューした企業は音響制作会社で、ラジオやイベントなど幅広い音声収録や、音源の編集作業を行っています。
音声収録には、自社スタジオを使います。スタジオはラジオやイベントなどさまざまな目的で多くの人が利用するため、事前予約が必要です。
スタジオの予約状況は総務部が紙で管理しており、スタジオ利用者は総務部へ予約依頼することになります。しかし、スタジオの予約状況を共有するためにホワイトボードに予約状況を毎日転記しなければならず、手間がかかるそうです。
紙やホワイトボードは、予約状況の共有には適していない
こちらの企業では予約状況を紙で管理し、ホワイトボードで共有している、とのことでした。
スタジオを予約する場合は、総務部社員に社員名と希望日時の連絡が必要です。連絡を受けた総務部社員は、紙の予約表に追記します。
また、毎日朝に総務部社員は紙に書かれた最新の予約状況を、ホワイトボードに転記します。各社員はホワイトボードを見てスタジオの空き時間をチェックします。
紙ではスタジオの予約状況を社員に共有できないため、ホワイトボードにわざわざ転記する作業が発生してしまうのです。これは二度手間で、かなり非効率的ですよね。
それに、各社員が予約状況を確認するためには、ホワイトボードの場所まで移動する必要があります。そのため、外出中や在宅ワークでは予約状況が把握できません。
グループウェアのカレンダー機能で、予約状況をオンラインで共有
窓口が決まっている場合に予約状況が共有しづらい課題を解決するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがベストです。
グループウェアを使うと、会議室やスタジオといった社内スペースの予約をWeb上で管理・共有できます。全社員がWeb上で予約状況を確認できるので、紙やホワイトボードに記入する必要がありません。
また、アカウントごとに予約の権限を設定できるため、特定のアカウントだけを予約窓口にするといった運用も可能です。さらに、パソコンはもちろんスマートフォンからでも利用できるため、外出中や在宅ワークのケースでも問題ありません。
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