こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
現代のビジネスには、デジタル化が欠かせません。政府が推進していることもあり、日本のビジネスにおけるデジタル化は徐々に進んでいます。その一方で、デジタル化についていけないと感じる企業や社員もいるのではないでしょうか。
デジタル化は業務へのインパクトが大きい取り組みであり、適切に進めないと失敗してしまいます。デジタル化を成功させるには、デジタル化について知らないと進められません。
そこで本記事では、社員がデジタル化についていけない3つの理由や、対処法をご紹介します。アナログから脱却したいビジネスパーソンは、ぜひご覧ください。
目次
デジタル化についていけない理由3つ
社員がデジタル化についていけない理由は、主に次の3つです。順番に解説していきます。
デジタル化を急ぎ過ぎている
業務フローの大幅な変更が生じるデジタル化は、一朝一夕で成し遂げられるものではありません。新しい業務フローに慣れるまでは、当然ながらミスも発生しやすくなります。よって、あれもこれもと急速にデジタルに移行しようとすれば、社員が対応できないのは当然です。
さまざまな業務に支障が生じてしまい、デジタル化に慣れる前に断念するケースもあるでしょう。結果として、デジタル化についていけないというトラウマだけを残して終わることも多いのです。デジタル化を確実に進めるのであれば、成功を急ぐのは良くありません。
デジタル化の重要性が浸透していない
「ついていけない」ではなく、「ついていく気がない」ケースも少なくありません。アナログ文化が根付いた企業では、社員がデジタル化の重要性を認識していないことも考えられます。
メールは相手が読んだかどうかわからないから電話の方が安心、パソコンに文字を入力するよりも神に手書きした方が早い、と考えている方もいるでしょう。このように従来のやり方に慣れている社員からは、デジタル化の取り組みに不満の声があがることもありますよね。
こうした企業では、経営者や現場の間に温度差が生じるだけでなく、チームによってデジタル化に対する認識が変わってきます。結果としてデジタル化の足並みがそろわず、失敗に終わってしまうのです。デジタル化の成功には、全社的な意識統一が欠かせません。
デジタル技術の難易度が高い
デジタル技術は急速に進歩しており、AIやIoTを用いた高度なソリューションも増えています。こうしたデジタル技術には、専門的な知識やノウハウが求められることも珍しくありません。現実にはデジタル技術に精通した人材がいないと、導入段階で失敗に終わることも多いのです。
デジタル化を成功させるためには、現場社員のレベルに合わせたデジタル技術を選定する必要があります。現場にマッチしないデジタル技術を無理に導入したとしても、社員が使いこなすことはできません。結果として、デジタル技術が浸透せず従来のやり方に戻ることも多いでしょう。
デジタル化についていけない企業で起こる問題
デジタル化についていけない企業では、どのような問題が起こるでしょうか。
決済スピードが遅い
アナログな古い体制が引き起こす問題として、決済にかかる時間が挙げられます。決済を進めるには、上位の決裁者に決断してもらう必要があるでしょう。そのためには上位の決裁者のもとへ行かなければならず、時間がかかっていました。
例えば目の前に決裁者がいるのであれば、そこで話をすれば終わります。しかし、組織が大きくなると、目の前にいるとは限りません。
決裁者が出張に出ていた場合、古い体制のアナログなやり方では、本人が戻ってくるまで決済が滞ってしまいます。遠方の支店や本店に決済を求める場合は、書類を郵送するなどの手間がかかります。書類を送付し、決裁者が承認を行い、書類の返送が行われるまで決済が止まってしまうのです。
仮に書類や申請内容に不備があったとします。ただでさえ時間がかかっていた決済に、さらに追い打ちをかけることになってしまいます。書類の再作成に時間がどんどんと費やされ、ボトルネックになります。
効率化を求めるには、承認プロセスは必ず変えるべきポイントです。デジタル化すれば、申請をスムーズに行えて、承認依頼もメールなどで容易に行えます。書類や申請内容に不備があったとしても、その場で修正し、すぐに承認に回せます。
業務効率が悪い
これまでの古い体制を持つ企業は、バックオフィスでの業務が効率化されていません。
アナログな方法では、必要事項を紙に記載して提出したり、書類の雛形がなく自身で一から作成しなければならないこともあり時間がかかります。また、入力ミスや担当者による表記のゆれが大きくなってしまうでしょう。
要点をわかりやすく書いた書類はすぐに内容を理解できますが、誰もがそのように作成できるわけではありません。わかりやすい書類を作成するためには、指導者や確認者を置かなければならなくなり、効率がさらに落ちます。
デジタル化すれば、入力フォーマットを統一してチェック機構を付けるだけで、見落としも品質の差もなくなります。
作成後の書類管理の問題もあります。書類を管理しておく場所や、ルールの設定も必須です。書類の内容によってはルールの変更もしなければいけません。ルールを守らない人もいるため、アナログなやり方では適切な管理が難しいといえます。
書類を引き出そうと思ったときにも、古い体制のままだと時間がかかります。どこにどの書類があるのかファイルを開いて中身を確認し、合っているかどうか判断しなければなりません。このときにミスをする可能性も否定できません。合っていると思っていた書類が、実は別のものであるという可能性も十分考えられるからです。
コストがかかる
古い体制のまま業務を続けていると、企業にとって無駄なコストを増やすことになります。
アナログな状態では、書類を含めた情報は紙媒体で管理します。紙媒体での管理は作成にも時間がかかりますし、保存しておく場所も用意しなければいけません。印刷するための紙に費用がかかり、複数の人に渡す場合にはコピーも必要になり、さらにコストが増します。
情報の保全の問題も挙げられます。紙のまま情報を保管しておくと、そのまま引き出されてもわかりません。しかし、厳重に保管するほど引き出すときに手間と時間がかかります。どちらに転んでも非効率なため、現在ではペーパーレスが進められています。
デジタル化についていけない場合の対処法3つ
社員がデジタル化についていけない場合の対処法を3つご紹介します。
社員のITリテラシーを高める
ITリテラシーは、ITに関する知識や活用スキルのことです。社員のITリテラシーを高めることで、デジタル技術に対する理解が深まり、デジタル化もスムーズになるでしょう。具体的な方法としては、ITリテラシー研修を社内で実施するのがおすすめです。
このとき、研修の受講対象者を現場社員だけに限定せず、全社的に実施しましょう。社内にITリテラシーについて指導できる人材がいない場合は、研修会社が提供しているITリテラシー研修を利用する手もあります。
段階を踏んでデジタル化する
前述のとおり、いきなり何もかもデジタルに移行しようとしてもうまくいきません。デジタル化は、段階を踏んで着実に進めていきましょう。最初はデジタルに移行する業務やチームを絞り、慣れてきたら徐々に対象範囲を拡大していくのが確実です。
ただし導入の初期段階で見えた課題は、しっかりフィードバックしたうえで次の段階に移りましょう。企業全体がデジタルに移行してからでは、フィードバックが大変です。またデジタル化を進めるうえでは、現場との密な情報共有も欠かせません。
導入しやすいデジタル技術を選定する
高度なデジタル技術を導入するのはハードルが高く、社員に高いITリテラシーが求められるだけではなく、デジタル専門の人材も必要です。こうした条件が整っていない場合は、導入しやすいデジタル技術を選定するのが確実でしょう。誰もが使いやすく直感的に操作できるものがおすすめです。
とはいえ、デジタル化の目的によって導入すべきITツールも変わります。そこで、デジタル化のさまざまな目的を幅広くカバーする「グループウェア」がおすすめです。業務効率化やペーパーレス化、テレワーク導入などさまざまな用途に役立つ機能がまとめて揃います。
まとめ｜デジタル化についていけない企業にはグループウェアがおすすめ
今回は、デジタル化についていけない3つの理由やデジタル化についていけないと起こる問題、対処法をご紹介しました。
今やビジネスにとって、デジタルは欠かせない存在になっています。テレワークのように新しい働き方も普及しており、今後デジタル化の重要性はより高まっていくでしょう。しかし、難しいデジタル技術を頭ごなしに導入しようとしても、ついていけない社員が増えるだけです。
企業がデジタル化を手軽に実現するには、グループウェア「クロジカスケジュール管理」がおすすめです。1,800社以上に導入されているグループウェアで、カレンダー機能をはじめとした情報共有に役立つ機能が揃っています。シンプルで使いやすいインターフェースのため、アナログ派の社員でもすぐに使い慣れるでしょう。
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