こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
面談や会議などの長時間に渡るミーティングでは、議事録を作成することが多いでしょう。議事録を作成する担当者は、社内に効率よく情報共有できる議事録とは何かを意識して作成する必要があります。
いきなり議事録担当になり、初めての経験をする社員にとってはどうしたら上手に書けるか不安になりますよね。急に議事録担当になっても、慌てずに重要事項を社内に共有できるように、本記事では議事録の作り方を徹底的に解説いたします。
目次
議事録とは？
決定事項を共有する
そもそも議事録はなぜ作成するのでしょうか。それは以下のポイントで重要になります。
- 決定事項をすばやく関係者に伝達する
- 会議の参加者の共通認識にブレがないようにする
議事録とは、参加者の発言を文字に表していくため、後でどんな発言をしたかを確認することができます。さらに、会議で決まった戦略について、参加者以外も個別で質問や相談ができるのです。関係者が同じ認識で正しい目標に走るために、いつでもどこでも議事録で確認できるようにすることが重要です。
では、具体的にどのように作成していけばいいのでしょうか。
アクションプランを明確にする
議事録のない会議は、ただ集まって会話しただけ過ぎません。これでは、その会議で決まったことを正しく共有することができません。そこで、同じチーム内において話し合われた事項を、他部署や他チームに共有するために議事録が必要なのです。
他部署や他チームは、会議で何を話して、何が決まったのか、常にアンテナを張っています。会社の組織すべてにすばやい情報共有を行っていくことで、会社も正しい経営戦略を立てられます。
また、議事録によって組織や個人のアクションプランを明確に立てていくことがでます。今後何をしていくべきなのか、その議事録から読み取ることが可能です。
スキルアップにつながる
煩雑化する業務を円滑に進めていくには、議事録の作成が重要です。しかし、慣れていない文章を書いていくのはストレスになり、前向きに取り組むことは難しいです。
そもそも議事録を作成するにあたって、どのようなメリットがあるのでしょうか。議事録担当者は、以下の点においてメリットを感じることができます。
- 文章作成能力が上がる
- 報告書の作成技術が上がる
- 業界知識が身に付く
これらが、議事録を作成した担当者だけが得られるメリットなのです。必ず今後の業務において活かされるスキルですので、積極的に議事録を作成しましょう。
社内で共有しやすい議事録の「3つの条件」とは
良い議事録は必ず多くの社員や役員に読まれます。議事録を担当したからには多くの人に読んでほしいですよね。そんな議事録を作るには、以下の3つの条件があります。
- 結論を最初に書く
- 意思決定のプロセスがわかりやすい
- 誰が読んでも理解できる
それぞれの条件について、解説していきます。
結論を最初に書く
最初に書き始めることは結論です。多くの社員や役員が知りたいのは、その会議で決定した事柄、つまり結論部分にあたります。時間に余裕がないときでも、冒頭に結論が書かれていれば容易に内容を把握できます。したがって、書き初めはその会議の決定事項について記載していきましょう。
意思決定のプロセスがわかりやすい
会議は、話し合う目的が必ずあります。もしただの雑談であれば、会議の意味はありません。よって、どんなことを話し合ってその決定事項に至ったのかを、その流れについて記載していきましょう。流れを記載する際は主観は除きます。あくまでも客観的に書き、簡潔に記していくことでより理解しやすい議事録になっていきます。
誰が読んでも理解できる
議事録は他部署や他チーム、さらに経営陣にも情報共有されます。したがってメモ書きではなくある程度まとまった文章で書いていきましょう。また、できる限り専門用語は使わずに、社外の一般の人が読んでも理解できるレベルまで落とし込みましょう。
以上が、わかりやすい議事録を作成する3つの条件です。議事録ができたら、一旦上司などに確認を取ってみましょう。伝わる文章になっているのか、抜け漏れがないかなど、参加者にしっかり確認を取ることが特に大事です。
思わず共有したくなる議事録の作り方
議事録を作成するからには、わかりやすく要点がまとまっている良い議事録を作成したいものです。実は良い議事録には、ある共通のポイントが存在します。ただし、何も準備をせずにいきなり良い議事録を書くことはできません。特に最初は発言者の発言をメモすること自体、苦労してしまいます。そこで、まずは議事録を作成する前に以下のポイントを確認しましょう。
- 会議目的や進行スケジュールを把握する
- 過去の議事録や資料を確認
- 「報告型」と「議論型」で分類
- テンプレートを作成
- 短時間でできるメモ書きツールの使用
- 読み手ファーストで書く
- 文章構成を意識する
- とにかくすばやく共有する
では早速、それぞれのポイントについて徹底的に解説していきます。
会議目的や進行スケジュールを把握する
まずは、会議の目的について把握しておきましょう。そのうえで、会議によっては進行スケジュールがあるかもしれません。当日、どんなスケジュールになるかを確認し、予め書き方などを予習しておきましょう。
過去の議事録や資料を確認
過去にも同様の会議があれば、参考にしましょう。議題の内容や資料などに目を通しておくと、当日スムーズな議事録作成ができます。
「報告型」と「議論型」で分類
会議には、「報告型」と「議論型」の2種類あることはご存知でしょうか。前者はすでに発言内容や進行スケジュールが決まっているので、どのように書くかはテンプレート化されています。過去の議事録を確認し、上書きする形で作成可能です。
後者は自由な討論や議論が交わされることが想定されます。まずはアジェンダを確認して、考えられる議論をあらかじめ予想しておきましょう。難しい場合には上司などに相談するのも良いかもしれません。
テンプレート作成
「報告型」の会議であれば、共通の議事録テンプレートがあります。それを活用することで、簡単に議事録を作成できます。また、新規の会議であっても、あらかじめ議事録表を作成しておくことで、項目に当てはめる形で記載できます。わかりやすく簡単に作成が可能です。
短時間でメモ書きできるツールを事前に用意
一からメモをしていくと、発言内容を追いかけるだけになって、聞きそびれるなどの事態に陥ることもあり得ます。しかし、音声を自動的に文字化、音声の録画機能があるツールなどを用いると、後で確認がしやすくなりストレスなく議事録作成ができます。
読み手ファーストで書く
文章を書く際に最も大事なのは、読み手ファーストを意識することです。誰が読むのか、そしてこれを読んでどう情報が伝わるのか、それを十分に意識したうえで議事録を作成していきます。
例えば、新入社員も読み手の対象に設定します。新入社員は専門用語を理解できていないかもしれません。したがって、社外の人間と同様なので、専門用語は必ず補足説明を加えていくなどわかりやすい書き方を心がけていきましょう。
文章構成を意識する
議事録も文章作成の一環です。文章をすばやく正確に伝えるには、5W2Hの構成が大切になってきます。
5W2Hとは一体何でしょう。以下の通りです。
What=何を
Why=なぜ
Who＝誰が
When＝いつ
Where＝どこで
How＝どうやって
How much＝いくら
以上は、多くの人がすばやく内容を把握するにあたって大切なポイントになります。作成する際にはどうしても忘れがちになることが多いので、作成が終わった後に確認できるチェックシートなどを作成して、チェックしていきましょう。
とにかくすばやく共有する
議事録はテレビやニュースでいう「速報」と同じ価値があります。会議終了後に一通り作成したら、関係者に確認後すぐに情報共有していきましょう。正確にすばやく情報伝達が行われることで、個人やチーム、部署、さらには会社全体の戦略決定において、正しい目標設定ができます。
不安になってしまう議事録作成も、決して一人で悩むことはありません。迷ったらすぐに議事録作成の経験がある社員や上司に相談して、解決策を見出し完成させていきましょう。
スムーズな議事録作成は、事前の準備を怠らずに進めていくことが大事です。必要であればテンプレートを用意して、大きなストレスを感じることなく会議に臨みましょう。
いつでもどこでもアクセスできるグループウェアで管理
議事録の作成方法や共有のポイントについて見てきました。議事録は、会議のあとに関係者へ共有するだけではなく、いつでも見られるように保管しておく必要があります。チームや部署、会社全体のメンバーが議事録をいつでも見られるようにすることで、より正確で迅速な情報共有が可能になります。
また、外出先やテレワークなどでも確認できるように、社内のネットワークではなくクラウド上に保管するのがおすすめです。
そこで、グループウェアを活用するのがおすすめです。グループウェアなら、パソコンでもスマートフォンでも利用できるため、いつでもどこでも議事録を閲覧できます。さらに、内容ごとのフォルダ分けや検索機能を使い、必要な情報をすぐに探すことができます。
まとめ｜グループウェアで共有しやすい議事録作成・管理をしましょう
社内ミーティングで共有しやすい議事録の作り方について理解は深められたでしょうか。最初からいきなり完璧に行うことは難しいので、初めは簡単な会議からチャレンジして、次第に部署の会議などを担当していくような、ステップアップを意識して取り組むことが大切です。
議事録を作成する際は、まずは「3つの条件」を頭に入れて作成してみてください。問題なく作成できたら、自分がやりやすい方法を見つけて議事録を作成していくことで、よりわかりやすい議事録を作成できるようになるでしょう。
また、できた議事録は、いつでもどこでも閲覧できるグループウェアで管理するのがおすすめです。いつでもどこでも確認できるため、迅速な情報共有が可能になります。
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