こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
notion（ノーション）はメモやタスク管理など、さまざまな機能を使えるクラウド型のアプリで、全世界で2,000万人以上のユーザーにダウンロードされています。このアプリを開発したアメリカのNotion社は、2022年に約1兆円の評価額を獲得しているユニコーン企業です。
今回はnotionのカレンダー機能を中心に、その使い方をご紹介します。
目次
notionの機能一覧
notionにはドキュメント作成やToDoなど、さまざまな機能が搭載されています。そのため、業務に必要な情報をnotionに集約して使う方もいるでしょう。notionに含まれる主な機能は次のとおりです。
ドキュメント作成
notionの機能のひとつに、メモ帳やテキストといったドキュメントの作成が挙げられます。ドキュメント作成ツールには、MicrosoftやGoogleドキュメントなどさまざまなものがありますが、notionはUIがわかりやすいと多くの方から支持を得ています。
また、notionはテキストの装飾の種類も豊富で、見た目を自分好みにできる点も特徴のひとつです。画像や動画も埋め込みやすいことから、メモからブログまでさまざまな用途で使用されています。
To Do機能
ビジネスパーソンにとってタスク管理やToDo機能は、自分のやるべきことを見える化するために重要なツールです。決まったフォーマットで管理するGoogleToDoリストやその他のタスク管理ツールに比べて、notionは自分で項目の追加・削除を行えるため、自由度が高いといえます。ソートやフィルタリングも可能なため、過去のタスクを振り返りやすい点も魅力のひとつです。
カレンダー機能
近年、さまざまな特徴のあるカレンダーツールが提供されています。しかし、利用者によっては不要な機能が搭載されていたり、UI/UXに難がある場合もあるため、自分が使いやすいと感じるものを見定めて利用する必要があります。
notionのカレンダーの特徴は、スケジュール管理や作成したドキュメントをリンクで関連付けられる点です。議事録などのファイルを対象のスケジュールに紐付けることで、別のツールを使わずとも簡単に内容を確認できます。
ガントチャート作成
ガントチャートとは、プロジェクト管理や生産管理など、工程を管理する際に用いられる表を指します。notionではガントチャートを「タイムラインビュー」から作成できるため、容易に工程を管理できます。
また、ガントチャート上にメモやタスク管理ツールなどを連携できるため、情報をひとつの場所にまとめられる点も魅力のひとつです。情報の集約は、管理効率の改善にも役立つため、多くの人がnotionを使用しています。
各種外部ツールとの連携機能
notionはWebサイトを作れるWraptasや、代表的なカレンダーツールであるGoogleカレンダーなどさまざまな外部ツールと連携が可能です。スケジュール管理やカレンダーに求める機能は人によってさまざまですが、外部ツールと連携することで利便性が増し、さまざまなニーズに応えてくれるでしょう。
ページごとの外部共有機能
notionで作成したWebサイトやブログは、第三者やインターネット上に公開できます。notion自体が外部に共有しやすいように作られているため、社内でもマニュアルを作成して情報共有する企業も多いようです。
また、notionは公開するコンテンツを選べるため、公開相手を限定したい場合にも安心して使えます。
notionカレンダーの使い方
前項では、notionのおもな機能をご紹介しました。この項目では、notionのカレンダー機能の使い方を手順ごとに解説します。
カレンダーの作成
- 画面左側のワークスペースで、「ページを追加する（Add a page）」をクリックします。
- 画面の右側にドキュメントの入力画面が表示されるので、「無題（Untitled）」と記載されているところに「カレンダー」と入力します。
- 下の方にある「カレンダー（Calendar）」を選択します。
これでカレンダーのベースができました。
予定を入れる
- 画面右側にある「新しいデータベース（New database）」をクリックします。
- テーブルが表示されるので、下記の項目を入力します。
- 名前（Name）
- タグ（Tags）
- 名前の横にある「Open」をクリックすると、予定の詳細を記載できます。
- 予定の詳細は、下記のような情報の入力が可能です。
- テキスト（Text）
- ナンバー（#Number）
- セレクト（Select）
- マルチセレクト（Multi-select）
- ステータス（Status）
- 日付（Date）
- 人物（Person） など
ToDo・タスクを入れる
- カレンダー上でタスクやToDoを追加したい日にちの左上にある「+」をクリックします。
- タイトルを入力し、Enterキーを押してから「/」をクリックし、「ToDoリスト」を選択します。
- タスク名を入力してEnterキーを押すと、カレンダーにタスクが表示されます。
notionカレンダーとGoogleカレンダーの連携について
前述のとおり、notionは多くの人が利用するGoogleカレンダーと連携が可能です。Googleカレンダーはその使いやすさから、多くの企業で採用されており、スケジュールの管理効率の向上に貢献しています。
notionカレンダーとGoogleカレンダーを連携するメリット
notionのカレンダーは、見た目をシンプルにデザインされているため、タイトルが長いと途切れて表示されてしまいます。そのため、notionユーザーのなかには視認性を懸念する方もいるでしょう。
また、notionのカレンダーは月表示で固定されているため、初期設定のままだと週・日の表示ができません。スマホで見るとさらに視認性が下がることから、この点もnotionユーザーが不満に感じるポイントのひとつです。
しかし、Googleカレンダーと連携することで、notion内にGoogleカレンダーを表示できるようになります。また、表示設定が月・週・日別に切り替えられ、タイトルも折り返して表示されるため、視認性も高くなるでしょう。
notionカレンダーとGoogleカレンダーの連携方法
Googleカレンダーをnotionに埋め込む方法は、次のとおりです。
1. 新しいカレンダーを作成
Googleカレンダーを開き、「新しいカレンダーを作成」をクリックします。画面が移行したら、名前・説明文を入力し、「カレンダーを作成」をクリックします。
2. カレンダーの設定からリンクをコピー
Googleカレンダーの設定画面の下部に、「このカレンダーの公開URL」という項目があります。このURLはGoogleカレンダーのURLを指し、こちらをコピーします。
3. notionにカレンダーを埋め込む
notion内にある、Googleカレンダーを埋め込みたい任意のページを開きます。ページが移行したらコピーしたURLを一番下の項目にペーストし、「Create embed」を選択すると、Googleカレンダーを埋め込めます。
4. Googleカレンダーのアクセス権限設定で一般公開する
パソコン上でnotionとGoogleカレンダーを連携した場合、スマホで確認すると真っ白な画面が表示されることがあります。これは、カレンダーの設定が一般公開されていないことが要因です。
その場合の対処法は、まずGoogleカレンダー上で先ほど作成したカレンダーの設定を開きます。そして、「予定のアクセス権限」内の「一般公開して誰でも利用できるようにする」という項目にチェックを入れ、設定を完了すると、スマホ上でもGoogleカレンダーが表示されるようになります。
スケジュールや作業の管理が苦手な方は、複数のツールで情報を記載・管理する傾向にあります。notionでは複数の情報をまとめて管理できるため、業務効率を改善したい方は使ってみることをオススメします。
カレンダーのカスタマイズ
notionを使っている方のなかには、Googleカレンダーなど複数のツールにまたがって情報を管理したくないという方もいるでしょう。そこで、この項目ではnotion自体のカレンダーの便利機能やカスタマイズの方法をご紹介します。
週次ビュー
以下の設定を行うことで、カレンダー表記を週次ビューに変更できます。
- データベース右上にある「…」メニューで「レイアウト」をクリックします。
- 「カレンダーの表示方法」をクリックし、「週」を選びます。同様に、カレンダーの表示方法を「日」にすると、1日単位での表示が可能です。
ほかの月を表示
スケジュールや工程を管理する際、他の月の情報を参照することも多く、カレンダーツールに求める重要な要素のひとつと言ってもいいでしょう。通常のnotionカレンダーでは当月の情報しか視認できませんが、下記のいずれかの方法により、その他の月のスケジュールを確認できるようになります。
- カレンダー右上の「今日」の両端にある「<」や「>」をクリックします。
- 下方向にカレンダーをスクロールすると翌月以降のカレンダーが表示されます。
カードの移動・期間変更
ここでいうカードとは、カレンダー上に記載されたスケジュールやタスク・ToDoのことです。入力してあるスケジュールを別の日に移動させたい場合、カードをクリックしたままドラッグ&ドロップすることで指定日に移動できます。また、予定を複数日に変更したい場合は、作成した予定の右・左端を伸ばすと日数を変更できます。
カレンダーの切り替え
データベース上に複数のプロパティがある場合、下記の方法ですぐに表示を切り替えられます。
- カレンダー上部にある「表示基準日（プロパティ名）」というメニューをクリックします。
- カレンダー表示の基準にする日付プロパティに切り替えます。または、カレンダー右上の「…」メニューから「表示する日付を変更」を選び、オプションを開きます。
カレンダーの検索
カレンダー内のコンテンツを探す際、右上の「検索」をクリックして探したいキーワードを入力します。条件に合致するタスクやスケジュールが表示されるので、その中から希望のものを探します。
まとめ｜notionカレンダーで効率良くスケジュールを管理しよう
今回はnotionカレンダーについてご紹介しました。
notionカレンダーは、さまざまな機能が搭載されているnotionのサービスのひとつで、シンプルなデザインが特徴的です。Googleカレンダーを使用している方はnotionと連携すると、ひとつのツールで複数の情報を集められ、視認性も高まるでしょう。
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