こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
スケジュール管理は、どんなビジネスパーソンにも欠かせない作業の一つです。日々当たり前のように行われる作業ですが、やり方に気を付けないと業務効率を低下させてしまいます。特に、手帳やホワイトボードなどのアナログなスケジュール管理には、多くの無駄が潜んでいるのです。
アナログなスケジュール管理から脱却するために、「ITツール」によりデジタル化する企業も増えています。ITツールは、業務効率化するためのオンラインツールです。しかし、アナログな業務が多い職場だと、スケジュール管理に役立つITツールについて知らない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、アナログなスケジュール管理が抱える問題点や、それらの解決におすすめのITツールをご紹介します。アナログなスケジュール管理から脱却したいビジネスパーソンは、ぜひご一読ください。
目次
アナログなスケジュール管理が抱える3つの問題点
アナログなスケジュール管理方法といえば、以下の2種類が代表的です。
- 手帳
- ホワイトボード
個人的なスケジュール管理であれば手帳、チームや組織でスケジュール共有する場合はホワイトボードを使うことが多いでしょう。こうしたアナログなスケジュール管理方法には、オフラインでも使えるメリットはあります。しかし、それ以上に多くの問題点が存在するのです。
まずは、アナログなスケジュール管理が抱える3つの問題点について、順番に解説します。
確認・更新に無駄が多い
アナログなスケジュール管理方法だと、スケジュールの確認や更新に無駄が多いのが難点です。例えば定期的な予定がある場合、毎回同じ内容を手書きしなければなりません。専用の画面で手軽にスケジュール更新できるITツールと比べて、どうしても更新作業に時間がかかります。
また、手帳だと同じページを再利用することはできないため、定期的な買い替えが必要です。ホワイトボードについても、過去の予定を消したり、定位置へ移動したりする手間が生じます。日々欠かせないスケジュール管理でこのような無駄が多く発生すると、他の業務時間が奪われてしまいます。
煩雑になりミスが増えやすい
アナログなスケジュール管理方法だと、基本的に予定を手書きで記入することになります。手書きだと作業者の癖が出やすいうえに、書き間違いがどうしても発生してしまうでしょう。また、スケジュールに変更があると訂正・追記によって煩雑になりやすく、人的ミスが増えやすいのです。
スケジュール管理にミスがあると、自分が困るだけでは済みません。他の社員に誤解を与えることになり、チームワークを乱してしまうことも考えられます。チームの生産性を低下させないためにも、手書きによる人的ミスが発生しにくいITツールを活用するべきです。
リアルタイムで共有できない
アナログなスケジュール管理方法は、チーム内でのスケジュール共有に適していません。ホワイトボードだと、チームメイトのスケジュールを確認するたびに、定位置へ移動する必要があります。また、手帳だと基本的に本人しかスケジュールを把握できません。
例えば外出中に予定の変更が生じたとしても、手帳やホワイトボードでは最新のスケジュールを共有できないのです。とはいえ、メールでは相手が気付かないこともありますし、電話でチーム全体に伝えるのも時間がかかります。リアルタイムなスケジュール共有が難しいため、チームワークの低下を引き起こしかねません。
アナログ脱却におすすめのITツールは「スケジュール管理ツール」
アナログなスケジュール管理方法には、多くの問題点が存在します。これらを全て解決するためには、「スケジュール管理ツール」の導入がおすすめです。オンラインでスケジュールの管理や共有ができるITツールで、アナログから脱却して業務効率化を実現できます。
ここでは、スケジュール管理ツールを導入する3つのメリットについて、順番に解説します。
確認・更新の無駄を減らせる
スケジュール管理ツールだと、自分やチームメイトのスケジュールがカレンダー形式で表示されます。アナログ式よりもシンプルに管理できるため、スケジュールの確認に時間がかかりません。予定が社員ごとに色分けされるので、誰が何をしているのかも容易に把握できます。
また、スケジュール管理に特化したインターフェースのため、終日や繰り返しなどの豊富な設定が用意されています。操作性も高く、手書きと比べて短時間で予定の追加や更新が可能です。確認や更新の無駄がなくなり、スケジュール管理を大幅に効率化できます。
正確に管理でき、ミスを減らせる
専用のインターフェースで予定の追加や更新を行えるため、手書きのように作業者の癖は出にくいでしょう。また、予定に設定する項目の多くは、手入力なしで簡単に指定できます。そのため手書きと比べてミスが発生しにくく、正確にスケジュール管理できるのもメリットです。
また、カレンダーは自動で新しい日付が追加されていくので、手帳を買い替えたりホワイトボードを消したりする必要もありません。過去の記入内容が残ってしまうこともないので、煩雑になりにくくシンプルに管理できます。ミスの発生を抑えることで、他の業務に専念しやすくなるでしょう。
最新スケジュールを迅速に共有できる
スケジュール管理ツールの多くは、スケジュール情報をクラウド管理できます。社内ネットワークの制約がないため、場所を問わずリアルタイムなスケジュール共有が可能です。テレワークはもちろん、外出中でもスマートフォンでチームメイトの最新スケジュールが把握できます。
また、社内会議など複数の社員が関わる予定も、迅速に共有することが可能です。共有したい相手を設定して予定を追加・変更すれば、関係者のデスクトップに通知されます。そのため、メールのように見逃される心配がありません。
まとめ｜ITツールで、アナログ脱却を実現しましょう！
今回はアナログなスケジュール管理が抱える問題点や、それらの解決におすすめのITツールとしてスケジュール管理ツールをご紹介しました。
日々欠かせないスケジュール管理は、ビジネスの中でもかなり時間がかかりやすい作業です。スケジュール管理で無駄の多いアナログな方法を続けていると、業務効率は大きく低下するでしょう。スケジュール管理ツールの導入によりアナログから脱却することは、企業にとって重要課題です。
しかし、ビジネスにおけるアナログ業務は、スケジュール管理だけではありません。紙の申請書や対面での会議など、アナログ業務は多く存在します。こうしたアナログ業務をまとめて効率化したい方には、「グループウェア」がおすすめです。
グループウェアは情報共有やコミュニケーションの効率化につながる、様々な機能を兼ね備えたITツールです。スケジュール管理はもちろん、申請書をオンライン化する「ワークフロー」など、豊富な機能があります。アナログから脱却したい方は、ぜひグループウェアなどのITツールをご導入ください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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