こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業務を円滑に進めるうえでスケジュールを共有することは非常に重要です。
以前はホワイトボードや手帳などに予定を記入したり、エクセル等で簡易的な予定表を作成し社内に配布するという方法が一般的なスケジュール共有方法でした。
しかし近年はその便利さから、カレンダーツールを使いクラウド上※でスケジュール共有を行う企業が増えてきています。
※クラウドとは？
ネットワーク経由でユーザーにサービスを提供すること。
これまではパソコンやスマートフォンに保存しないと使用できなかったものが、
インターネットを通じて使用できるようになります。
DropboxやGmailなどもクラウドサービスです。
こちらを読まれる方はカレンダーツールでのスケジュール共有に興味がある方かと思いますので、今回はクラウド型のものを中心に、以下の2つのテーマでお話したいと思います。
・カレンダーツールでスケジュール共有をするメリット・デメリット
・カレンダーツールを導入する際の注意点
ツールの導入をお考えの方にとって少しでも参考になれたら幸いです。
目次
カレンダーツールでスケジュール共有をするメリット
メンバー間の連携が取りやすくなる
カレンダーツールの場合、メンバーの登録さえしていれば「誰」が「いつ」「どこ」で「何を」しているか？という詳細な情報を瞬時に把握・共有することが可能です。
人数が多い場合は乱雑になる可能性がありますが、そういう場合は「A事業部」「B事業部」といったようにグループ分けをし、自分が所属しているチームだけのスケジュールを表示させることで自分にとっては必要のない情報を遮断することもできます。
また「自分とAさんとBさんの3人で会議を行いたい」といった場合でも、その3人の共通の空き時間をすぐに確認することが可能です。「会議室」や「休憩室」といった施設もカレンダーに登録できるので、施設の利用が被ってしまうミスを減らすことができます。
場所や時間、デバイスを問わず予定の追加・確認ができる
これはクラウドサービスならではの強みのひとつです。
紙やホワイトボード、自社のPCだけでしか利用できない特定の場所や時間でないと使用できないツールと違い、インターネットさえ繋がる環境であれば「いつでも」「どこにいても」PCやスマートフォンなどで情報の更新が可能です。
そのため、外出中に急に予定が変更してもその場ですぐに社内にスケジュールを共有することができます。
メンバー全員がお互いの予定を確認できる
社内で自分だけ参加する予定があった場合、万が一その予定を忘れていたら大変なことになってしまいますよね。
カレンダーツールではチーム全員の予定が可視化され、常に各々の業務をチェックし合える状況にあるため、周囲からの声がけでタスク期限を忘れたり、ダブルブッキングといったミスを未然に防止することが可能です。
追記や削除が簡単
予定に何らかの変更があった場合でも、すぐにスケジュールを追記したり削除することが可能です。
他人の予定を変更できるのは基本的には「管理権限を付与されているメンバー」に限ります。なので数人の管理者を決めてしまえば、誰かが勝手にスケジュールの変更や削除をしてしまうような混乱を招くことはありません。
カレンダーツールは管理者権限があるものがほとんどかと思いますが、導入する前に確認しておく重要なポイントのひとつです。
直前のアラーム通知でうっかり忘れることを減らす
予定が開始する5分前や30分前など、任意の時間にアラーム通知が来るように設定できるためうっかり予定を忘れてしまうことを防ぎます。
ツールによっては他のチャットツールと同期しているものもあり、普段使っているチャットツールを開くだけで次の予定を把握することも可能です。
カレンダーツールのデメリット
コストがかかる
クラウド型のカレンダーツールの場合、毎月決まった使用料金を支払うという、いわゆるサブスクリプションモデルのものがほとんどです。ほとんどのツールは会社単位ではなく社員単位での請求で、社員1人につき数百円ほどコストがかかります。社員数が少なかったとしても、何年も使う可能性があると考えた場合決して無視できるような金額ではありません。
またオンプレミス型と呼ばれる自社の環境（自社PCなど）にツールを設置するの形式の場合、クラウド型のように継続したコストがかからない代わりに初期費用がかなり高額になり、さらに他のデバイスで確認することが困難になります。
どうしてもコストをかけられない…という場合は無料のツールを検討しましょう。しかし無料ツール（もしくはフリープランがあるツール）は人数に制限があり大人数の使用に適していない、痒いところに手が届かない、サポートがないといったデメリットもあります。一度数人で試してみて、組織に合った運用ができるか確認することをオススメします。
情報量の多さから情報を見逃す可能性がある
大勢が簡単にスケジュールをいくらでも共有できるというのは非常に便利な反面、その情報量の多さが仇となり重要な情報が気付かれず埋もれてしまう危険性があります。（FacebookやTwitter、Lineなどに多くの友人がいる場合、タイムラインに情報があふれてしまうような状態に近いです。）
共有前にそもそも全員に共有する必要がある情報かどうかを考えるようにし、細かいグループ分けをしたり、相互の確認を怠らないようにするといった意識のすり合わせが必要になってきます。
インターネットが繋がらない環境では使用できない
先ほどメリットの部分で「インターネットさえ繋がる環境であればいつでも、どこでも使える」とありましたが、逆に言うとインターネットが繋がらない環境では使うことができないということでもあります。
電波の関係上インターネットが繋がらないのは外出中が多いかと思いますので、あらかじめ通信状態は把握しておいた方がよいでしょう。
メリットが薄いと感じるなら無理して使う必要はない
この記事は組織が効率的に動けるための1つの要素としてカレンダーツールを紹介していますが、スケジュール共有は目的ではなくあくまで手段なので、全組織に絶対に必要かというと必ずしもそうではないと思っています。
アナログ＝非効率ということでもなく、長年培ってきた効率的な動きが習慣化されているということでもあり、それがベストということもあると思います。
まだツールの導入を迷っている場合は、先ほどのメリットデメリットを読んでいただいたうえで以下の2点について考えてみると良いかと思います。
・前述したメリットで自社の課題が解決するか？
・その課題はデメリットを考慮しても解決すべき課題か？
カレンダーツール以外にも言えることですが、重要なのはツールを導入することではなく、ツールで目的を達成することなので、自社の課題と照らし合わせながら考えてみましょう。
カレンダーツールを選ぶ際のポイント
カレンダーツールは営業やバックオフィス等に特化しているツールとは違い、組織のほぼ全員が使用するものです。そのためツールの選定者はできるだけ組織のメンバーが使いやすいツールを選ぶ必要があります。
その際に以下のようなポイントを意識することで組織に合ったツールを選ぶことができると思いますので、参考にしてみてください。
操作しやすいか
普段から色んなツールを使っている方にとっては簡単な操作で使いやすいと感じても、他のメンバーもそう感じるかは分かりません。
カレンダーツールをよく使用する可能性があるメンバー（営業や人事、各事業の責任者など）のITレベルに合わせてツールを選ぶようにしましょう。
特に海外性のカレンダーはある程度ツール慣れしている人向けなものも多く、難しすぎると感じる方も少なくないようなので、よりシンプルなものが良いかもしれません。
業務内容にあった設定ができるか
カレンダーツールはただスケジュールを登録するだけでなく、備考欄にスケジュールの詳細を書き込めたり、定例会議の繰り返し登録ができるものもあります
社内の業務や習慣をストレスなくツールに落とし込めるかという部分も判断基準にすると、導入後により多くの社員に使ってもらえる可能性が高まります。
頻繁にアップデートされているか
カレンダツールに限りませんが、ツールを使っていると「こういう機能があればなぁ」と思うことがあったり、社内からそういう声が出てくることは珍しくありません。
その場合ツールの運営会社に要望を送ることで希望した機能が追加されることがあります。公式サイト内でアップデート情報を確認することが出来るので、そちらの内容や頻度なども参考にしてみても良いかもしれません。
サポート体制が整っているか
ツールの使い方が分からない時や、バグで機能が使用できなくなった際にいち早く・丁寧に対応してくれるかどうかも大きな判断基準になるかと思います
契約前にはなかなか分かることではありませんが、導入前に一度些細なことでも良いので質問してみてください。
その際の対応速度や内容など、サポート対応に満足できたかどうかも判断材料になるのではないでしょうか。
この点でいうと海外ツールよりは国産ツールの方が安心感はあるかもしれません。
実際にトライアルをしてみよう
ある程度使ってみたいツールが決まったら早速トライアルで操作感を試してみましょう。その際に可能であれば協力してくれるメンバーを見つけて複数人で運用すると良いでしょう。
ツールの機能面はもちろん「クセ」や「使い心地」も素早く把握できます。
毎日チェックするであろうツールですので、使いにくいと数人が感じるツールは見送った方が賢明かもしれません。
まとめ
カレンダーツール でスケジュール共有をすることで、組織内での意思疎通が円滑になるばかりでなく、これまで気にせず行っていた小さな「ムダ」の積み重ねをなくすことができます。
カレンダーツール はITツールの中でも安価であり、直接売上に影響がでるものはないので局地的に導入することは比較的簡単です。ぜひ小規模でもお試しで導入してみてはいかがでしょうか。
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