こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
介護現場で業務効率化を検討しているのであれば、カレンダーアプリを導入してみてはいかがでしょうか。職員同士が簡単にスケジュールを共有できるようになり、ミスも減らせるようになります。
この記事では介護現場でカレンダーアプリを導入するメリットとデメリットを解説します。
記事の最後に介護向けカレンダーアプリを具体的に紹介しているので、ぜひアプリ選びの参考にしてみてください。
目次
介護現場でカレンダーアプリを使うメリット
日本は超高齢化社会に突入し、介護業界の需要はますます高まっています。その一方で介護業界は人手不足に直面しており、労働環境も過酷です。2022年の介護労働安定センターによる介護労働実態調査では、人手不足を感じる事業所が66.3％を占めました。
介護現場での労働環境を好転させるには、業務効率化が重要です。しかし、介護現場ではいまだに手書きやExcelを使用している現場も珍しくありません。手書きなどの作業は時間がかかるだけではなく、ミスも発生しやすくなります。
そこでオススメなのがカレンダーアプリの導入です。アプリを導入すると、手書きなどで生じる課題を解消でき、業務効率化が図れます。ここでは介護現場でカレンダーアプリを使うメリットとして、以下の4つを紹介します。
- 手書きよりも習慣化できる
- 他人とスケジュールの共有・調整ができる
- スケジュールを整理しやすい
- リマインダー機能がある
＊参考 介護労働実態調査｜公益財団法人 介護労働安定センター
手書きよりも習慣化できる
カレンダーアプリは手書きと比べると、習慣化しやすい特徴があります。手帳よりもアプリのほうが携帯性に優れており、スマホがあれば場所を選ばず使用できます。
カレンダーアプリはスケジュールを書き込みやすいように作られているため、慣れれば快適に操作できるでしょう。
また手帳は携帯し忘れる可能性がありますが、アプリは携帯し忘れるリスクも最小限に抑えられます。たとえスマホを忘れたとしても、別の端末からスケジュールを書き込んだり確認したりすることも可能です。
常にスケジュールを編集できる環境にあるので、スケジュール管理を習慣化しやすいでしょう。
他人とスケジュールの共有・調整ができる
手書きでのカレンダーと違い、カレンダーアプリはスケジュールの共有が簡単にできます。ホワイトボードに全員分のスケジュールを記入したり、手帳に転記する必要もありません。スペースに限りもないので、必要なすべての情報を書き込めます。
どこでもスケジュールの変更・追加ができるのも、介護現場では大きなメリットです。多くのアプリはスマホに対応しているので、その場でリアルタイムに情報を更新できます。仮のスケジュールを書き込むことで日程の調整もしやすくなるでしょう。
またスケジュールを共有するメンバーも指定できます。働く環境に合わせてカスタマイズすれば、効率的に業務を進められるでしょう。
スケジュールを整理しやすい
カレンダーに手書きでスケジュールを記入していくと、情報が増えるにつれて文字が多くなり、カレンダーが見にくくなります。二重線などの訂正がいくつも入ると、スケジュールを把握するのに苦労し、ミスが生まれることもあるでしょう。
アプリを使用すれば、スケジュールが読みにくくなる心配もなく、最新の情報をいつでも把握できます。丁寧にスケジュールを書き込めば、忙しいときも着実に業務を進められるでしょう。
リマインダー機能がある
カレンダーアプリにはリマインダー機能があります。介護現場で急用が入ったりトラブルが発生したりすると、今まで覚えていたスケジュールを忘れてしまうこともあるでしょう。
そのようなときにリマインダーを設定していれば、開始前に通知が届くので、スケジュールを忘れる心配がありません。
リマインダーは
- 忘れ物のチェックをしたいとき
- 前もって資料を確認したいとき
- 定期的な業務をおこなうとき
などのさまざまなシーンに合わせて設定できます。リマインダー機能を上手に使うことで、スケジュール管理がより効率的になります。
介護現場でカレンダーアプリを使うデメリット
カレンダーアプリの使用には多くのメリットがありますが、デメリットもあります。具体的には、以下のようなデメリットがあるでしょう。
- 自由度が低い
- インターネット環境が必要
- データ紛失の可能性
自由度が低い
カレンダーアプリはスケジュール管理がしやすく設計されているものが多く、自由度は高くありません。利用者や介護業務についての簡単なメモなどを書きたい場合は、手書きのカレンダーのほうが便利に感じることがあるかもしれません。
インターネット環境が必要
カレンダーアプリの多くは、インターネット環境が必要です。オフラインでは作業できないものも多いため、通信トラブルが起こったりネット環境が整っていなかったりすると、スケジュールを確認できない恐れがあります。
データ紛失の可能性
デバイスに保存しているカレンダーアプリを使用すると、デバイスが故障したときにデータを紛失する恐れがあります。カレンダーアプリを使用する際には、クラウド上で保存されているものを選びましょう。
介護向けカレンダーアプリの選び方
介護向けカレンダーアプリを選ぶには、それぞれの環境に合ったものを選ぶことが大切です。以下の3つの選び方を参考にして、導入を検討してみてください。
- 目的に合わせて選ぶ
- 使いやすさを重視する
- 導入実績を参考にする
目的に合わせて選ぶ
まずはカレンダーアプリをどのような目的で使用するのかを決めましょう。シンプルにカレンダー機能があればいいのか、その他の機能も充実させたいのか、必要な機能を把握することが大切です。具体的には、カレンダー機能の他に、
- チャット
- 通話
- ビデオ
- 掲示板
- タスク
- メール
- サーバー
などの機能を検討するといいでしょう。アプリはできる限りひとつにまとめたほうが、業務が効率的になります。
たとえばクロジカが提供しているスケジュール管理クラウドでは、スケジュール管理の他に、チャットやワークフロー、出欠確認などの機能を備えています。
使いやすさを重視する
介護現場はアナログな現場も少なくなく、アプリの操作に不慣れな人もいます。「令和4年度介護労働実態調査結果」によると、介護職に従事する職員の平均年齢は48歳です。
多くの職員はITに強くないと言えるでしょう。アプリの導入がスムーズに進むように、職員へのリサーチを忘れないようにしましょう。
カレンダーアプリは無料で試せるものが多くあります。いくつかを実際に試して、使いやすさを比較するといいでしょう。
＊参考 令和4年度介護労働実態調査結果｜公益財団法人 介護労働安定センター
導入実績を参考にする
導入実績が豊富なアプリは、ユーザーが使いやすいように改良を重ねています。またさまざまな環境で使用できるように設計されているので、多くの企業にマッチしやすいでしょう。
社外との利用も検討しているのであれば、実績豊富なアプリを選んだほうが、利用するハードルも下がります。
インターネットで検索をすれば、アプリの使い方についての記事が豊富に見つかります。デジタル化に不安がある場合も、導入実績が豊富なアプリを選ぶといいでしょう。
介護現場に適したカレンダーアプリ2選
ここでは介護現場に適したカレンダーアプリを2つ紹介します。それぞれの環境にあったアプリを検討するとよいでしょう。導入に失敗しないためにも、まずは仮運用で試すことをオススメします。
グループのスケジュール管理に便利｜TimeTree
グループでのスケジュール管理がスムーズにできるように設計されているのが、TimeTreeです。用途に応じて複数の共有カレンダーを作成でき、共有カレンダーごとにプロフィールを設定できます。
ラベル機能でスケジュールごとに色分けができるので、感覚的に予定を把握できるのも特徴です。
スマホへの通知機能によって、メンバーがどのような動きをしているのかもわかりやすくなっています。ただし、通知が多すぎて、業務が非効率になる恐れもあります。
「自分が参加している予定のみ通知」する機能もあるので、必要に応じて利用するといいでしょう。
TimeTreeは予定の中に、チャット機能が備わっています。別のツールを開くことなくその場でチャットができるので、コミュニケーションもスムーズにとれるでしょう。
シフト管理に特化｜シフトボード
シフト管理に特化したい場合は、シフトボードを検討してみてはいかがでしょうか。シフトボードはスタッフ用に開発されたアプリで、シフト管理サービスのAirシフトと連携することで、シフト管理がスムーズにおこなえます。
アプリで希望シフトを提出できるので、シフト作成者はシフト作成時間を削減でき、転記ミスも防げます。シフトが決まれば自動的に反映されるため、スタッフにシフトを伝える手間もかかりません。
またアプリ内にチャット機能もついています。シフトの急な調整や連絡が必要な場合も、連携をとりやすいでしょう。
シフトボードはあくまでシフト管理のためのアプリです。スケジュール管理などの機能も使いたい場合は、別のアプリと併用しましょう。
まとめ｜介護現場でカレンダーアプリを導入しよう
カレンダーアプリを導入すれば、スケジュール管理がスムーズにでき、業務効率化がはかれます。介護職員は介護本来の業務に集中できるようになるので、介護の質も向上するでしょう。顧客満足度が高まれば、経営にもプラスの影響が期待できます。
介護業界の労働環境を改善するために、カレンダーアプリは導入すべきツールのひとつです。それぞれに必要な機能を検討し、最適なカレンダーアプリを導入してみてはいかがでしょうか。
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