こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
社内掲示板機能は、グループウェアの主要機能の一つであり、気軽なコミュニケーションや情報共有、ノウハウの蓄積を可能にします。
今回は、掲示板機能付きグループウェアの選び方、社内掲示板機能付きグループウェア運用の注意点、掲示板機能付きのグループウェア3選などをご紹介していきます。掲示板機能付きグループウェアの導入を検討している人は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
掲示板機能付きグループウェアのメリット
掲示板機能付きグループウェアのメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。実際に導入する際の参考となるように、紹介していきます。
- 気軽なコミュニケーションや情報共有ができる
- ノウハウやナレッジの蓄積が可能になる
- ペーパーレスでコスト削減できる
気軽なコミュニケーションや情報共有ができるのは、掲示板機能付きグループウェアの大きなメリットです。掲示板機能には「いいね」や「コメント」機能があるため、気軽にリアクションをとれます。情報共有もスピーディーです。
またノウハウやナレッジの蓄積が可能になるのも、掲示板機能付きグループウェアの大きなメリットでしょう。ナレッジとは、企業にとって価値のある知識や経験を指します。
企業では、ノウハウやナレッジが属人化しているケースが少なくありません。掲示板機能を使って日頃から情報共有することで、一人の経験や成功事例を社内全体で活用することが可能です。
掲示板機能付きのグループウェアを利用することで、ペーパーレスでコスト削減できるようになります。グループウェアの多くは、ファイル共有や紙ファイルの電子化に対応しています。
資料の共有や保存を社内掲示板にまとめられ、資料の印刷コストや場所代を削減できます。
掲示板機能付きグループウェアの選び方
掲示板機能付きのグループウェアは、いくつもの企業が提供しています。そのため、何を選ぶか迷う人もいるはずです。ここからは、掲示板機能付きグループウェアの選び方を解説していきます。
- 直感的に操作できて誰でも使いやすいもの
- セキュリティ対策が十分なもの
これらが、掲示板機能付きグループウェアの選び方で重要なポイントです。順番に解説していくので、確認してください。
直感的に操作できて誰でも使いやすいもの
掲示板機能付きグループウェアを選ぶ際は、直感的に操作できて誰でも使いやすいものを選ぶようにしましょう。UIの見やすさや書き込みやすさなどは、確認しておく必要があります。せっかくグループウェアを導入しても、従業員の方々に利用してもらえなければ、意味がありません。
また、画面の見やすさやモバイル対応の可否なども確認しましょう。業務フローに合わせてレイアウトや機能を調整できるかどうかは重要な点です。カスタマイズ性が高いほど自社の業務に合わせて調整することはできますが、複雑になりやすい点には注意が必要です。
セキュリティ対策が十分なもの
セキュリティ対策が十分かどうかも、しっかりと確認する必要があります。グループウェアは社内情報を取り扱うので、セキュリティ対策が重要です。
従業員ごとに閲覧や編集権限を設定できるか、データの暗号化や操作を記録するログ管理などがあるかを事前にチェックするようにしましょう。データの暗号化やIPアドレスでのアクセス制限などの対策を行っているかも、確認するとさらに安心でしょう。
社内掲示板機能付きグループウェア運用の注意点
社内掲示板機能付きグループウェア運用の注意点は以下の通りです。
- 情報漏洩の対策をとる
- 常に最新の情報を掲載する
- 発信のルールを決める
グループウェアの導入を検討しているのであれば、各項目について理解を深めておくことが大切になります。これから順番に解説していきます。
情報漏洩の対策をとる
社内掲示板機能付きグループウェア運用の注意点として、情報漏洩の対策をとることがあげられます。すべての情報に誰でもアクセスができてしまうと、情報漏洩のリスクが高まります。
そのため、すでに社内掲示板を利用している大手企業では、従業員のみ、従業員および派遣、部門のみ参照可能というように、それぞれの情報に権限をつけておくことが大切です。情報漏洩リスクを考慮し、適切な従業員のみにアクセス権を付与するようにしましょう。
常に最新の情報を掲載する
また社内掲示板を運用していくのであれば、常に最新の情報を掲載していく必要があります。社内掲示板に掲載されている内容が最新の情報でなければ、誤解を招いてしまうかもしれません。従業員に正しい情報を届けることが、社内掲示板の役割です。
常に最新の状態を掲載するために、運用方法をあらかじめ決めておきましょう。無駄な掲示物はないか、古い情報が最新にアップデートされているかを随時確認しておくことがオススメです。
発信のルールを決める
掲示板を正しく運用するには、発信する際に一定のルールを決めておかなければなりません。掲示板で発信される情報には、「全社向け」「一部の従業員向け」があります。
発信内容や発信先を適切に設定しなければ、不要な情報に紛れて必要な情報を見逃してしまう恐れがあります。
また、従業員にとって不要な情報発信が多く続くと、掲示板を閲覧する必要性を感じなくなってしまうケースもあります。適切な情報を必要な従業員へと周知していくために、発信先の区分けと発信する情報のルールを決めることが重要です。
掲示板機能付きのグループウェア3選
ここからは、オススメの掲示板機能付きのグループウェアを3つご紹介していきます。
- GroupSession
- サイボウズ Office
- desknet’s NEO
順番に紹介していきますので、自社に合った掲示板機能付きのグループウェアがあるかどうか、確認してみてください。
GroupSession
無料でユーザー数無制限にて利用できるグループウェアが「GroupSession」です。掲示板の投稿に画像や動画を添付できるので、情報をわかりやすく伝達できます。
アンケート機能により投稿への投票を追加できるので、意思決定にも役立てられるでしょう。
無料版でも掲示板やスケジュール管理、施設予約、ファイル共有など幅広い機能を標準搭載しています。大企業や自治体、教育機関など幅広く導入されている点も特徴です。
なおGroupSessionは、画面上部に表示される各機能のメニューアイコンが大きいため、画面が狭く感じてしまうかもしれません。気になる人は、他のグループウェアも検討してみてください。
サイボウズ Office
サイボウズの提供する、中小企業にオススメのグループウェアが「サイボウズ Office」です。掲示板では、全従業員への一斉送信で重要な情報を確実に共有できます。
部署やプロジェクトでカテゴリ分けして整理できるので、必要な情報をすばやく見つけられます。投稿に対するコメントやいいね機能もあるので、コミュニケーションの活性化に役立つことが期待できます。
クラウド型とオンプレミス型の両方に対応しているため、グループ会社やグローバル企業の子会社で導入しやすいシステムといえます。
なお、サイボウズ Officeでは、画面や機能を自由にカスタマイズできません。自社に合わせた柔軟なカスタマイズを求めている企業には、不十分かもしれません。
desknet’s NEO
豊富な機能とサービス連携をもつ国産のグループウェアが「desknet’s NEO」です。掲示板は、画像アップロードや予約投稿に対応しています。必要な情報を適切なタイミングでわかりやすく配信することが可能です。
desknet’s NEOはパソコン内の動画をそのままアップロードできるため、機密性の高い状態で情報を共有できます。外部サイトを経由する手間を削減できる点もメリットです。
掲示板以外の機能ではセキュリティ対策が充実しており、IPアドレス制限、BASIC認証、オプションでクライアント認証機能があります。セキュリティ対策を重視している企業にオススメです。
なお、desknet’s NEOにはアプリ版が存在しますが、パソコン版よりメニューが少なく、使いづらさを感じてしまうかもしれません。気になる人は、他のグループウェアを検討してみてください。
掲示板と合わせて使うとオススメの機能
掲示板と合わせて使うとオススメの機能には以下のものがあります。
順番にご紹介していくので、確認してみてください。
社内ポータルサイト作成
社内ポータルサイトとは、社内におけるさまざまな情報を検索するためのWebサイトのことです。社内ポータルサイトを作成することで、業務情報やデータが一元管理されます。
データを一元管理することで、必要な情報にアクセスしやすくなるのです。従業員が業務上でわからないことがあるときに、サイトにアクセスすれば必要な情報をスピーディーに入手できます。
また、自身が得た情報をポータルサイト上にアップロードすることも可能です。簡単に社内共有できるので、業務の効率化につながります。
掲示板内の必要な情報も発見しやすくなるため、データを探す手間を削減できるという点もメリットです。
ファイル共有機能
元来ファイルとは、それを使用しているユーザーだけが利用するものでした。しかし、近年になりネットワークの普及が進むと、一つのファイルを複数の人で利用した方が共同作業を進めやすくなるなど、大きなメリットが出てきたのです。
「ファイル共有機能」を利用すれば、情報を共有しながら掲示板でその内容についての意見交換をすばやく行うことも可能です。そのため、業務効率化が実現します。
スケジュール管理機能
スケジュール管理機能を利用すれば、個人やチームのスケジュールを一元管理することが可能です。
これにより、個人やチームのスケジュールの共有を簡単に行うことができます。また、会議などのスケジュールを作成し、メンバーへの通知や招待を行うことも可能です。
個人とチームのユーザーの予定を共有するため、 空いている日程が一目瞭然であり、新しい予定を組みやすくなります。
同じ業務を複数の従業員が行っている場合、スケジュール管理機能を通じて進捗を共有することが可能です。誰がどの作業を担当しているかを把握でき、掲示板での無駄なやりとりを防止する効果が期待できるでしょう。
まとめ｜掲示板機能付きグループウェアで業務効率化！
掲示板機能付きグループウェアの導入は、連絡事項、ノウハウやナレッジを一人から複数人に対して共有することに役立ちます。社内全体の業務効率化を図ることが可能です。
気になる掲示板機能付きグループウェアが見つかった場合は、無料トライアルで実際に使用して、導入に適しているかを確認してみましょう。
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