こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業務効率化には数々の手法がありますが、そのうちの一つが社内コミュニケーションの合理化です。情報共有を行うツールとして今まではメールが主なツールでしたが、ITが進化した現在ではビジネスチャットの普及が進んでいます。
この記事では、そんなビジネスチャットを使った効率化で生産性を上げる方法や基本の機能、うまく活用するための注意点などを紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
目次
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、ビジネスにおけるコミュニケーションツールのことです。今まで社内で情報共有を行う場合、対面で書類のやりとりを行ったり、該当者へ回覧をしたり、口頭での伝聞、社内掲示板への情報掲示、メールでのコミュニケーションなどが行われてきました。
これらは情報を伝達するには多くの時間がかかり、非効率な方法でした。しかしビジネスチャットは情報伝達・管理機能に優れており、業務に役立つ機能が搭載されていることから、社内におけるコミュニケーションの新しいツールとして普及が進んでいます。
ビジネスチャットの普及が増える5つの理由
在宅勤務の急増
働き方改革・副業の推奨・新型コロナウイルスなどの影響により、時間と場所を選ばない柔軟な働き方が注目を集め、多くの企業がテレワークを導入するようになりました。
テレワークの導入に伴い、円滑な連絡手段として注目されたのがビジネスチャットです。セキュリティの高さ・スムーズな情報共有・ビデオ会議機能など、テレワークを導入するうえで必要とされる機能が集約されています。
ペーパーレス化によるデジタル時代
アナログからデジタル化への取り組みが進められている中で、ペーパーレス化は避けては通れない課題の一つです。紙や印刷、人手などのコスト削減が期待できるうえに、資料の閲覧や検索が簡単に行えるツールとしてビジネスチャットの導入が進められました。
リアルタイムで情報共有
既存のメール機能と比べてビジネスチャットは、よりリアルタイムの情報共有が可能になり、さまざまな業種で導入されるようになりました。
グループ・チーム・プロジェクトなど、グループごとにチャットができるところもビジネスチャットが導入される理由の一つです。
各種業務先との連携
外部取引先と情報共有やファイル共有を行う際に、ビジネスチャットは有効です。ビジネスチャットは、IDやアカウント名でユーザーを検索したり、簡単な操作でグループチャットに招待したりすることが可能です。
ミーティングの日程調整や、資料の送付も簡単に行うことができます。個々のやりとりはもちろん、外注企業との円滑なコミュニケーションツールとしても活躍します。
社内コミュニケーションツール
チャット機能は、SNS感覚で手軽にやりとりができるため、幅広い層に人気があります。メールよりもすばやくファイル添付・情報共有・検索・履歴確認などができるため、業務効率アップにも期待できます。
絵文字やスタンプを使った簡易的な意思疎通ができるところも、ビジネスチャットの利用者が増える要因です。
ビジネスチャットの基本機能
ビジネスチャットの基本機能には、仕事を効率化する機能が搭載されています。ここでは特に使える優秀な機能を3つご紹介します。
チャット機能
まずはチャット機能です。メッセージを直感的な操作で簡単にやりとりすることができます。グループを作れば一対複数のチャットもスムーズに行えます。
また、ファイルの共有を行うことができるので、社内の部署やタスクごと、また社内だけでなく社外など、目的に応じたグループの中で必要データを添付すれば手軽に複数の相手へ情報伝達ができます。
タスク管理機能
スケジュール管理に必須のタスクをすばやく把握できます。個人のタスク内容や締め切りをスケジューリングするだけではなく、グループメンバー全員に共有や管理ができる機能です。個人と全体の業務状況が把握しやすくなり、相互フォローに入りやすくなります。
ビデオ・音声通話機能
ビデオ・音声通話機能を使えばリアルタイムで相手がその場にいるかのようにやりとりができます。インターネット環境があればどのような場所でも利用できるのが最大のメリットで、マルチデバイスに対応したツールであればPCだけではなく、スマートフォンでも参加が可能です。
会議中は、参加メンバーが互いの顔をみながら資料の画面共有や音声のやりとりができます。議事録もその場で作成し共有できてしまいます。
ビジネスチャットで生産性を上げる方法
情報共有のツールとしてまず浮かぶのはメールではないでしょうか。ビジネスにおけるメールのやりとりはビジネスメールといわれ、メールの送り方やマナー、文章のひな型、送信時間など一定のルールがあり、時間も手間もかかるものでした。
しかし、ビジネスチャットを使えば相手とのやりとりをとても効率的に行えます。ここでは具体的にどのような点を効率化でき、仕事の生産性を上げられるのか紹介していきます。
無駄な記録を省けて、労働コストが削減できる
ビジネスチャットは、メールで行えることはほとんど可能です。しかも、ビジネスメールのようなマナーにとらわれた形式は不要で、用件そのものを端的に伝えることができます。発信者も受け取り側もそれぞれが時間を取られることなく、作業時間を節約できます。
また、あらかじめグループやテーマを作った中でやりとりをすれば、議事録のようにわざわざやりとりした内容を記録して後で発信する必要がなく、そのままやりとりを残すことができ、あとから振り返るのも簡単です。
無駄なコミュニケーションが省けて、業務に集中できる
社内でも社外でも社員同士は対面せず気軽にコミュニケーションをとることができます。わざわざ時間をとって電話やメールをしなくても、チャットを使って確認したい内容を投げておけば、相手は時間があるときに返信してくれるため、どちらの時間も邪魔しません。
また、スマートフォンのアプリを入れておけば、外出先やテレワーク中でも手軽に会話ができるため相手とのコミュニケーションがとりやすいです。しかし、チャットのし過ぎは業務に集中できなくなるため、ある程度のルールは設けておいた方が良いでしょう。
無駄な情報共有を省けて、時間を節約できる
一斉に情報を社員へ共有したい場合、ビジネスチャット内に届けたい社員のグループを作り発信することで情報共有の時間と手間を短縮できます。
例えば、よく使う申請書の場所を誘導したり、パスワードロックがかかった場合の対処方法を掲載するなど、よくある質問に答えるグループに情報を掲載すれば即時に解決できます。また、同様に困った人がいれば、過去の記録をみて解決することも可能です。
ビジネスチャットを活用する注意点
ここまでビジネスチャットの活用方法を挙げてきましたが、うまく活用できないと社内に浸透しなかったり使いこなせなくなったりします。ビジネスチャットをうまく活用するための注意点を紹介します。
意思疎通が図りにくい
対面の場合、相手の表情や声色も重要な情報の一つとなりますが、ビジネスチャットはテキストから情報を読み解く必要があるため解釈が異なる場合もおこります。
この場合、チャットだけではなくビデオ通話機能も併用して使うことで、意思疎通を図るようにすると良いでしょう。
ツールを使うための教育が必要
ビジネスチャットを導入する場合、ツールを使うための教育が必要です。特定の社員しか利用しなかった場合、ビジネスチャットの効果を発揮できなくなります。
しかし、教育には時間もコストもかかります。できれば直感的な操作ができる簡単なツールを導入し、少ない教育で使えるようにしましょう。その後、使う機能や人数を拡大していくようにすると良いでしょう。
コミュニケーションの増減
チャット機能を使えば24時間いつでもコミュニケーションが取れる反面、必要なときにコミュニケーションをとれなかったり、逆に、過度にコミュニケーションを取りすぎてしまう状況に陥ります。
そのため、明確なルールとプライベートの区別が必要です。これにはツールを導入教育する際、利用目的と合わせてルールの提示も一緒に行うと良いでしょう。組織としてビジネスチャットをどう利用するのか、社員に明確に提示しておくようにしましょう。
情報を見落とす可能性がある
情報共有がいつでもどこでもできるということは、今まで以上の情報の多さで日々やりとりが行われることになります。その結果、必要な情報を見落とす可能性も考えられます。
このため重要なタスクや情報に管理担当者を設けることで見落としを防ぎましょう。タスク管理機能を使えば、アラートを出すことも可能です。
既存システムとの使い分けが難しい
社内ではメール以外にも社内掲示板や書類の回覧ルールなど、既存のシステム化されたルールがあるはずです。そのためビジネスチャットを導入する場合、ツールが浸透するまで既存のシステムと使い分ける手間が生じます。
最終的にビジネスチャットのみにすると業務が効率化されて生産性が高まりますが、それまではツールの使い分け方を明確にしたうえでラップ期間（併用期間）を設けるようにしましょう。
まとめ｜ビジネスチャットを使えば仕事が効率化して生産性が上がる
ビジネスチャットの導入には数多くのメリットが存在します。そのため上手にビジネスチャットツールを導入できれば、仕事の効率化が図れて生産性も高まります。ただし、導入に失敗してしまうと業務が増えて逆効果になってしまいます。
ビジネスチャットをうまく活用して、業務効率を上げ、生産性を上げましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
