こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
社内や取引先との連絡手段は、電話・メール・メモ・口頭の連絡が一般的でした。近年では、社内外業務の効率化を目的にビジネスチャットを導入する企業が増えています。
「そもそもビジネスチャットって何？」「ビジネスチャットの導入で得られる効果は？」という疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。本記事では、ビジネスチャットについての概要から普及率が増えている理由、ビジネスチャットの導入で得られる効果についてご紹介していきます。
ビジネスチャットについて理解を深め、自社に導入するか否かを検討してみてはいかがでしょうか。
目次
上昇するビジネスチャット市場の推移
ビジネスチャット市場は、2019年度の売上高は前年比率41.6％増の105億円という結果に終わりました。今後の市場規模は右肩上がりと予想され、2024年には、280億円を超える市場規模になると予想されています。
さらに、コロナウイルスの影響により、ビジネスチャットの利便性が証明され、社内のデジタル化の一歩として導入する企業も少なくありません。利用者が拡大したことを加味すると予想をはるかに超える市場売上高が期待できます。
＊参考 ITR Market View：ビジネスチャット市場2020
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、オフィス業務の業務効率化を目的にさまざまな機能が集約化されているツールです。
ビジネス利用に特化した機能が備わっており、日々の業務連絡はもちろん、社内外のコミュニケーションツールとしても利用できます。便利機能に加えてセキュリティ性が高いことから個人情報を多く扱う事業者にも安心してご利用いただけます。
ビジネスチャット普及率は？
ビジネスチャットの普及率の高さを証明したのが、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が調査した「大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査」です。
ビジネスチャットの普及率調査によると、約30％の大企業が社内の一部または全部でビジネスチャットを導入しています。
一方、先進国であるアメリカやイギリスなどのビジネスチャット導入率は50％を超えるデータがあります。言い換えると、日本のビジネスチャットの普及率は世界と比べてまだまだ伸びしろが大きいともいえます。デジタル化への取り組みやテレワーク導入企業の増加を考えれば、ビジネスチャット普及率も市場規模同様に増加していくことが予想されます。
ビジネスチャットの普及率が増える5つの理由
在宅勤務の急増
働き方改革・副業の推奨・新型コロナウイルスなどの影響により、時間と場所を選ばない柔軟な働き方が注目を集め、多くの企業がテレワークを導入するようになりました。
東京都の中小企業を対象としたテレワーク導入調査によると、コロナウイルス前後では35％以上テレワークが増加（コロナ前：約24％、コロナ後：約63％）しています。
テレワークの導入に伴い、円滑な連絡手段として注目されたのがビジネスチャットです。セキュリティの高さ・スムーズな情報共有・ビデオ会議機能など、テレワークを導入するうえで必要とされる機能が集約されています。
今後も働き方改革やテレワークの普及に伴い、ビジネスチャットの導入率も上がることが予想されます。
ペーパーレス化によるデジタル時代
アナログからデジタル化への取り組みが進められている中で、ペーパーレス化は避けては通れない課題の一つです。紙コスト・印刷コスト・人手コストの削減が期待できるうえに、資料の閲覧や検索が簡単に行えるツールとしてビジネスチャットの導入が進められました。
リアルタイムで情報共有
既存のメール機能と比べて、ビジネスチャットはよりリアルタイムな情報共有が可能になり、さまざまな業種で導入されるようになりました。
グループ・チーム・プロジェクトなど、グループごとにチャットができるところもビジネスチャットが導入される理由です。
各種業務先との連携
外部取引先と情報共有やファイル共有を行う際にも、ビジネスチャットは有効です。ビジネスチャットはIDやアカウント名から検索できて、簡単な操作でグループチャットに招待することが可能です。
個々のやりとりはもちろん、外注企業との円滑なコミュニケーションツールとしても活躍します。
社内コミュニケーションツール
チャット機能はSNS感覚で手軽にやりとりができるため、幅広い層に人気があります。メールよりすばやくファイル添付・情報共有・検索・履歴確認などが行えるため、業務効率のアップにも期待できます。
絵文字やスタンプを使った簡易的な意思疎通ができるところも、ビジネスチャットの利用者が増える要因です。
ビジネスチャットで得られる5つの導入効果
業務の効率化
ビジネスチャットは、簡単操作で音声データや画像、パワーポイント資料などをグループメンバーと共有できます。
個人間やチームごとに業務領域を設けて、情報共有できるのもビジネスチャットを導入するメリットです。
スムーズなコミュニケーション
ビジネスメールのように挨拶文やメールマナーを気にしなくていい分、手軽なやりとりができるところもビジネスチャットの魅力です。無駄なやりとりを一切なくし、結論ファーストのスムーズなやりとりを希望する企業にはおすすめのツールです。
高いセキュリティ
ビジネスチャットはアカウント権限やチャットログの管理ができるため、セキュリティ面でも高い評価を受けています。情報漏洩やデータ破損のリスクを最小限に抑えるツールをお探しの企業にはピッタリのツールです。
タスク管理
タスク管理とは、一つのプロジェクトフローを細かく分けて、作業単位として区切ったものをいいます。同じ意味としてToDo管理と呼ばれることもあります。タスク管理を行うことで、作業の進捗状況の把握に加えて、優先順位に沿った進め方ができるようになります。
タスクごとに納期を定めて担当者に振り分けることも可能なので、スケジュール管理として利用する企業も多いです。
伝達漏れの防止
ビジネスチャットでのやりとりは記録されており、過去のやり取りを見返すことも容易に行えます。確認したいワードや日付、相手の名前で検索すると、あっという間に確認できます。ビジネスチャットの導入で二重チェックや伝達漏れ、作業漏れの確認する手間が省けるなど、大幅な業務の高率化が期待できます。
ビデオ会議
自由な場所で好きな時間に会議を開けるのが、ビデオ会議機能です。ネット回線一つあれば、海外からでもミーティングが行えます。
テレワークの導入に欠かせないビデオ会議機能は、多くの業種が導入しています。音声通話とビデオ通話の両方の機能が備わっているため、取引先の要望に応えて使い分けることも可能です。
まとめ｜ビジネスチャットの普及率が上がるのは時代の流れ
ビジネスチャットの市場動向や普及率、導入によって得られる効果について理解は深められたでしょうか。
急速なデジタル化の推奨に加えて、テレワークを導入する企業が増えている現代では、ビジネスチャットは必須ツールです。これからも伸びていくことは容易に想像できます。
ビジネスチャットに興味のある事業者は、無料で利用できるツールやトライアル期間を設けている会社もあるので、一度試運転されてみてはいかがでしょうか。
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