こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
オフィスの目立つ場所にアナログ社内掲示板を掲示して、社内での情報共有を行っている企業は多くあるかもしれません。しかし、近年ではITの進化とともに社内の情報共有で、デジタル掲示板を活用する企業も増えてきました。
これから、デジタルとアナログの社内掲示板の違い、各メリット・デメリットなどをご紹介していきます。アナログ・デジタルどちらの社内掲示板を利用しようか迷っている人は参考にしてみてください。
目次
社内掲示板の役割
社内掲示板の主な役割は、以下の通りです。
社内掲示板では、全社員が知っておくべきことが通達されます。また、企業の代表や経営陣からのメッセージを伝える場としても活用されています。社内掲示板は、全員の目に届くことが重要なのです。
従来では社内掲示板は、オフィスの目立つ場所や廊下などに、ホワイトボードやコルクボードを使って設置されていました。パソコンをあまり使わない職場では、アナログ型の社内掲示板を現在でも使用しているところが少なくありません。
一方で、連絡事項やスケジュールなどの情報が一括で管理できるソフトウェアを活用した、デジタル社内掲示板を活用する企業も増えてきました。
社内掲示板の目的
アナログ社内掲示板とデジタル社内掲示板のどちらも、目的は同じです。「連絡事項や共有したい物事を、社内の人に伝えるために設けられている」のです。
ただし、デジタル社内掲示板の場合は、業務に役立つ機能を活用して業務効率化を図ることも期待されています。
デジタルとアナログの社内掲示板の違い
デジタル社内掲示板は、クラウド上に情報をアップロードするだけで情報共有が可能です。古い情報は、履歴としてそのまま残せます。
アナログ社内掲示板は、資料を印刷したり直接書いたりして掲示を行います。古い資料があれば剥がして捨てたり消したりする作業が必要です。一方で、デジタル社内掲示板はデジタル上で情報更新が完結するという違いがあります。
また、アナログ掲示板は誰が確認したのかわからないというデメリットがありました。しかし、デジタル掲示板には通知機能があります。デジタル掲示板では、アップロードしたタイミングで必要な人に通知を送り、見落としを防止することが可能です。既読機能がある場合は、誰が見たのかをチェックすることも簡単にできるのです。
デジタル社内掲示板の特徴
デジタル社内掲示板は、会社のパソコンやスマートフォン、タブレットなどを通して、いつでもどこからでもアクセスできるという特徴があります。情報を知るまでのタイムラグが少なく、通知などを設定することで伝達事項をすぐに確認できます。
また、システムやツールを使っているので、情報伝達で起こる人的ミスを削減することも可能です。
デジタル社内掲示板のメリット
デジタル掲示板のメリットは以下の通りです。
- 情報の検索ができる
- モニターが便利
- スケジュール管理機能付きがある
順番に解説していくので、確認してみてください。
情報の検索ができる
デジタル社内掲示板のメリットとして、パソコンやスマートフォンなどからアクセスが可能なため、外出が多い営業やリモートワーカーも手軽に情報を見れることが挙げられます。
情報の検索が可能なので、過去の情報を簡単に発見できます。そのため、見逃した内容を後追いすることも可能です。このように、いつでもどこでも情報を確認できることは大きなメリットだといえます。
モニターが便利
モニターが便利な点も、デジタル社内掲示板のメリットです。近年では社内にモニターを設置し、デジタルサイネージとしてさまざまな情報を共有している会社も増えてきました。
一つの情報だけではなく、さまざまなコンテンツをモニター画面でスライドさせることが可能です。また、多くの最新情報を、どこの拠点にいてもリアルタイムに共有できます。
パソコンなどをあまり使用しない製造現場でも、デジタル情報を掲示できるデジタルサイネージを設置するなどの工夫をすれば、簡単に情報を確認できるようになるはずです。
スケジュール管理機能付きがある
デジタル社内掲示板のメリットとして、スケジュール管理機能付きがあることが挙げられます。
チームで業務を行う場合、メンバーのスケジュール共有が必要になります。スケジュール管理機能が付いていると、行動予定を一人ひとりに確認する手間を削減することが可能です。
管理者の予定確認の手間がかからなくなり、従業員も度々作業の手を止めずに済みます。そのため、業務効率化につながるのです。
デジタル掲示板のデメリット
デジタル掲示板のメリットは以下の通りです。
- デジタルに不慣れだと慣れるのに時間がかかる
- 維持費やメンテナンスが必要
順番に解説していくので、確認してみてください。
デジタルに不慣れだと慣れるのに時間がかかる
デジタル掲示板のデメリットとして、デジタルに不慣れな場合は慣れるのに時間がかかることが挙げられます。デジタル社内掲示板を導入する場合、社内に浸透するまでに時間がかかることを覚悟するべきです。
アナログツールに慣れている年配の社員や、パソコンやタブレットなどのデジタルデバイスが苦手な社員などは、すぐには使用頻度が上がらないかもしれません。デジタル掲示板を導入する前に、使用方法をレクチャーする講習会を実施することがオススメです。
最初はできるだけシンプルな機能から始めて、徐々に拡充していくというような工夫も必要になります。
維持費やメンテナンスが必要
維持費やメンテナンスが必要な点も、デジタル掲示板のデメリットです。デジタル化にともない、初期費用や維持費、サーバーのメンテナンスなどのランニングコストが必要になります。
しかし、アナログの掲示板の場合でも、資料を印刷する用紙代、インク代などがその都度かかるのです。メリットとデメリットをそれぞれ考慮して、自社に合った社内掲示板を選ぶようにしてください。
アナログ社内掲示板の特徴
ホワイトボードや壁面などを利用して、社員に通達したい内容が書かれた紙やポスターなどを貼り付けて提示するのが、アナログ社内掲示板の特徴です。
アナログの社内掲示板は、社内の誰にでも目に付く場所に設置されることが少なくありません。また、社内掲示板の作り方によっては手作り感が出て、温かい雰囲気を社内に生み出すことが可能です。
アナログ社内掲示板のメリット
アナログ社内掲示板のメリットは、以下の通りです。
- デジタルに不慣れな人でも使いやすい
- ホワイトボード活用でスケジュールがひと目でわかる
- 思いついたことをスピーディーに書き足せる
順番に解説していくので、確認してみてください。
デジタルに不慣れな人でも使いやすい
アナログ社内掲示板のメリットとして、デジタルに不慣れな人でも使いやすい点が挙げられます。
日常業務でパソコンを使用しない製造現場などでも、アナログ掲示板であればスムーズに活用できるので、社員に情報伝達がしやすいです。
ホワイトボード活用でスケジュールが一目でわかる
ホワイトボード活用でスケジュールが一目でわかる点も、アナログ社内掲示板のメリットです。ホワイトボードに各チームの進捗具合やスケジュールなどを記入すれば、予定がひと目でわかるようになります。情報が更新されればすぐに書き換えられ、ホワイトボード自体もかなり大きいため目に付きやすいです。
ただし、伝えたい情報量が増えてボード内に書ききれなくなったり、うっかり消してしまう恐れもあります。
思いついたことをスピーディーに書き足せる
アナログ社内掲示板のメリットとして、思いついたことをスピーディーに書き足せる点が挙げられます。
思いついたことや共有したいことを、すぐにアナログ掲示板に書くことが可能です。ミスの共有やミーティングのちょっとしたメモなどをすぐに書くと、スピード感のある共有ができます。
ただし、誰かが間違えて消してしまったりすると、これらの情報はなかったことになってしまう恐れがあります。
アナログ社内掲示板のデメリット
デジタル掲示板のメリットは以下の通りです。
- 掲示板が設置してある場所に行く必要がある
- 情報発信が一方通行になりやすい
順番に解説していくので、確認してみてください。
掲示板が設置してある場所に行く必要がある
アナログ社内掲示板のデメリットとして、掲示板が設置してある場所に行く必要がある点が挙げられます。出社しないと社内掲示板は見れません。そのため、直行したり直帰したりする社員やリモートワークの社員には、情報の伝達が遅れる可能性があります。
また、社員一人ひとりが社内掲示板の前で立ち止まって見るため、長文で書かれている場合に情報を把握する時間が長くなったり、後ろで待っている社員に気を使って内容を読み飛ばしたりするケースも発生します。
情報発信が一方通行になりやすい
情報発信が一方通行になりやすい点も、アナログ社内掲示板のデメリットです。アナログ社内掲示板を利用する場合、特定の人が社内掲示板の管理や更新を行う必要があるでしょう。
また、アナログ社内掲示板を利用していると、従業員が情報を確認できたかどうかを把握できません。そのため、情報発信が一方通行になりやすい危険性が高くなります。
リモートワークを導入しているならデジタル掲示板がオススメ
デジタル社内掲示板とアナログ社内掲示板のどちらを利用すればよいか、悩んでいる人もいるかもしれません。状況によっては、アナログな情報共有が効率的なこともあります。
しかし、関わる人数が多くなったり、長期的に情報の保管が必要になったりすると、デジタル化しなければカバーしきれなくなるものです。
近年ではリモートワークが普及してきたため、場所にとらわれずどこからでも情報を確認できるデジタル社内掲示板の活用が目立ってきました。この流れに乗って、デジタル社内掲示板を導入するのがオススメです。
まずは安全性が高く初心者でも扱いやすいデジタル社内掲示板を選択して、業務効率化を推進してみてください。
デジタル社内掲示板の成功事例
ここからは、デジタル社内掲示板の成功事例を2つご紹介していきます。順番にご紹介していくので、ぜひ参考にしてみてください。
株式会社ヤマハミュージックマニュファクチュアリング
楽器音響機器を製造する「株式会社ヤマハミュージックマニュファクチュアリング」は、静岡県に複数の拠点を構えています。
パソコンを使用する社員と、普段パソコンを使用していない生産現場の社員との情報伝達の差が課題となっていました。
生産現場の社員は、主に紙の掲示物や上司からの伝達で情報を得ていましたが、デジタル社内掲示板の導入により、現場の社員も会社からの情報をいつでも自分のスマートフォンで見れるようになりました。
デジタル社内掲示板では、
- 社内からの通達
- 社長メッセージ
- 部活動や新入社員の紹介
- 自社製品の紹介
などさまざまなコンテンツを配信しています。
デジタル社内掲示板を見ることで、多くの情報に触れることが可能になった点は大きなメリットです。
＊参考 TUNAG｜導入事例｜株式会社ヤマハミュージックマニュファクチュアリング様
株式会社リクルートキャリア
「株式会社リクルートキャリア」では、新規事業のアイデア共有の場として、デジタル社内掲示板を活用しています。デジタル社内掲示板の導入前は、事業の全体像をまとめたシートを作成していました。そのシートに各人が、アイデアを持ち寄るという方式をとっていたのです。
しかし、アイデアが各社員のフォルダで止まってしまい、ブラッシュアップされないという課題がでていました。
そこでデジタル社内掲示板を導入したところ、ブラッシュアップの質やスピードが大きく向上したのです。
リクルートキャリアでは、発案者が事業のアイデアをデジタル社内掲示板に登録し、チームメンバーがそれに対して意見を書き込むという流れで運用しています。社員の好きなタイミングで、スマホやタブレットから閲覧やコメントすることが可能になったため、スピード感が大幅に上がったと考えられます。
まとめ｜社内掲示板でコミュニケーション活性化！
デジタル社内掲示板とアナログ社内掲示板の違いや、それぞれの特徴、メリット、デメリットなどをご紹介しました。アナログの社内掲示板とデジタルの社内掲示板のどちらが自社に適しているかは、社員の働き方に注目すれば見えてきます。
近年、多くの企業ではリモートワークが進み、ビジネスのデジタル化が加速している状況です。このような環境であるため、デジタル社内掲示板の利用が適している場合が多くなってきました。
自社に必要な掲示板の運用を検討して、自社に合ったデジタル社内掲示板を選択するのがオススメです。デジタル社内掲示板を活用して、社内のコミュニケーションを活性化してみてください。
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