こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
出張の際は、社内と異なる環境で行動しなければなりません。当然、どのような活動をしたのか、報告書が求められます。
これまで報告書は、出張から戻って作成し提出されてきました。しかし、時代の変化とともに、出張での報告書の書き方も変わってきたのです。
今回は、出張の際の報告書の書き方のポイントや、出張での報告書の注意点、営業の外出時に報告書作成で役立つツールなどをご紹介します。
出張報告書の書き方のポイント
報告書作成は重要な業務です。出張の際は、さらに重要度が高まることを意識しなければなりません。そうすれば書き方のポイントが見えてきます。
なぜ出張に報告書が必要か
出張に出たとき、企業側は何があったのか、状況を把握するために報告書の作成を求めます。従業員は企業の経費を使い出張に出ているため、成果を伝えるために報告書を提出する必要があります。
報告書には、出張に出た本人だけではなく、関係者で共有するべき情報が詰まっています。出張を認めた上司にも責任が生まれるため、報告書を確認しなければならないのです。
そして、しっかりと情報を共有するためには、報告書の書き方をわかりやすくする必要があります。次から報告書の書き方について、解説していきます。
簡潔でわかりやすく
書類作成の基本は、必要な情報を盛り込みながらも、簡潔でわかりやすくすることです。必要なポイントを押さえつつ、主たる内容を報告書に書くのが大事なポイントです。
目的をはっきりさせる
出張の目的をはっきりと報告書に記さなければ、正しい内容を伝えられません。どこに行ったのか、どのような結果になったのか、出張の一連の流れをはっきりさせると、報告書にまとまりが出てきます。
本来の目的に対し、どのような結末となったかを報告することが重要です。その他に起きたことは、目的がぼやけないよう注意しながら、簡潔にまとめます。
フォーマットを崩さない
多くの企業では、報告書のフォーマットを定めています。フォーマットは、誰が書いても情報の不足がないようにして、確認する人も見るべきポイントがわかりやすくなるというメリットがあります。
そのため、フォーマットを崩した報告書は、書く側にとっても見る側にとっても、デメリットしかありません。しっかりとフォーマットを守って報告書を作成することを、従業員に指導しておく必要があります。
出張報告書の注意点
出張報告書を簡潔にまとめるためにも、注意点を押さえる必要があります。そうすれば、報告書を有効に活用するためのポイントも見えてきます。
分析を進めておく
報告書作成の際は、今回の活動で何が得られたのか、どのような影響が出るのか、分析を進めておく必要があるのです。たとえば、出張が失敗だったとしても、分析を進めることで今後も時間と経費を投入していくべきか判断できます。
また情報共有を進めつつ、現場の見解も盛り込まなければなりません。多方面からの情報分析が、次の失敗を防ぐ大事なポイントになります。
トラブルが顕在化する前に見つける
時間や費用のトラブルも、分析すると見えてきます。今回かかった経費や時間が内容に見合わなかったとき、その理由を明記しなければなりません。
トラブルが隠れている場合もあるので、顕在化させないためにも、はっきりと報告書に記す必要があるのです。
報告書を書くことを意識して出張で行動
自分の行動を報告しなければならないという意識を持てば、行動に積極性と効率性が出てきます。また事前に報告書の書き方を把握しておけば、さらにスムーズに動けるようになるはずです。
報告書は早朝に提出するのがオススメ
報告書は、早期に提出するのがオススメです。出張から戻って書く時間があるなら、そのときに作成します。翌日になるなら、午前中など早い時間がいいでしょう。
報告書を早く書き上げて提出すれば、情報の共有が早くなります。報告書を早く提出するためには、事前に情報をまとめておく必要があります。出張中にある程度まとめておけば、提出までの時間の短縮が可能です。
営業の外出時に報告書作成で役立つツールとは
営業活動で生まれる多くの情報を管理して、報告書を作成するためには手間と時間がかかります。実は営業が顧客と顔を合わせて面談する、純粋な営業活動に費やせる時間は多くないのです。
顧客データ入力、管理、上司への報告書作成などの業務に追われてしまい、残業しなければならないというのが営業職の悩みですよね。そこで、それらの業務を効率化してくれる「営業ツール」を活用するのがオススメです。
営業活動で利用するさまざまなツールのことを、営業ツールといいます。営業ツールにはSFA（営業支援システム）、MA（マーケティングオートメーション）、グループウェアなど、さまざまな種類があります。
SFA（営業支援システム）は、営業部門のメンバーの行動、商談の進捗状況とその結果を見える化できます。営業の生産性向上、業務改善を実現するためのツールといえます。
MA（マーケティングオートメーション）は、獲得した顧客の情報を一元管理し、デジタルチャネルを通じてマーケティング活動を自動化するツールです。
グループウェアは、スムーズなスケジュール管理や情報共有を可能にし、組織間でのコミュニケーションを円滑化してくれるツールです。
これらの営業ツールを、それぞれの目的によって使い分けて使用することで、営業活動の効率化に役立ちます。
オススメの営業ツールはグループウェア
営業活動にオススメの営業ツールは「グループウェア」です。グループウェアは社内で、誰がどのようなことを行っているかを可視化できます。
全体的な情報共有をスムーズにして、業務を進めるうえでのコミュニケーションを活性化させることも可能です。
グループウェアはテレワーク環境と相性がよく、出社しないでスケジュールやワークフローの管理、情報共有などを行えます。また、中には出張報告書を作成できるグループウェアも存在するのです。
出張報告書作成から、チームへの報告や共有を簡単に行えます。また、グループウェアにはファイル管理機能が搭載されていることが多いです。そのため、資料を送付したい場合に、すぐにデータを取り出せます。
さらに、個人の業務内容に関する日報のみならず、店舗の売り上げなどを共有するための店舗日報機能が搭載されているグループウェアもあるようです。
またスケジュール管理機能を使えば、個人やチームメンバーのスケジュール登録・確認もできます。
グループウェアで報告書を作成するメリット
では、グループウェアで出張報告書の管理や共有の機能が使えると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
一番のメリットは、複数のツール間を行き来しなくて済む点です。グループウェアにはさまざまな機能が集約されています。スケジュール管理やタスク管理、掲示板機能やワークフロー 、設備予約、メッセージのやり取りまで行えるのが大きな魅力です。
このように、コミュニケーションの活性化や業務の可視化が、一つのグループウェアで叶えられます。複数のツール間を行き来することなく、出張報告書の作成や管理を、まとめてグループウェア上で完結させることが可能です。その結果、手間や時間の削減につながります。
コミュニケーションや情報共有を一元化したい企業は、出張報告書の作成・管理まで行えるグループウェアを、選ぶのがオススメです。
グループウェアを導入する際のポイント
グループウェアを導入する際は、操作が簡単なもの、サポート体制がしっかりしているものを選ぶようにしましょう。
グループウェアを導入する目的は、社内のコミュニケーションの活性化と、業務効率向上です。使いにくいと感じるグループウェアを導入すると、その目的は達成されなくなります。
そうならないためにも、社内の誰もが使いやすく操作が簡単なグループウェアを導入するようにしてください。無料トライアル期間を利用して、自社の従業員のITリテラシーに合うかを事前に確認するのがオススメです。
またグループウェアには多くの機能が搭載されているので、最初からすべてを把握するのは難しいでしょう。そのため、グループウェア導入後に気軽に質問できるサポート窓口があれば、安心して利用できます。
特に、初めてグループウェアを導入する場合は、サポート体制がしっかりしているものを選ぶようにしてください。
グループウェア導入が成功した事例：アサヒシューズ株式会社
ここからは、アサヒシューズ株式会社の導入事例をご紹介します。アサヒシューズ株式会社は明治創業で、ビジネス、スポーツシューズや学校の上履きなどでもなじみ深い靴メーカーです。
課題｜社員同士の行動が見えづらく、不安
2012年から直行直帰で出社時間をなくし、顧客訪問件数を上げる「ダイレクトセールス」（在宅勤務）という新制度を導入しました。一日単独で行動するので、会社で起こっていることや同僚がどのようにしているのかなどがわからない環境だったので、社員が不安になりやすくなっていたのです。
導入ツール｜desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）
そこで「desknet’s NEO」というグループウェアを導入しました。営業現場の悩みや気付き、注意事項などを共有して孤立を防ぐことや、本社・営業所の情報を迅速に伝えて、営業活動を支援することが目的でした。
desknet’s NEOを活用して日々の本社の動きや最新情報を共有し、どの営業先にいても、担当する販売店の発注状況や製品在庫を確認・把握できるようにしました。出先での利用のため、手間をかけず迅速に操作・情報確認できることが重要だったのです。
オススメ機能｜インフォメーション、ウェブメール、文書管理
ダイレクトセールスの社員が最も活用しているのが、
- インフォメーション
- ウェブメール
- 文書管理
の機能です。インフォメーションで、靴の生産状況や受注情報をいち早く知らせ、共有しています。ウェブメールを利用すれば、パソコンのメールソフトのような操作感で、すばやく効率的にメールを処理することが可能です。
また文章管理を活用して、商談の際に自社の店頭ポップや看板、商圏に配付するチラシやリーフレットなどツールのサンプルやセールスプロモーションの手法、売場パースなどを共有し、商談に活用しています。
他にも、desknet’s NEO導入後に変化がありました。インフォメーションで一時的な欠品情報を見て、迅速に顧客フォローを実施できるようになったのです。
ニーズがあれば生産に増産要請をフィードバックするなど、国産体制の強みを活かした営業、本社、生産現場のよい業務連携が確立されました。
＊参考 desknet’s NEO｜アサヒシューズ株式会社様の導入事例
まとめ｜営業の外出での出張報告書はツールを使って作成しよう
グループウェアを使うと、リアルタイムでの情報共有が可能になります。またプラットフォーム上で報告書を作れるため、書き方も統一できるのがメリットです。
さらに、タブレットを利用してすばやく作成もできるため、提出までの時間を短縮できるのです。移動中に作成しそのまま提出できれば、会社に戻ってから作成する手間が省けます。
また、帰社する前にグループウェアで出張の内容を社内に知らせておけば、情報共有の速度を上げられます。報告書作成の前にある程度の情報共有を進められるのがメリットです。
このようにグループウェアは、業務効率化に役立ちます。今回の記事を読んで気になった人は、ぜひグループウェア導入を検討してみてください。
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