こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスパーソン同士がスムーズに連携するうえで、正確な情報共有は欠かせません。しかし現実には、情報共有でミスが起きることも多いのではないでしょうか。些細な情報共有が大きな損失につながることもあるため、情報共有のミスを減らす方法を把握することが大切です。
そこで本記事では、ビジネスの情報共有でミスが起きる原因や、減らすにはどうすべきか解説します。情報共有がうまくいかずお悩みの方は、ぜひご覧ください。
目次
情報共有でミスが起きる4つの原因
情報共有でミスが起きる原因は、主に4つです。順番に解説します。
確認不足
必要な確認が不足しているために、情報共有でミスが起きることは往々にしてあります。例えば、正しい情報を持っている上司に確認せず、自分が持っている誤った情報で作業を進めてしまうケースです。多くの場合、「確認するまでもないだろう」などの決めつけ意識によって発生します。
もちろん、何もかも確認するのでは時間がかかります。しかし、確認不足によって結局一からやり直しとなる可能性もあるため、事前にしっかり確認すべきでしょう。確認しなかった場合のリスクの大きさを考えて、確認すべき情報・確認不要な情報を線引きすることが大切です。
伝達漏れ
伝達すべき相手に、情報の伝達が漏れてしまうのも問題です。例えば、チーム全体に伝達すべきスケジュール変更を、一部の上司にしか伝達しないようなケースです。その情報を知らされていないチームメイトは古いスケジュールで動くことになり、チーム作業で多くの不都合が生じるでしょう。
こうした伝達漏れは、情報共有のルールが明確になっていないことで生じます。どのような情報を誰に共有するか、どのような方法で伝達するか、チーム内で取り決めておきましょう。各メンバーに必要な情報が共有されることで、チーム全体の業務効率化にもつながります。
認識のずれ
情報共有は行ったとしても、認識がずれてしまうことは少なくありません。お互いに認識が合っているつもりで話が進み、誤解につながります。例えば、上司に「書類の確認をお願いします」と依頼しても、上司と部下で「書類」の認識が異なることは多いでしょう。
この場合、部下が意図していない書類を上司が確認してしまうことも考えられます。あいまいな表現で相手に伝えると、自分とは異なる解釈をされるリスクがあります。自分と相手で解釈が変わらないよう、明確な表現で情報を伝えることが大切です。
情報の取り違え
情報が錯綜しているために、受け取り側が情報を取り違えてしまう場合もあります。よくあるのは、相手が大量の受信メールを処理し切れていないケースです。例えば、自分が日程調整メールを送信しても、相手が別のメールと間違えて日程を勘違いすることも考えられます。
特に、メール文化が深く根付いた職場に多い情報共有のミスです。何でもメールで連絡するのではなく、情報ごとに連絡ルートを切り分ける必要があります。また、過剰な情報共有により情報が錯綜することもあるため、共有範囲も見直すべきでしょう。
情報共有のミスを減らすには？おすすめの方法3つ
ビジネスの情報共有には、上述したようにさまざまなミスが発生します。情報共有のミスを減らすには、次に紹介する3つの方法を押さえましょう。
情報共有のルールを明確にする
まずは、チーム内で情報共有のルールを明確にしましょう。情報の種類ごとに共有範囲を定めて、どのような流れで共有するかも決めておく必要があります。ただし一部の人間だけで決定せずに、チーム全体で議論することが大切です。
決まったルールは明文化して、全体に共有しましょう。そうすることで、メンバーによって情報共有にムラが生じることを防止できます。また、共有する必要のない相手への無駄な情報共有も減らせて、情報が錯綜することも防げるでしょう。
口頭での情報共有は復唱する
ルールとして定めるほどでもない些細な情報共有もあるでしょう。特に、口頭での情報共有は会話の記録が残らないため、「言った言わない」のトラブルになることもあります。口頭による情報共有の場合は、相手から共有された内容を復唱するのがおすすめです。
そうすることで、仮に自分の理解が間違っていたとしても、相手からすぐに指摘をもらえます。結果として、情報共有における認識のずれを抑制できるでしょう。もちろん情報を発信する側も、相手が正しく理解したか積極的に確認することが大切です。
グループウェアを活用する
情報共有のミスを減らすのに最もおすすめなのは、「グループウェア」の活用です。グループウェアは、チームの情報共有・コミュニケーション促進につながる多機能なITツールです。Webブラウザさえあれば使えるため、場所を問わず迅速な情報共有が行えます。
情報共有のミスを減らすのに役立つグループウェアの機能は、次の2つです。
- スケジュールを管理・共有できる「ビジネスカレンダー」
- 離れた相手とメッセージのやり取りができる「ビジネスチャット」
ビジネスカレンダーを使えば、離れたチームメイトの業務状況をリアルタイムに把握できます。またビジネスチャットは、簡易的な情報共有をメールよりも手軽に行えます。連絡ルートをメールと切り分けることで、情報の錯綜防止にもつながるでしょう。
まとめ｜グループウェアで情報共有のミスを減らしましょう！
今回はビジネスの情報共有でミスが起きる原因や、ミスを減らすにはどうすべきか解説しました。情報共有のミスを減らすことは、チームの生産性向上につながります。それを実現するためには、情報共有ルールの明確化や、復唱など個人レベルでの取り組みが欠かせません。
また、テレワークが普及している現代のビジネスでは、口頭での情報共有が難しい場面も少なくありません。ミスを減らすだけではなく、場所を問わずリアルタイムな情報共有を実現するならグループウェアの活用がおすすめです。
チームの情報共有ミスを減らしたい方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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