こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「働き方改革」により仕事上の業務効率化が求められている中で、医療の分野も例外ではありません。2025年には今日の職場を支える団塊世代が75歳以上に達し大量離職することで、医療業界でも人手不足による一人あたりの業務増大が懸念されているのです。
具体的には患者人口に対する医療従事者の不足と一人あたりの業務増大です。このことからも少ない人数で生産性を維持または向上するために、医師や従業員同士でより迅速で円滑なコミュニケーションが求められています。しかし医療業界では、いまだに業務が紙や電話でのやり取りのまま電子化が進まないことも多いようです。
あるアンケート調査によると、診断書や処方箋などの文書作成やデータ入力など、診察以外のことで多くの労力を感じている医師が多いことがわかりました。また看護師の場合も、事務的作業に労力を使っているという回答が40%にものぼっています。
これらを踏まえても、医療業界ではいまだに「働き方改革」による業務効率化が浸透していないと考えられます。病院など医療現場で業務効率化を図り生産性を保つには、まず医師や看護師など従業員とのコミュニケーションの連携改善や業務のペーパーレス化などを検討する必要があります。
本記事では何かと忙しい医療現場でコミュニケーションがうまくいかない理由と「ビジネスチャット」導入による改善方法について説明していきます。
目次
医療現場の問題点
従業員の入れ替わりが激しく、予定や休憩時間もバラバラ
病院勤務においては全員の予定が全く一緒になることはありません。業務中は皆が違う作業をおこなっていますし休憩時間もバラバラです。看護師が入れ替わることもよくあり、日勤夜勤の休みも調整しなければなりません。
また医療現場においては医師と看護師のほかにも薬局の薬剤師などさまざまな人たちが連携して仕事をしています。その中でコミュニケーションをいかにミスなく迅速に円滑に行えるかは、患者さんたちのために重要です。また少子高齢化の波により、今後はより少人数で多くの患者さんを診ることになるため、業務効率化を図ることは急務といえます。
電話や紙のやり取りはミスコミュニケーションを生みやすい
電話でのやり取りだと、伝える側に情報の伝え漏れがあったりすると再連絡しなければならず、かなり業務の無駄が生じてしまいます。受け取る側も診察中など電話に出られなかったり、口頭で伝えられたことを忘れてしまったりすることもあるでしょう。そうなると同じように再連絡する必要があり、業務の無駄になってしまいます。
引き継ぎの際にメモや書き置きなど紙媒体で用件を伝えることも、それぞれ確認するタイミングが異なり、皆が確認できたかわからない状況になってしまうことがあるかと思います。用件を電話や紙で伝えることはコミュニケーションの連携不足につながり、最悪の問題を引き起こす可能性もあります。
ビジネスチャット導入で業務効率化
ビジネスチャットとは
医療現場の問題点はビジネスチャット導入で改善できます。
ビジネスチャットは、仕事用のコミュニケーションツールです。ビジネスチャットは個人やグループでのチャット機能に加えて、部署やグループごとに必要な連絡事項やファイルを簡単に共有できます。またメールよりフランクで会話に近い形でコミュニケーションをとれることも特長です。他にもタスク管理など、仕事をするうえで必要な機能が標準搭載されています。
このように、ビジネスチャットは仕事における業務効率化や生産性向上、リモートワークなど働き方の多様化を推進するツールとして活用されています。
ビジネスチャットで状況を迅速かつ円滑に把握
医療業界において現場レベルで迅速かつ円滑なホウレンソウができているということは、将来の安定性やコスト削減にそのまま直結しているといえます。インターネットが普及した頃から、仕事上の新たなコミュニケーションの模索がされてきましたが、現在その動きはさらに加速しています。
その中でビジネスチャットの導入は、医療現場でのコミュニケーションの課題を解決する最善の方法といえます。病院の一般的なコミュニケーション手段とされてきたPHSはサービスが終了し、代わりのコミュニケーション手段として活用されることも期待されています。
ビジネスチャットによるペーパーレス化で業務効率化
現場の業務や会議で使う書類、引き継ぎのメモ、領収書などを全てビジネスチャットなどの電子媒体で行う「ペーパーレス化」も注目されています。このペーパーレス化を実施することで紙の書類を探したり、紙を印刷したりすることによる費用や工数も節約できます。書類をデータ上で管理すれば検索機能で必要な書類をすぐに見つけられますし、引き継ぎのメモをビジネスチャット上で行えば相手に確実に伝えることができます。
また紙媒体では遠隔地の従業員と共有できませんし、写真にとってメールで送るなど業務の無駄が生じてしまいます。その点、ビジネスチャットはファイルを送信できる機能があるため、遠隔地の従業員とも迅速な共有が可能です。
タスク管理で従業員の勤務状況をまとめて把握することも簡単になります。グループ機能で、伝えたいことを複数の従業員に一度で共有することもできます。またそのような書き込みはビジネスチャット内に残り続けるので、簡単に見直すことも可能です。連絡事項を文字に残しておくことで、やり取りでの致命的なミスを防ぐことにつながります。
セキュリティ面も安心
シンプルで使いやすく簡単にコミュニケーションがとれる便利なビジネスチャットですが、仕事用のコミュニケーションツールとして「LINE」などの私用のものを使うと「間違えて友人にファイルを送ってしまう」などセキュリティ上の問題につながりかねません。
その点でも「仕事用」として現場でビジネスチャットを利用すれば、セキュリティの問題からも解放されます。コミュニケーションやペーパーレス化以外にも、現場の個人情報や機密情報を守るというセキュリティ面でもビジネスチャットを活用することは有効といえます。セキュリティ面においてはウイルス対策をされているパソコンを使用するなども有効です。
まとめ｜忙しい医療現場・病院でビジネスチャットを導入してみては
ビジネスチャット導入でミスコミュニケーションを減らし、ペーパーレス化をはかり長期的な生産性向上やコスト削減を目指しましょう。「働き方改革」でさまざまな動きはあるかと思いますが、簡単にできるところから始めていくことですぐに生産性向上に結びつきます。
その中でも比較的導入が簡単なビジネスチャットから始めてみるのはいかがでしょうか。
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