こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業務効率化は全ての会社の課題と言っても過言ではありません。今もなお求められる業務効率化の課題をクリアするためには、様々な工夫が必要になるでしょう。
それでは、業務効率化を図るために会社に求められる課題についてご説明しましょう。
目次
業務効率化を図るために会社に課せられた課題とは？
業務効率化を図るために会社に課せられた課題は多くあります。会社によっては課題をクリアするのが難しいかもしれませんが、課題をクリアすれば必ずや業務効率化に繋がります。
それでは、業務効率化を図るために会社に課せられた課題についてご説明しましょう。
本当に必要な会議なのか見直す
会社で会議を行う前に、その会議は本当に必要なのか今一度見直す必要性があるでしょう。会議を開くというのは、その会議に参加する人の時間を使うことになります。もしもその時間を他に回すことができれば、もっと効率的な業務が遂行できるはずです。
必要最低限の会議だけを行うようにすることで、無駄な会議を行わずに済むでしょう。
社員が行わなくてもできるところを自動化する
様々な業務の中には、社員が行わなくても自動化できる部分があります。毎日のように同じ作業をしているのは、単純作業でありながら仕事量が多いことがほとんどです。こうした同じ作業を繰り返し行う部分こそ自動化することによって、業務効率が大幅に向上します。
マクロを利用して業務を簡単に終わらせるシステムを導入すれば、この課題はクリアできたも同然だと言えるのではないでしょうか。
業務の分業化・1つにまとめる
時には業務を分業化したり、1つにまとめたりすることで効率良く業務が遂行できます。
たとえば1つの仕事を社員一人で抱え込むよりも、複数の社員で分業化することによって役割分担が分かりやすくなることから業務効率が上がることがあります。分業化した仕事に集中できる環境下であれば、一つの仕事を複数人に任せることで効率が良くなるでしょう。
また、逆に分業化していた仕事を1つにまとめることで効率が良くなることもあります。実は業務を分業化することによって、情報共有が遅れてしまうといった問題が起きる欠点があるのです。分業化の必要性があると思ったのにかえって効率が悪いと感じたら、業務を1つにまとめることも大切です。
研修
研修は業務効率化の基本とも言えるもので、社員一人一人の業務能力を上げるのに役立ちます。社員一人一人が効率良く業務を遂行できるようになれば、それだけで業務効率が上がるので研修は積極的に行った方が良いでしょう。
ただし、やみくもに研修を行うのはNGです。社員に合った研修を行っていかないと、大して能力が身に付かない他、ただいたずらに時間を消費してしまうだけのものになってしまう恐れがあります。研修を行う場合は、今の社員に足りないと思うものを補う内容でなければなりません。
人材の適材適所を見極める
業務効率化を図るためには、人材一人一人を適材適所に配置することが大切です。社員の希望にもよりますが、適していない部署に人材を配置しても本来の実力が発揮されません。これでは効率が悪いので、社員一人一人の潜在能力や得意なことを知り、適材適所に配置することで本来の実力が発揮されます。
業務委託
会社の仕事を社内だけで絶対に片付けようとするスタンスではなく、時には業務委託、いわゆるアウトソーシングを行うことで業務効率化を図ることもできます。アウトソーシングを依頼する際に料金が発生するとはいえ、そのまま自社内だけで抱え込んでも立ち行かなくなって効率が非常に悪くなるでしょう。
むしろ自社ではできない高い専門知識が求められる業務をアウトソーシングすることにより、他の社員は別の業務に集中できるため、費用対効果が高くなるのが大きなポイントです。アウトソーシングによる料金以上に成果が出せれば、ある程度コストをかける意味があります。
自社内で抱え込んで何日も何週間も時間をかけるのは無駄でしかないので、早々にアウトソーシングを行う方向性に転換しましょう。
行うべき業務の優先順位を決める
業務効率化を図るなら、様々な業務の優先順位を決めてから業務を進めるのがおすすめです。優先順位を決めるには今現在のワークフローを見直し、これから真っ先に行うべき業務から順番に優先順位を決めていきます。
明確化された優先順位が判明することで上位の業務にリソースを集中させることができますし、逆に優先順位が低い業務は他の業務にまとめるか、省略することもできます。
読み手が理解しやすい業務マニュアル・業務フローチャートを作成する
社内全体の業務効率化を図るためには、上層部だけが業務マニュアルやフローチャートを理解していればいいというものではありません。上層部の中には「いちいち説明しなければ分からないのか」と思うかもしれませんが、何も説明されていない社員は手探りで作業を進めるしかないのです。
単にマニュアルやフローチャートを作成すればいいというわけではなく、社員一人一人が分かりやすく理解しやすい内容でなければなりません。知識だけで説明するより、読み手が分かりやすいマニュアルやフローチャートを作成しましょう。
業務効率化の課題を成功させるポイント
業務効率化の課題を成功させるポイントはいくつかあります。
それでは、業務効率化の課題を成功させるポイントについてご説明しましょう。
何を効率化させるのか項目化する
業務を効率化させるといっても、社内業務全てを効率化させるのは多大な時間と手間がかかります。これを防ぐためにも、何を効率化させるのは項目化しましょう。そうすれば優先・改善したい項目が炙り出されるので、それを優先して効率化させるのがポイントです。
無理・無駄・ムラを洗い出す
会社から任せられる業務の中には、ほぼ確実に無理・無駄・ムラがあります。業務の中で無理なことだったり無駄な仕事だったり、業務にムラがあったりすると業務効率を大きく下げてしまうでしょう。そうならないためにも、まずは社内業務の中で無理だと思われる仕事、無駄が多い仕事、ムラが出やすい業務が何かを洗い出しましょう。
ここで無理・無駄・ムラの3拍子に合わせて無駄な業務を省くのが得策です。
業務の目的達成を最優先に考える
何はともあれ、業務を行う時の目標は、何としてでも目的を達成することを最優先に考えることが大切です。何よりも業務を行う目的を達成することで利益に繋がるため、優先順位をつければ期限が短い業務からクライアントからの依頼など、早めに片付けておきたい業務から先に仕留められます。
グループウェアを導入する
業務効率化を図るためにおすすめなのが、グループウェアを導入することです。グループウェアは一つの部署内でしか使えないと思う人もいるかもしれませんが、グループウェアの真骨頂は一つの部署内だけでなく、社内全体で情報共有ができることです。
さらにグループウェアは公開範囲を細かく設定できるので、社内でも共有する情報を限定できることから余計な情報が漏れるようなことがありません。グループウェアの導入によって部署を超えた情報共有を可能にすることで、無駄がない共有ができます。
会社の現状を把握し、課題をクリアして業務効率化を図ろう
業務効率化を図るために何よりも重要なのは、自社が置かれている状況に合わせて課題をクリアすることです。業務効率化は会社の利益や社員のやる気など様々なところに繋がります。社内全体で情報共有できたりする上、研修やアウトソーシングなど業務効率化がもたらすメリットは数多くあります。
もっと利益を出すため、社員一人一人を成長させるなど様々な目的を達成したいなら、業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
