こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
公務で多くの責任を担い、管理職という立場に立つことの多い公務員の方は、マネジメント能力がとりわけ必要とされる職業です。
マネジメント能力の基本はコミュニケーションです。基本のコミュニケーションを身につければ、時代のニーズの最先端を行き、民間会社を牽引するためにマネジメント能力を向上させることができます。
今回は、マネジメント能力に必要なコミュニケーション能力と具体的に必要なマネジメント能力についてご紹介します。
目次
公務員にマネジメント能力が必要なのはなぜ？
公務員はさまざまな働きがあり、民間とは違う業種や多くの選択肢があります。とりわけ公務員の仕事は一人で行う仕事よりも複数人のチームが構成されていることが多く、チーム内でより多くのことを成し遂げることが求められています。
社会の最前線で働く管理職の人の公務の責任は大きいものです。管理職の立場にある人は働き方の多様化や意識変化のある中、限られた人やモノという資源を効率的に活用する必要があります。
そのために必要となるのがマネジメント能力です。公務員のマネジメントについては、内閣官房内閣人事局が発行している国家公務員のためのマネジメントテキストという資料が参考となるでしょう。
＊参考 内閣官房内閣人事局｜国家公務員のための マネジメントテキスト
働き方の多様化
公務員という職種は、男性職員が多くなってしまうような環境がありました。しかし、今は女性職員の増加もみられるようになっています。その結果、子育ての両立、時短勤務、男性の育児休暇など働き方が多様化しています。
また、高齢化の進む現在は介護と仕事の両立も大きな課題となっていて、主要な働き世代とされている40代から50代の公務員も介護の問題を抱えています。そのため、職場における配慮が欠かせません。
ワーク・ライフ・バランスに対する意識の変化
公務員の働き方の多様化に最も影響を与えたのは新型コロナウイルス感染症の拡大でしょう。新型コロナウイルスの感染拡大は、自分の仕事や自分の生活とは何かを見直す大きなきっかけになりました。
家族や趣味などのプライベートを大切にしたいという傾向から、仕事とプライベートとのワーク・ライフ・バランスの比率が変化してきたといえます。個人のワーク・ライフ・バランスへの配慮を示しつつ、その中ですべきことをやり遂げるのにはマネジメント能力が必要になってきます。
マネジメントの基本はコミュニケーション能力
公務員のみならず、マネジメントの基本はコミュニケーション能力です。チーム内の円滑なコミュニケーションからなる信頼関係が仕事を成功させていくには必要不可欠です。
コミュニケーション能力が、マネジメント能力にどのように影響を与えるのか考えてみましょう。
対話で変わる職場環境
単なる会話が、良いコミュニケーションというわけではありません。連絡は取っても、相手の業務への関心はなく、サポートもしないという状況ではそのコミュニケーションは意味をなさないのです。
良いコミュニケーションが取れていると、以下の状態となります。これは個人の働きやすさにもつながり、チーム全体が成果を上げることにつながります。
- ミスがあっても迅速な対応ができる
- お互いサポートし合って業務が円滑に進む
- 家庭事情などや個人的な状況の悩みを相談できて、時短勤務や分担見直しなどの配慮ができる
一対一で行う対話は非常に効果的です。管理職にある人は、新卒の部下や移動したばかりの部下ととりわけ多くのコミュニケーションをとることで良いマネジメントを行えます。
まずは日程を取り分けて話すテーマを決めます。テーマを前もって決めておけば、部下に話させやすい環境を作ることができるからです。チーム内の良いコミュニケーションは良い職場環境に直接つながります。
話してもらえる聞き方
相手に話してもらうには良い聞き方が欠かせません。良い聞き方とは、相手の話すことを否定せずに、耳だけではなく思いも傾けて丁寧に聞くことです。
話を途中で遮ったり、不機嫌そうな態度で聞いたりしないようにします。話を聞く目的は相手との信頼関係を築くことなので、先入観を持つことのないようにするのは大切です。
最後まで話を聞き、話している相手の顔をよく見るようにしましょう。声のトーンや大きさも、会話にとって大切な一部です。
またどこで話を聞くのかによって、相手の話を本当に聞きたいと思っているかを示せます。相手にとって話しやすい状況になり、理解してもらえているという信頼につながるように、相手が落ち着ける場所や比較的静かな場所を選ぶといいでしょう。
聞いてもらえる話し方
自分を知ってもらうことは信頼関係の第一歩です。相手のことがわからないと話しにくいこともあることでしょう。休憩時間や隙間時間に、自分の思っていることや感じていることを気軽に話すことで、自分のことを知ってもらえます。
業務についての話をするときは、成功例ばかりではなく失敗体験も話してみることは大切です。失敗体験を話すことによって相手を信頼していることが伝わりますし、失敗しても大丈夫だと相手を励ますこともできます。
もちろん一方的に話をするだけにならないように、良い聞き手になることが非常に大切です。
公務員に必要なマネジメント能力とは？
業務が多岐にわたる中で、重要な仕事を行う公務員にはマネジメント能力が求められます。とりわけ管理職になっている公務員の立場の人は、業務の目標を達成するだけではなく人材を育てるという役割もあります。
つまり、業務をマネジメントすることと人材をマネジメントすることの2つの能力が欠かせません。詳しくみていくことにしましょう。
業務を達成するマネジメント
公務員の中でも取り分け管理職にいる人は、この業務マネジメント能力が欠かせません。業務目標を達成するために必要なマネジメントは、具体的に4つの点があります。
- やるべき仕事かどうか決定する
- 誰が何をどこまでやるべきか決定する
- 業務の進捗状況を把握しサポートする
- 結果を確認する
チーム全体が業務達成という目標に向かって進んでいくために、仕事を見極めるのは管理職の最も大切なマネジメントの仕事です。業務達成のためにやるべき仕事がある一方で、やめる必要がある仕事もあるからです。
最終的な業務達成の目標のために、今やっていることが必要なことなのかどうかを見極める必要があります。
業務の見直しには人員や時間や予算などのコストを見直すことも含まれています。定期的に見直すことによって目標達成まで効率的に仕事を行えます。
さらに、やるべき仕事が決まったら誰が何をどこまでやるべきかを考える必要があります。そのために今まで考えてきたコミュニケーション能力がマネジメントに活かされるはずです。
その業務の重要性や期限とその理由などを具体的に伝えると、チーム全体で業務を共有化しトラブル対応しやすい状況を作れます。
中間報告などで業務の進捗状況を把握することも業務マネジメントにおいて大切なことの一つです。部下が迷っていたりつまずいていたりすることがあれば即座にサポートでき、場合によっては業務分担の調整を行うこともできます。
仕事を任せるということは丸投げすることではありません。部下が問題を抱えたときに積極的に相談できる環境があれば、結果的に業務達成という目標に近づくことになります。
業務が達成できた際は、一人ひとりのロープを労い振り返りを行うことが大切です。次に活かせる反省点を見つけられたら、チーム全体でスキルアップできます。
一人ひとりの能力を活かすマネジメント
人材マネジメントは一人ひとりの能力を活かすマネジメントです。中長期的な視点で組織を支える人材を育て上げるマネジメントに取り組むことは、管理職の本来の業務でもあり大切な仕事です。
しかし実際には、目の前の業務で手一杯になり人材マネジメントに取り組むことができない、という管理職の方も多いでしょう。そういった環境の中でも部下を育て上げることが、人材マネジメント能力といえます。
部下の成長をサポートするために必要なのは、業務への納得感ややりがいを感じてもらうことと大きく関係しています。
まずは一緒に目標を設定してその目標達成を共に喜び、今度は自分で見直し点を見つけていけるような人材に育て上げる必要があります。部下の成長を褒めてモチベーションを向上させることも大切です。
正しい答えを与える指導という教え方から、部下自ら考えて動けるようにサポートするという意識変化も人材マネジメントには欠かせません。
マネジメントから生まれる公務員の理想のワークスタイル
公務員には、やりがいのある仕事に挑戦していく高い意欲が求められます。このモチベーションを保つためにもマネジメントは必要不可欠です。
一体、理想のワークスタイルとは一体どのようなものでしょうか。簡単にいうとモチベーションが上がることでアイデアが生まれ、そのアイデアによって成果が出るとさらにモチベーションが上がっていくという流れです。
一人ひとりのモチベーションが高い状態が保たれるのが、仕事をしていくうえで最も重要なことです。それには挑戦できる環境と挑戦の成果を正しく評価してもらえることが大切になってきます。
理想のワークスタイルを実現させる業務効率化とは？
理想のワークスタイルを実現させるためには、今まで当たり前と思っていた業務の見直しが欠かせません。潜在的な「無駄」がどこかに隠れていないか整理していくことは、非常に大切です。
- 無駄な紙をなくすペーパーレスの導入
- 無駄な会議を減らすシステムの変更
- 無駄な残業をなくす日程の共有
- 無駄な机をなくすテレワークの導入
- 無駄な管理をなくすファイリングシステムの活用
- 無駄な業務をなくす定形業務の見直し
このように日々の業務の中には、さらに効率化できる要素が隠れていることがあります。業務のマニュアル化やICT化の導入によって、今まで常識としていた仕事のやり方を見直せるかもしれません。
まとめ｜マネジメント能力の向上は公務員の働く環境を守ることにつながる
社会を担う公務員にとってマネジメント能力を身につけることは非常に重要です。マネジメント能力を身につければ、時代の変化に合わせた働き方や職場内の環境への意識変化に対応することができるようになるでしょう。
マネジメント能力は職場環境を見直し、公務員としての責任や務めにやりがいや達成感を得ることにも役立ちます。これからも高い志を持って、更なる挑戦ができる環境を作っていくことが大切です。
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