業務効率化に必要な社内掲示板アプリの使い方と活用方法！

こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。

近年ではテレワークの普及や柔軟な働き方が求められる中で、便利なツールが必要になってきました。そこで注目されているのが、社内での情報共有やコミュニケーションに活用できる、社内掲示板アプリです。

この記事では、社内掲示板アプリの基礎知識や、導入するメリットについてご紹介します。従業員間での情報共有やタスク管理など、効率的な業務プロセスを実現するためのヒントが満載ですので、ぜひ参考にしてみてください。

社内掲示板アプリの基礎知識

社内コミュニケーションツールとして注目を集めているのが「社内掲示板アプリ」です。業務効率化に貢献するツールとして、多くの企業で導入が進められています。

社内掲示板アプリは、業務連絡やスケジュールなどの電子情報を社内全体で共有できるツールです。紙の書類の紛失や、情報の行き違い、抜け漏れなどを防止できるだけではなく、社内のコミュニケーションを円滑にして社内全体の情報共有化ができます。それにより、業務の効率化や生産性の向上が期待できるでしょう。

社内掲示板アプリを導入するための手順

社内掲示板アプリを導入することによるメリットを享受するためには、社内の従業員がツールを使いこなせる必要があります。

社内全体の業務効率化が図れるよう、導入してからも賢く運用できるようにしましょう。ここではまず、社内掲示板アプリを導入するための手順をご紹介します。

1. 目的を明確にする

事前に、社内掲示板アプリを導入する目的を明確にすることが重要です。まずは社内業務の課題を洗い出し、課題解決のためにどのように社内掲示板アプリを利用するのかを精査しましょう。

具体的には、従業員間でどのような情報を共有するのか、掲示板アプリの使用によって効率化したい業務は何かなど、目的を明確にすることです。目的がはっきりすると、自社に合ったアプリを選べて無駄のない運用ができます。

2. 社内掲示板アプリを選ぶ

選ぶポイントは、セキュリティー面、使いやすさ、機能性、価格帯などです。自社のニーズにあったアプリを選ぶことがポイントです。

3. 導入前に従業員に説明する

従業員全員に、社内掲示板アプリを導入する目的、アプリの使い方、注意点などを説明することが重要です。可能であれば、デモンストレーションも行いましょう。

4. 適切な設定をする

アプリの設定は、機密情報のセキュリティにも関わります。社内の情報を安全に利用するために、適切な設定をして従業員に共有しましょう。

5. 使い方のトレーニングをする

従業員全員にアプリの使い方をトレーニングしてから、実際に運用を開始することがオススメです。運用前に事前にトレーニングすることは、アプリ導入後の無用な混乱を避ける効果があります。

トレーニングの方法は、まずアプリの使い方などの説明資料を配布して、基本的な知識を周知させます。その後、実際にアプリを使った練習を繰り返すことが、習得までの一番の近道となるでしょう。

6. 日常的に活用する

導入後は、日常的に活用することが重要です。情報共有やコミュニケーション、スケジュールの管理など、さまざまなシーンで活用しましょう。

社内掲示板アプリを導入するメリット

社内で伝達事項があるときに、従来のやり方だと、掲示板に伝達内容を記載した紙を貼って知らせたり、一斉メール送信で知らせたりする方法があります。

しかし、従業員数が多ければ多いほど、伝達事項を抜け漏れなく全員に伝えることや、社内ルールやマニュアルを周知させることは困難です。ここでは、そのような課題を解決するために、社内掲示板アプリを導入することによるメリットを解説していきます。

業務の効率化ができる

たとえば、従業員同士がアプリを通じてスケジュール管理することで、それぞれがスケジュールを確認・調整できます。それにより、業務の重複防止や手間の省略にもつなげられます。

同じ業務を複数の従業員が行っていた場合においても、社内掲示板アプリを通じて進捗を共有することで、誰がどの作業を担当しているかの把握ができ、作業のムダを省けるでしょう。

また、社内掲示板アプリは、プロジェクト管理にも有効です。プロジェクトチームのメンバー同士で、進行状況や期限、優先順位などについての手軽な話し合いの場になります。アイデアや問題点について共有すれば、協力して課題解決に取り組むためのチームワークも育つでしょう。

社内掲示板アプリは、情報の電子化により、紙の書類や報告書、企業広報誌などの印刷物や、配布コストの大幅な削減が可能です。書類が必要になったときも、ツール上に保存されたものを容易に取り出すことができます。また、急な変更などの情報共有も瞬時に行えるので、従業員間の情報伝達の遅れや漏れ、ミスなどによる業務の滞りも防げます。

社内の問い合わせが多い部署では、社内掲示板アプリを利用して、よくある質疑応答をあらかじめまとめておくことにより、対応時間の削減も可能です。このように、社内掲示板は情報の属人化を防ぐ効果があるので、各部署の従業員自身が抱える業務をスムーズに遂行できる環境の構築にもつながるでしょう。

コミュニケーションの改善ができる

社内掲示板アプリは、業務に関係する重要な情報を、すべての従業員が手元で瞬時に共有できます。リモートワークや出張などで、社内に不在の従業員も閲覧できるため、場所や時間に縛られずにコミュニケーションをとれることが大きなメリットです。

たとえば、会議の時間や場所、プロジェクトの進捗状況、メンバーのアイデアや提案、または個人的なメモやアイデアなど、共有できる情報は多岐にわたります。スタンプなどでリアクションできる機能があれば手軽に意思表示できるため、より円滑なコミュニケーションを促せます。

また、社内掲示板アプリを通じた従業員同士のコラボレーションは、組織内のコミュニケーション促進のよい機会です。アイデアを交換し合うことで、目標に向かって効果的に協力できるでしょう。

イベント情報や従業員の近況報告など、業務以外の情報共有にも活用している事例があります。従業員同士が仕事以外の情報を共有することで、円滑な人間関係の構築にもつながり、さらなるコミュニケーションの活発化と、チームワークの向上が期待できます。

従業員教育の推進ができる

社内研修の内容をコンテンツとしてツール上にアップロードすれば、授業員の手が空いている日時にいつでも見返すことが可能です。新入社員教育の面でも情報を均一に届けられるので、既存の従業員同様に、業務の標準化につなげられる最適な方法といえます。

属人化せずに基本情報が伝わる環境構築ができれば、従業員教育コンテンツと従来の対面研修のハイブリッド従業員教育が実現します。それにより、さらなる従業員の能力向上、企業全体の組織力向上が期待できるでしょう。

社内情報が共有・蓄積される

アナログの掲示板に掲載された情報の場合、掲示物を貼り替えられてしまうと過去の情報を見返すことがません。見逃しが発生しやすく、従業員全員に周知することが困難です。

しかし、社内掲示板アプリを使用すると、社内の情報を瞬時に全体へ共有するだけではなく、ツール上に情報を蓄積できます。過去のプロジェクトのノウハウや部署内の書類のやり取りなど、社内の大切な情報が一か所にまとめられます。

簡単に情報検索ができる

検索機能のある社内掲示板アプリを使うことにより、ツール内に蓄積された情報へのアクセス性も高まります。キーワードを入力すれば目的の情報を手間なく取り出すことが可能です。

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社内掲示板アプリによる業務効率化の具体的な事例紹介

ここでは、実際に社内掲示板ツールを導入した企業が、どのように課題を解決し、業務改善効果を得られたのかについて詳しくご紹介します。導入前に、自社にはどのようなアプリが適しているのかを検討する際の参考にしてみてください。

事例1｜株式会社ラクス

開業当初は組織の人数が少なく、ナレッジ共有そのものに課題はなかったものの、従業員数が急激に増えたことにより多くの課題が浮上してきました。例えば、以下のような課題がありました。

• 手順書やナレッジ、各種契約書類などが各所に散在し、必要な書類を手早く探せない。
• エクセルで作成したマニュアルや手順書がキーワード検索できず、各ファイルを開いて確認する手間と時間がかかった。
• 情報が探しにくいため、新たなファイルを作成することが相次ぎ、結果的に情報が重複している。正しい情報や最新版はどれなのかわかりにくい状況になっている。

これらを改善するため、社内掲示板アプリの導入プロジェクトチームを発足し、次のような改善ステップに沿って実行しました。

• ツール利用のための全従業員への教育
• ツール利用のルール策定（情報共有は一つのツールに集約する）
• コンテンツの見直し（既存書類の精査）
• 継続的運用（定期的なマニュアルや手順書の見直し）

社内掲示板アプリ導入による効果は、以下の通りです。

• 情報を探す手間が、体感として以前の6割から7割の時間で済むようになった。
• 情報が一か所にまとまっているので、引き継ぎコストが50％削減した。
• 社内の全員が同じ情報を元に、一定の成果を出せる業務の標準化が実現した。

＊参考　NotePM｜【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス

事例2｜株式会社池田模範堂

以下の社内の課題を解決するため、社内掲示板の導入を決定しました。

• 庶務に関する従業員からの問い合わせが1日に何十件もあり、業務に支障をきたしている。

従業員のITリテラシーにばらつきがあったため、誰でも簡単に利用できるシンプルなツールを選びました。ツールを使った取り組みは以下の通りです。

• ツール利用のために全従業員への教育体制を整備した。
• 各種申請や手続き方法について、全従業員が共有できるようにした。
• 申請画面へのリンクを添付し、すぐに手続きを進められるようにした。

導入によって、従業員間でわからない事があれば、まずはツール上の情報を検索するという習慣がつき、問い合わせ件数を削減することができました。

＊参考　CybozuGaroon｜導入事例｜株式会社池田模範堂

事例3｜株式会社ザグザグ

社内掲示板ツールを導入するに至った経緯は、社内の店舗と本部それぞれで以下のような課題があったからでした。

• 店舗では、マニュアルを紙に印刷して使用していたため、検索性が悪かった。
• 本部では、マニュアルや業務手順書が属人化されていて、従業員それぞれがマニュアルを作成し、個人のフォルダで管理していた。

ツール内の機能が多いと、覚えるのに時間がかかり使いこなすのが難しくなるため、シンプルで自社に合った機能が搭載されているものを選びました。導入後の取り組みは以下の通りです。

• ツール利用のための全従業員への教育
• 既存のデータをツール上に移行
• 必要に応じてマニュアルの書き換え

直感的に使えるツールだったので、従業員間にも浸透し、以下のような導入効果がありました。

• 店舗では、今まで紙媒体で利用していたマニュアルとは違って、内容の更新時に印刷と差し替えの作業が不要になり、大幅な業務の効率化が実現した。
• 本部では、マニュアルや手順書を個人が作って管理するのではなく、社内全体で共有しようとする意識改革が進行した。
• マニュアルの検索時間が30秒ほどに短縮された。
• 新入社員の基本的な知識の教育に、ツール上の新人教育マニュアルを読んでもらった。

＊参考　NotePM｜【導入事例】マニュアル検索時間が5分→30秒に！目指すは店舗での「脱・紙マニュアル」- 株式会社ザグザグ

オススメの無料掲示板アプリ3選

ここでは、オススメの無料掲示板アプリを3つご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

Stock

Stockは、ITの専門知識がない企業でもすぐに使いこなせるシンプルさが一番の魅力です。Stockでできることをご紹介します。

1. 社内の情報ストック

チャットツールのように情報が流れていくことがなく、ほしい情報はいつでも引き出せます。

2. タスク管理

手軽に社内のタスクを管理できます。

3. メッセージ

メンバー間でメッセージのやり取りができます。

4. 写真のストック

スマートフォンやタブレットで撮影した写真もストックできます。

5. 自動プレビュー

ファイルや画像がブラウザ上でプレビューされるので、ダウンロードの手間がありません。

3つのプランと、永年無料のフリープランがあります。基本機能は以下の通りで、どのプランも初期費用はかかりません。

＊参考　Stock｜ご利用プラン

Chatwork

Chatworkは、シンプルで使いやすく、フリープランがあるので気軽に使い始められます。Chatworkでできることをご紹介します。

1. グループチャットとダイレクトチャット

社内外のユーザーと、案件や部署単位でグループチャットを作成して、複数人で会話を進められます。必要な時ときには、個別に一対一でも会話が可能です。

2. タスク管理

タスクを作成、編集できるので、自分のタスクの把握、相手への仕事依頼などで使えます。タスクを完了させるとチャットに通知され、手間なく仕事の進捗を共有できます。

3. ファイルのアップロード

オフィスファイルや画像ファイルなどをアップロードできます。アップロードされたデータは、チャット参加メンバーのみダウンロードが可能です。

4. ビデオ・音声通話

チャット参加メンバーの顔を見ながら、または音声で会話できます。ビデオ・音声通話中にパソコン画面の共有もできるので、チャットでは説明しにくい事柄でも、簡単に相手に伝えられます。

プランはフリーを含め以下の3つで、初期費用はかかりません。エンタープライズプランは、ビジネスプランの機能に加え、セキュリティ機能などが充実しています。

＊参考　ビジネスチャットならChatwork｜プラン・料金

Slack

Slackは、社内外のコミュニケーションは元より、アプリやサービスと連携して業務の効率化が図れるところが魅力です。Slackでできることをご紹介します。

1. チャンネル作成

プロジェクトやトピック、チーム専用のチャンネルを作り、そこで参加メンバーと会話ができます。

2. アプリの連携

アプリやサービス（GoogleドライブやOffice365など）と連携して、ファイル権限の更新、リクエストの承認、カレンダーの管理などを、Slack から離れることなくクリック一つで実行可能です。

3. ビデオ・音声通話

会話中に、ワンクリックで一対一のビデオ通話や音声通話に切り替えができます。

4. ファイルの共有

チームが共有したパブリックファイルは、すべて一か所で保存されます。新規メンバーでも複数か所探し回ることなく、簡単にすべての経緯を把握できます。

5. 通知をパーソナライズ

ニーズに合わせて通知を細かく設定できるため、大切なメッセージを見逃すことがなくなります。

6. メッセージの検索

必要なときに、過去のメッセージを検索できます。フリープランでは過去90日間のメッセージへのアクセスが可能です。

プランは基本的に以下の3つですが、Enterprise Gridという大規模ビジネス向けのプランもあります。料金は見積もり相談が必要です。

＊参考　Slack｜料金プラン

まとめ｜社内掲示板アプリで、社員のコミュニケーションを活発に

普段不便を感じながらも、課題解決のためにどのツールを導入すればよいかわからなかったという方も、実は多いのではないでしょうか。自社に合った社内掲示板アプリを活用することで、社内のさまざまな課題が解決し、業務効率化が見込めることは導入事例などからも明らかです。

社内のコミュニケーションが活発化し、業務効率と生産性の向上を見込める社内掲示板アプリは、無料版から試せるものもあります。ぜひ積極的に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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