こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
さまざまな人と関わっていくビジネスでは、意思の疎通が欠かせません。意思の疎通は、互いが持っている考えや情報を共有し、認識のずれをなくす共同作業といえます。ビジネスでは当たり前の作業と思われがちですが、意思の疎通をしっかり行うことは意外と難しいものです。
ビジネスにおける意思の疎通は、一方通行ではいけません。自分自身はうまく伝えたつもりでも、相手にはうまく伝わっていないこともあります。しかし、実際には相手と認識がずれてしまい、思わぬトラブルにつながった経験がある方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、ビジネスにおける意思の疎通の重要性や、実現方法についてお伝えします。意思の疎通がうまく行かずお悩みの方は、ぜひご覧ください。
目次
ビジネスで意思の疎通ができないと生じる3つの問題
ビジネスでチームメイトと意思の疎通がうまく行えないと、さまざまな問題が生じます。まずは、意思の疎通ができないことによる3つの問題を把握しましょう。こうした問題の発生を防ぐために、意思の疎通を日々改善していくことが重要です。
チームの生産性が低下する
企業で何らかのチームや組織に所属している方にとって、意思の疎通は生産性を大きく左右する要素です。一つのプロジェクトを複数人で分担していくうえで、正確な情報共有は欠かせません。
意思の疎通がうまく行えないということは、正確な情報が迅速に共有されないことを意味します。その結果、必要な情報がすぐに得られず待ち時間が発生したり、認識のずれによる手戻りが発生したりするのです。結果として、チームの生産性低下につながってしまいます。
社員の負担が増加する
意思の疎通がうまく行えずに生産性が低下すれば、与えられた業務が期限までに終わらないことも増えるでしょう。その結果、残業や休日出勤などで業務時間を補うことになり、社員の負担も増加します。オフィスでの拘束時間が増え、ワークライフバランスも崩れてしまいます。
また、意思の疎通がうまく行えないことは、社員自身のストレスにもつながります。職場の雰囲気も悪くなり、肉体的だけではなく精神的な負担も増加するのです。こうした負担に耐え切れず退職する社員が増加して、離職率の増加を引き起こします。
顧客からの信頼低下
意思の疎通がうまく行えないと、顧客対応で大きなトラブルにつながることも考えられます。正確に情報が伝達されずに誤った対応をすれば、顧客からの信頼は大きく低下するでしょう。大切な顧客を失うことは、企業にとって大きな損失となります。
たとえ直接的に顧客対応を行わない業務を担当していても、意思の疎通は重要です。意思の疎通における問題で生産性が低下すれば、回りまわって顧客へ提供するサービス品質の低下にもつながります。そうなれば、顧客満足度の低下は避けられません。
ビジネスで良好な意思の疎通を実現する3つの方法
上記のような問題を防止するために、良好な意思の疎通を実現することが重要課題です。ここでは、意思の疎通を改善するために有力な3つの方法をご紹介します。
定期的な個別面談を実施する
職場の人間関係は複雑なものです。「〇〇さんとは意思疎通できるけど、××さんとはうまくいかない」といったケースも少なくありません。こうした悩みを解決するために、個別面談を定期的に行うのが効果的です。
チームや組織の管理職・上司が率先して、部下に個別面談の場を提案するのが良いでしょう。数十分程度でも構いません。意思の疎通における悩みを部下から吸い上げることで、どう働きかければ改善できるかが見えてきます。
コミュニケーションスペースを設置する
相手と信頼関係が築けていなければ、良好な意思の疎通はできません。信頼関係を築くためには、お互いのことを理解し合うことが大切です。具体的な実現方法としては、専用のコミュニケーションスペースの設置をおすすめします。
コミュニケーションスペースの種類はさまざまですが、できる限り気軽に話しやすい環境にしましょう。そうすることで積極的に交流しやすくなり、信頼関係の構築が促進するのです。仕事以外のことも話せる間柄になれば、意思の疎通を図りやすくなるでしょう。
ITツールを活用する
昨今ではテレワークを取り入れる企業もあり、意思の疎通はより難しくなっています。良好な意思の疎通を実現するには、ITツールを活用するのが最も効果的です。ITツールは業務効率化を目的としたツールの総称で、導入する企業も増えています。
おすすめのITツールについては、次章でご紹介します。
ビジネスで意思の疎通におすすめのITツール
ITツールを活用することで情報共有が効率化され、意思の疎通も図りやすくなります。ここでは、良好な意思の疎通を実現するうえでおすすめのITツールを2つご紹介します。
スケジュール管理ツール
「スケジュール管理ツール」は、カレンダー形式でスケジュールの管理や共有ができるITツールです。自分はもちろんチームメイトの予定もひと目でわかるため、連携がしやすくなります。お互いにうまくフォローし合うことで、信頼関係の構築につながるでしょう。
また、多くのスケジュール管理ツールは、日程調整機能を備えています。候補日程を相手に提案して都合のよい日程を選んでもらうだけで、自動的に予定が登録されます。日程調整が大幅に時間短縮できるため、部下と個別面談を行う際に活用すると大変便利です。
ビジネスチャット
「ビジネスチャット」は、メッセージ形式で任意の相手とやり取りできるITツールです。本文を入力して送信ボタンを押すだけでメッセージを送信できるため、手軽に意思の疎通を図れます。社内ネットワークに依存せず使えるので、外出時やテレワークでも容易に意思の疎通が可能です。
まとめ｜ITツールを導入して、良好な意思の疎通を実現しましょう！
今回はビジネスにおける意思の疎通の重要性や、実現方法についてお伝えしました。
意思の疎通がうまくできないと、チームの生産性は低下してしまいます。さらに、社員の負担が増加して離職率の上昇も引き起こしかねません。こうした問題を防止するためには、ITツールを活用して意思の疎通を改善することが大切です。
ITツールをこれから導入される方には、「グループウェア」をおすすめします。スケジュール管理やビジネスチャットはもちろん、情報共有やコミュニケーションに役立つ機能を数多く持つITツールです。意思の疎通はもちろん、業務効率化にもつながります。
良好な意思の疎通を実現したい方は、ぜひグループウェアなどのITツールをご導入ください。
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