こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
現代では、社員の「自発性」を重んじる企業が増えています。自発性とは、誰の影響も受けずに自分から進んで考え、行動することです。社員の自発性を高めることにはさまざまなメリットがあるため、部下をコーチングするうえで意識している管理職や上司も多いでしょう。
しかし実際には、社員の自発性がなかなか上がらずお悩みの方もいると思います。闇雲に社員へ指示を出す前に、自発性を高めるための方法を把握することが大切です。
そこで本記事では、社員の自発性を高めるメリットや、おすすめの方法4つをご紹介します。社員の育成に課題を感じている管理職や上司の方は、ぜひご一読ください。
目次
社員の自発性を高める3つのメリット
まずは、社員の自発性を高める3つのメリットについて、順番に解説します。
生産性が向上する
上司から与えられた仕事をこなすことも大切ですが、それだけだと「指示待ち人間」になってしまいます。そのような社員は、上司が指示を出せない状況では何をしてよいかわからず、生産性が低下してしまうでしょう。
一方で自発性の高い社員は、上司からの指示を待たずとも自分で何をすべきか考えられます。上司の状況に左右されずにすばやく行動に移せるため、生産性が向上するのです。また、自分で積極的に考えることで業務の無駄にも気づきやすく、自ら業務効率を高められるでしょう。
アイデアが生まれやすくなる
自分の意見よりも上司の意見を絶対視する指示待ち人間からは、新しいアイデアは生まれません。業務に課題があっても、上司から指示がなければ解決することは難しいでしょう。それどころか、上司の指示に問題があった場合でも、何の疑問も持たずそのまま遂行してしまいます。
一方で自発性の高い社員は、業務をより良くしようと自ら考えられます。その結果、上司も見つけられないような業務改善のアイデアが生まれやすいのです。また、上司の指示を仰げない状況でも自分で最適な選択肢を見つけられるため、不測の事態にも強くなるでしょう。
管理職・上司の負担を軽減できる
指示がなければ動けない部下を持つ管理職や上司は、常に部下の状況に注意を向けていなければなりません。これでは自分が抱える本来の業務に専念できず、業務効率が低下してしまいます。また、状況が変わったときにすばやく軌道修正する必要があり、管理職や上司の負担は大きくなります。
一方で自発性の高い社員は、何をすべきか常に自分で考えることが可能です。状況が変化した場合でも臨機応変に対応できるため、1から10まで指示する必要がありません。管理職や上司が常に目を向けている必要もなくなり、負担の軽減につながるでしょう。
社員の自発性を高める方法4選
社員の自発性を高めることで、上記のように大きなメリットが得られます。ここでは、社員の自発性を高める方法を4つご紹介します。
良いところを褒める
原始的な方法ですが、部下の業務における良いところを褒めることは効果的です。褒められれば誰でも嬉しいものですし、「次も褒められたい」と思います。
結果として部下のモチベーションが高まり、良いところを増やそうと自ら積極的に動けるようになるでしょう。また、上司に褒められることで自信がつき、萎縮せずに業務がしやすくなります。
部下に意見を求める
部下が自ら考える癖を付けるためには、部下に意見を求めるのもおすすめです。たとえば、部下の業務内容に改善点があれば「もっと良い方法があるよ」と伝えて、考えてもらうのも良いでしょう。部下の業務と関係がないテーマでも構いません。もちろん、良い意見が出たら褒めることも大切です。
大切なのは部下が自ら考えて、上司に意見を出しやすい状況をつくることです。こうしたやり取りを増やすことで、部下が積極的に考えるようになるだけではなく、上司に情報発信しやすくなります。
評価制度を見直す
努力が評価されないと、部下がモチベーションを失い、自発性も低下してしまいます。そのため、評価制度にこうした問題がないか見直すことも大切です。
このとき、管理職や上司だけではなく、部下の意見も反映させなければなりません。部下との個別面談で、評価への不満を聞き出すのが良いでしょう。努力した分だけ正当に評価される制度を構築することで、自発性の向上が期待できます。
ITツールを活用する
部下との信頼関係も、自発性に少なからず影響を与えます。上司が信頼のおける人物であれば、少しでも役に立ちたい、負担を減らしたいと自ら考えるようになるのです。信頼関係を構築するうえでは、十分なコミュニケーションが欠かせません。
しかし、最近ではリモートワークの増加などでコミュニケーションが希薄になっている職場も多いでしょう。こうした課題を解決するには、オンラインでコミュニケーションが取れるITツールの活用が効果的です。ITツールの中でも特に、「グループウェア」の活用をおすすめします。
グループウェアには、オンラインでのコミュニケーションに役立つ機能が数多くあります。離れた社員とチャット形式でやり取りできる「ビジネスチャット」が一例です。グループウェアのこうした機能を活用すれば、上司と部下の相互理解が深まり、信頼関係の強化につながるでしょう。
まとめ｜グループウェアを導入して、社員の自発性を高めましょう！
今回は、社員の自発性を高めるメリットや、おすすめの方法をご紹介しました。
与えられた仕事を正確にこなすことも、もちろん大切です。しかし、それだけでは新しいアイデアは生まれませんし、期待以上の成果にもつながりません。企業がプラスアルファの価値を生み出すためには、社員の自発性を高めるための取り組みが求められます。
そのために最もおすすめなのは、グループウェアの活用です。グループウェアによって、リモートワークでも部下と円滑なコミュニケーションを取れるようになり、信頼関係の強化が期待できます。結果として、社員の自発性が高まるでしょう。
またグループウェアには、さまざまな業務を効率化できる機能も搭載されています。こうした機能を使うことで、社員の自発性だけでなく業務効率の向上にもつながります。社員の能力をアップさせて企業を発展させたいとお考えの方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
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