こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスやプライベートでも、先約があることを忘れてダブルブッキングしてしまった経験が一度はあるのではないでしょうか。ダブルブッキングは、できるかぎり事前に防ぎたいアクシデントの一つです。
もしダブルブッキングを起こしてしまったら、誠意をもってスピーディに対処することが大切です。こちらでは、ダブルブッキングが起きてしまった際の対処法と、事前に防ぐための対策について詳しくご紹介します。
目次
ダブルブッキングが起きる原因
ダブルブッキングが発生する最大の原因は、約束したスケジュールを忘れてしまうことです。
スケジュール表には予定を入れていたにもかかわらず、その場でスケジュールを確認せずにそのまま約束を取り付け、ダブルブッキングを引き起こしてしまいます。
また、スケジュール表へ予定の記入を失念し、約束したこと自体を忘れてしまうこともダブルブッキングの原因の一つです。
他にも、ビジネスでは予約管理者同士のスケジュール共有が不十分だったために、起こるダブルブッキングもあるでしょう。
ダブルブッキングは、しっかりスケジュールを把握できていれば防げるアクシデントなのです。
ダブルブッキングが起きたときの対処法
どんなに気を付けていてもダブルブッキングが起きてしまうこともあるでしょう。もし起きてしまった場合は、どのように対処するのがよいのでしょうか。ダブルブッキングの対処方法について順番にご紹介します。
断る相手を決める
ダブルブッキングを起こした場合には、どちらか一方としか約束を果たせないため、キャンセルする相手を決める必要があります。
基本的には「先約を優先する」のがよいでしょう。もし断った相手が「先に約束したのに、後に入った他の約束を優先した」と知ったら不愉快な気持ちになり、あなたへの信頼度が下がってしまうからです。
しかし、先約を優先する選択肢だけではありません。人数や相手の忙しさ、親密度などから先約を断るケースもあります。たとえば、取引先との定例ミーティングと、初めて会うお客様との打ち合わせとをダブルブッキングしてしまった場合です。
すでに信頼関係がある取引先へ事情を説明し日時を再調整することで納得してもらい、予定の再調整が難しい先約以外の約束を優先することもあるでしょう。
誤った優先順位で断る相手を選んでしまうと、トラブルの原因になりかねません。断る相手を決める際は冷静に判断する必要があります。
それでもどちらを選べばよいか決めかねるときには、「先約を優先する」ことで決断を早め、よりスピーディに断りの連絡を入れられます。
断りの連絡をする
キャンセルする相手を決めたら、すぐに断りの連絡をします。断る際にはキャンセルしなければならない理由や経緯を説明し、誠意をもって謝罪をします。
ダブルブッキングに気付いたら、できるだけ早く連絡を入れましょう。断られた側にも予定があり、予定日に近づくほどスケジュール調整ができず迷惑がかかってしまうからです。
ビジネスでダブルブッキングとなった場合には、メールよりも電話で連絡することが望ましいでしょう。電話の方が相手に気持ちが伝わりやすく、誤解を与えることなく断れるからです。
断りの連絡をする際はスピーディに連絡し、こちらの落ち度に対して気持ちを込めて謝罪をすることが重要なポイントです。
代替案を提案する
断りの連絡をする際は、謝罪をしたうえでこちらから代替案を提示します。代替の候補日は、相手が選択肢を持てるようになるべく複数用意しておくことがオススメです。
こちらから代替案を提案し、約束を大切にしているという誠意を相手に伝えます。そして、代替日が確定したら優先度が高い予定として扱いましょう。
何度も日程調整をするのは相手に対して失礼であり、同じことを繰り返すと信頼を失ってしまいます。
後日あらためて謝罪する
ダブルブッキングをした際の対処としては、予定を断ったときだけではなく後日会えたときにあらためて謝罪することが重要です。
ダブルブッキングは、相手に落ち度がなくこちらの一方的なミスです。あらためて謝罪し日程を再調整してもらえたことに対して感謝の気持ちを伝えましょう。
その後の対処の仕方によって相手との信頼関係に大きな差が生じます。最後まで誠意をもって対処することで、信頼関係を壊すことなくダブルブッキングに対処できるでしょう。
ダブルブッキングを事前に防ぐ対策
ダブルブッキングが起きると、相手に迷惑をかけるだけではなく、その対処のためにかなりの神経をすり減らさなければなりません。ダブルブッキングを発生させないためには、どのような対策があるのでしょうか。具体的に4つの対策方法をご紹介します。
- 事前に予定がないか毎回チェックする
- すべての予定を一元管理する
- スケジュールを共有する
- スケジュール管理ツールを活用する
事前に予定がないか毎回チェックする
ダブルブッキングを事前に防ぐ対策としては、誰かと約束をする前に必ずスケジュールを確認することです。
人は、頭に入っているつもりでもうっかり忘れてしまいがちです。特に仕事が忙しいときや急いでいるときなどは記憶が曖昧になります。
記憶に頼るのではなく、実際に予定表などを見て事前に予定がないかを目でチェックします。事前にチェックするクセづけができると、うっかりによるダブルブッキングを未然に防げるでしょう。
すべての予定を一元管理する
複数の方法でスケジュールを管理している人は、すべての予定を一元管理するのもダブルブッキング対策として一つの手です。
手帳とスケジュール管理アプリなど、いくつかの方法で予定を管理していると、二重三重に予定の入力や確認をする必要があり、情報の抜け漏れが起きやすくなります。
自分が使いやすいと思う管理方法を一つに絞って予定の入力や確認を行うと、情報の抜け漏れが防げるため、ダブルブッキングが起こりにくくなります。
スケジュールを共有する
スケジュールに関する情報をチームで共有することで、ダブルブッキング対策につながります。
誰かが予定の入力ミスや記載漏れをしていても、チームのメンバーがそのミスに気付けば事前にダブルブッキングを防げるからです。
アナログ管理の紙やホワイトボードなどでは急な予定変更が反映しないため、すぐに予定が反映するスケジュール管理アプリやシステムを使用すると便利です。
スケジュール管理ツールを活用する
予定の管理には、スマホやパソコンなどで使えるスケジュール管理ツールの活用がオススメです。
スケジュール帳やカレンダーにメモをするアナログ管理方法も使いやすいです。しかし、スケジュール管理ツールには、予定のリマインド通知をする機能や複数人で予定を共有できる手書きにはない便利な機能があります。
スケジュール管理ツールによって事前に先約を思い出せれば、約束の時間になってダブルブッキングに気付くという最悪の状況も回避できるでしょう。
ダブルブッキング予防にオススメのツール3選
こちらでは、ダブルブッキング対策にも役立つ日程調整ツールを3つご紹介します。日程調整ツールとは、複数人での日程調整が手軽にできる便利なツールです。
これまで個別にやり取りをする必要があった日程調整を複数人と同時に行うことができ、ストレスなく効率的にスケジュール調整を進められます。
イベントや会議の日程がスムーズに決まると、その候補日も予定に入れておく必要がないのでスケジュールが把握しやすくなり、ダブルブッキングの削減効果も期待できます。
LINEスケジュール
LINEスケジュールは、LINEアプリから使える無料の日程調整ツールです。LINEを使用しているユーザー同士で気軽に日程調整ができるため、LINEを利用している人で新たに日程調整ツールをダウンロードするのは手間という人にオススメです。
グループや一対一のどちらでも利用できるため、大人数の集まりから普段の予定調整に活用できます。
ただし、日付の設定はできますが細かい時間設定ができないため、予定の日付だけ決めたいときや、開始時間はすでに決まっている予定に利用すると便利です。
Spir
ビジネスの日程調整がスピーディにできる、無料で使える日程調整ツールです。チャットツールのSlackと連携できるのが特長で、Slackを日常的に利用する方にオススメです。
キャンセルなどの日程調整に関する通知をSlackで受け取れるため、見落とす心配がありません。
また、参加者全員の予定から空き日程を自動的に抽出して日程候補を提案してくれる機能があるため、ダブルブッキングの対策にも役立ちます。
Spirでのアカウント登録という手間こそありますが、無料でGoogleカレンダーやZoomなどのWeb会議ツールとも連携ができるため、機能的に利用ができます。
伝助
シンプルで簡単な操作で使える無料の日程調整ツールです。会員登録が不要なので、個人情報を入力せずすぐに日程調整をはじめたい方にオススメです。
スマホやパソコンだけではなくガラケーにも対応しており、出欠の入力も「○」「△」「×」のボタンを押すだけなので、操作が不安な参加者とも簡単にやり取りができます。
参加者からの回答があると登録をしたメールアドレスに通知が届くので、確認の手間などを省けます。
ただし、イベント編集ページのURLを控えておくか、事前にメールアドレスを登録しておかないと編集ページへアクセスできなくなってしまうため注意が必要です。
まとめ｜管理ツールの活用でダブルブッキングをなくそう
ダブルブッキングを起こしてしまった場合、その後の対処によって相手の受ける印象が大きく変わります。上手な対処法を知っていると相手に不快な思いをさせずに信頼関係を壊すことなく対応できます。
そして、キャンセルすることになった相手から、一度はミスをしたけれどもう二度とダブルブッキングを起こさない人だ、と信頼を取り戻せるように行動を変えることが重要です。
「気を付ける」という意識だけでは、回避するのが難しいダブルブッキングです。発生させないためにスケジュール管理ツールなどを活用し、システマチックに予定が重ならない仕組みを取り入れることが有効です。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
