こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
納期管理をうまく行うことは非常に大事です。しかし、担当者やプランに変更があると中々うまくいかないこともあります。
本記事では、納期管理における意識改革や、ITツールを使った効率化についてご紹介していきます。
目次
納期管理とは
納期管理とは、顧客から要求された納期で仕事を完成させるため、進行状況などのプロジェクト管理をすることをいいます。
納期に間に合わないと、顧客からの信頼を失い会社の利益も下がってしまいます。納期管理は、ビジネスにおいて非常に重要です。
納期管理における遅延の課題
納期管理がうまくいかず遅延が発生してしまうと、顧客からの信頼を失ってしまいます。納期管理が遅れてしまう理由は、いくつかあります。「許容範囲以上に納期を作ってしまった」「極端に納期が短い」「不良品が出てしまった」「外注が遅れている」などが代表的な遅延の原因として挙げられます。
納期管理の改善方法
納期管理の改善方法としてまず挙げられるのが、組織をあげた意識改革にあります。では、具体的にはどのようなものなのか、以下にご紹介していきます。
無理や無駄をなくす
納期の無理や無駄を失くすために意識するのが「4M」です。「Man」「Machine」「Material」「Method」の4つのMを取ったものです。特に製造業など製品を作る際に意識しておくことが、無理や無駄の防止につながります。では、4Mについてそれぞれ詳しく見ていきましょう。
まず「Man」は作業従事者を意味します。作業従事者が代わるときに、プロジェクト内容の一部が変更になる可能性があります。その際に、外注などとの兼ね合いでトラブルが発生しないよう気を付けましょう。
「Machine」は機械を意味しますが、仕事で使う機材や設備にも当てはまります。プロジェクトで使用する設備が新しくなったり、メンテナンスで稼働状況が変更したりする際に気を付けなければなりません。
「Material」は材料を意味します。仕事に必要な資料や原材料といったものが変更になる場合は、気を付けなければいけません。
「Method」は、プロジェクトの業務内容や進行方法が変更になったときに、気を付けなければなりません。
以上は、納期管理の際に、特に外注とのやり取りで気を付けなければならないことだといえます。外注が変わっても、顧客の要求する納期に合わせられるよう、意識していく必要があるということです。
生産性を上げる
納期管理で重要なのは、生産性を上げることです。生産性を上げる＝対応可能な業務量が増えるので、納期までのプロジェクトにも余裕が生まれます。ここで意識していくのが「整理」「整頓」「清潔」「清掃」「躾」の「5S」です。5Sは、以下の通りです。
整理｜仕事において必要ないものを片づける
整頓｜仕事に必要なものをすぐに取り出せる状態を作る
清潔｜整理整頓を常日頃から行うように心掛ける
清掃｜デスク周りやオフィス全体を掃除して、常に清潔に保つ
躾｜社内全体にこれらの4Sを浸透させる
とにかく社内のものを減らすだけに見えますが、納期管理においては余計なものがあるとわかりにくくなってしまうため、非常に重要な作業なのです。
QCDSを意識する
「Quality」「Cost」「Delivery」「Safety」の頭文字をとったQCDSを意識することも重要です。このQCDSも、特に製造業で活用されています。それぞれ詳しく見ていきましょう。
Quality（品質）｜プロジェクトの欠陥を防ぎ、高クオリティでの納品を目指す
Cost（コスト）｜プロジェクトにおける予算などを計上する
Delivery（納期）｜品質やコストを見積もったうえで納期管理をする
Safety(安全性)｜これらを考慮したうえで安全対策に努める
製造業に有効な納期管理の方法ですが、他の業種でも参考になるものがあるのではないでしょうか。
ITツール導入による改善方法
ITツールという便利なツールがあります。ITツールは、仕事の業務効率化を目的としたインターネット上のツールです。
スケジュール管理や情報共有の活性化をはじめとして、納期管理にも活用できる機能を備えています。スマホなどパソコン以外のデバイスでも使用でき、簡単な操作で使いこなせるのも特徴です。
ここからは、ITツールを使った納期管理についてご紹介していきます。
納期管理に役立つITツールの主な機能
納期管理にITツールを活用する場合には、どのような機能があるのでしょうか。
ビジネスカレンダー
社内での打ち合わせや予定の検索、外部連携などを行います。プロジェクトの予定を共有したり、外注とのやり取りを連携することで、納期管理においても役立つでしょう。
日程調整
取引先との打ち合わせなど、日程調整も可能です。プロジェクト進行状況について顧客と入念に情報共有することで、納期管理における認識のズレをなくします。
ITツールを導入するメリット
ITツールを導入することで最も改善される部分は、スケジュール管理や情報共有が容易になることです。それが結果的に、納期管理の情報共有にもつながります。業務が効率化されてやるべきことがクリアになれば、納期までにやるべきことが見えてくるのです。
ITツールを選ぶ際のポイント
ITツールを選ぶ際のポイントについてご紹介していきます。
クラウド型
ITツールには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型では、ITツール会社のシステムをインターネットを介して利用します。一方オンプレミス型では、自社でITツールのシステムを構築し運営します。
クラウド型は、導入後すぐに機能が使えるなど、導入までの期間が短いことが特徴です。また、従業員1人あたり数百円など、会社の規模に合わせてコストを調節できるのも利点です。
一方オンプレミス型は、自社でサーバーを構築する必要があります。導入までの期間が長く、システム担当者などを置く必要もあります。セキュリティ面においてはオンプレミス型の方が強力ですが、クラウド型のセキュリティが脆弱というわけではありません。
双方ともに利点がありますが、最近はその利便性からかクラウド型を選ぶ企業が増えているようです。
コスト
ITツールを導入する際は、コストも重要です。先に少し述べましたが、コスト面で余裕が無い場合、オンプレミス型を採用するのは難しいです。
クラウド型のITツールでは、必要な機能ごとに料金を加算していくシステムなので、必要以上にコストがかさむ心配はありません。コストを最小限に抑えたいという企業にとっては、クラウド型を採用した方がよいでしょう。
サポート体制
ITツールを導入したての頃は、わからないことが出てくるかもしれません。その際にすぐに問い合わせができると便利です。そのため、レスポンスが早い、カスタマーセンターがあるなど、サポート体制が万全なITツールを選ぶと良いでしょう。
まとめ｜納期管理はITツールで改善しましょう
納期管理を手っ取り早く効率化するには、意識改革も大切ですが、やはりITツールを使うのが一番です。社内での情報共有を強化することで、納期を見逃すということを事前に防ぎましょう。
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