こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
用事があって誰かの席に行ったら不在だった…こんな経験がある方も多いのではないでしょうか。できるのであれば、自席のまま社員の在席状況を確認して、無駄な労力を使うのは避けたいですよね。
また「不在」といっても、「オフィス内にいるものの、一時的に席を外しているケース」と「出張などで外出中のケース」があります。前者であれば時間を置いて席に行く手もありますが、後者の場合は何度席に行っても無意味に終わってしまうのが厄介な所です。
特に外出の多い職場では、社員の在席状況を正確に判断するのが難しい場合もあるでしょう。些細なことですが、在席状況を手軽にチェックすることは業務の無駄を減らすために大切なことです。
今回は、出張や打ち合わせの多い企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
社員が自席にいないことが多く、オフィスにいるのか判断が難しい
今回インタビューした企業は都市計画事業で、都市計画に基づいた宅地開発や土地区画の整理を行っています。
測量や地質調査など、現地に出向いての作業が必要となることも多いため、社員がオフィスにいないことも珍しくありません。またオフィス内での打ち合わせも多く、外出していなくても社員が自席にいないのは日常茶飯事です。
とはいえ、仕事で他の社員に直接相談したいこともあります。しかし、社員が自席にいないと外出しているのか一時的に席を外しているのかが判断できません。その結果、自席に戻るのを待っていたら終日外出だった、といったケースも少なくないそうです。
社員の在席状況を確認するためには、移動が不可欠
こちらの企業では、在席状況を確認する際はホワイトボードに書かれた予定を確認している、とのことでした。
ホワイトボードには社員各自が出張などの予定を記入しています。用事のある社員が不在だった場合は、当日の予定をホワイトボードで確認し、外出していないか判断しているそうです。
ホワイトボードの予定を確認するためには、わざわざ定位置まで行かなければなりません。これだけでも面倒な上に、確認した結果その社員が外出していた場合、無駄な労力に終わってしまいます。
また社員によっては、ホワイトボードに外出の予定を記入し忘れているかもしれません。このようなケースでは、一時的に席を外しているものと勘違いしてしまう恐れもあるでしょう。
グループウェアの簡易在席確認機能で、相手の在席状況をその場でチェック
他社員の在席状況が簡単に確認できない課題を解決するには、グループウェアの簡易在席確認機能を使うのがオススメです。
グループウェアを使うと、社員の在席状況をオンラインで共有できます。自分の在席状況もボタンひとつで切り替えられますし、自席に座ったままで他社員の誰が席にいるかひと目で判別可能です。
またコメント機能もあるので、出張などの外出理由を入力できます。そのため他の社員が不在だった場合でも、外出中なのかオフィス内にいるのかがその場で判断可能です。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
