こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
皆さんは訪問介護員という仕事をご存じでしょうか。主に住宅で生活している方へ訪問し、さまざまな介護や生活援助を行っています。
ただし、複数の住宅を掛け持ちしている場合が多いことに加え、予想外の事態が定期的に発生することもあります。そのため、スケジュール管理が難しいといわれています。
ここではまず、訪問介護員が普段どのような業務で問題を抱えているのかを紹介するとともに、スケジュール管理のコツやオススメのソフトについても簡単に紹介していきます。本記事を読んで、ぜひ職場での導入の検討材料としていただければ幸いです。
目次
訪問介護員の仕事内容と業務の課題
ここでは、実際に訪問介護員の仕事内容と、それぞれ抱えている業務課題について紹介していきます。
身体介護
身体介護とは、厚生労働省によれば「利用者の身体に直接接触して行う介助サービス」「利用者の日常活動作能力や意欲向上のために利用者と共同で行う自立支援サービス」「その他専門的知識・技術をもって行う日常生活上・社会生活上のためのサービス」と定義されています。
つまり、訪問介護者が直接自宅へと訪問し、介護者の身体に直接触れながら支援していく介護サービスのことを指しています。具体的には、主に以下のような介助サービスを実施しています。
- 食事介助
- 排泄介助
- 入浴介助
- 更衣介助
- 移動・移乗介助
- 起床・就寝介助
- 体位変換
- 服薬介助
このように、身体介助だけでもさまざまな介護支援が存在することがわかります。ただし、それぞれのサービスにおいてもいくつか問題を抱えているケースがあります。
たとえば入浴介助の場合、浴室内での転倒などの事故が発生しやすいこともあって細心の注意を払う必要があります。その結果、介護員の負担やストレスが大きくなってしまうのが問題となっています。
生活介護
生活介護とは、介護者ができない日常の家事などを支援するサービスのことを指しています。一見、身体介護と似たところがあるように見えますが、大きな違いとしては介護者に直接触れるかどうかにあります。具体的には、以下のような家事サービスを行っています。
- 被介護者の利用するエリアの掃除
- 被介護者の衣類の洗濯
- 利用者の必要な日用品の買い物
これらを見ると、利用者の家族に関しては対象外であることがわかります。なので、家族と共同で生活している場合は、日々のコミュニケーション不足により、どこまでを仕事としてやるべきなのかが明確になっていないという問題が発生する可能性があります。
通院介護
最後に紹介するのは通院介護についてです。通院介護とは、利用者がクリニックや病院へ通院するために必要な移動の介助のことを指しています。
具体的には、通院先までの乗車および降車の介助サービスや屋内外での移動介助、病院での受診手続きなどがあります。ただ、基本的に交通費に関しては介護利用者の自己負担となるため、事前にどこに行きたいのかの相談や自己負担になるという点をお伝えしていくことが大切です。
訪問介護員の業務課題
ここまで、訪問介護員がどのような業務をされているのかを簡単に紹介してきました。共通として抱えている問題点は、利用者の移動介助などで直接体を移動させることで身体的に体力を使うだけではなく、利用者とのコミュニケーションが場合によってはうまく取れないことにあります。
また人によっては、1日あたり5件ほど住宅を回ったり、予定が突然変更になったりすることもあります。前に訪れていた住宅で想定外のトラブルが発生すると、全体のスケジュールが後ろにずれ込むことにもつながります。
スケジュールが変更になると、訪問時間や移動距離、利用者との相性を考慮したうえで計画表をアップデートしていくことになりますが、人の手で作業しているとどうしても時間がかかってしまいがちです。
その対応の遅さがスケジュールの遅れに更に追い打ちをかけることになり、当初実施しようと思っていた日用品の買い出しや、利用者のための身体介護サービスのキャンセルへとつながります。その結果、利用者との信頼度が下がるリスクが発生してしまいます。
基本的には利用者との絆が大切な職業になるため、スケジュールが遅れることで関係性が崩れてしまうのは決してあってはなりません。いかにしてスケジュールが遅れないようにするか、業務を効率化していくことが求められます。
訪問介護員のスケジュール管理のコツとポイント
訪問介護員にはいくつかの業務課題を抱えていることがわかったかと思います。ここでは、スケジュール管理をしていくためのコツや着目すべきポイントについて紹介していきます。
スマホとの連携が可能かどうか
1つめは、スマホを用いた連携が可能であるかどうかです。基本的に、訪問介護員は利用者の自宅へ伺って介護サービスを行うのがメインです。なので、いつでもどこでもスケジュールの確認や、上司と共有が可能なのかを重視する必要があります。
また、スマホとの連携の際にはクラウド版のソフトを使用することになります。クラウド版であれば最新のバージョンへのアップデートにも対応可能で、セキュリティに関しても充実しているソフトが多いので、ぜひクラウド版の検討を考えてください。
見やすく直感的に操作可能か
2つめは、ソフトの画面が見やすく、誰でも直感的に操作が可能かどうかです。スケジュールを入力するうえでソフトの使い勝手が悪いと、ただでさえ忙しくて時間が無いのであまり使いたくないと思うはずです。使う側としては、スケジュールの特定の時間帯を指でなぞって予定を入力できるような快適さがあれば、誰でも迷うことなく利用できます。
訪問状況をリアルに可視化できているのか
3つめは、介護員の訪問状況がリアルタイムで見える化されているかどうかです。やはり自宅に訪問して介護をしていくとなると、想定よりも時間を要する場合やトラブルが発生することがあります。予定を入れるのも大変だという場合は、「チャット機能」が備わっているソフトを使用して現場の状況をリアルタイムに共有できるとベターです。
訪問介護にオススメのスケジュール管理ソフト
ここでは、訪問介護員が効率良く業務をしていくにあたり、オススメのスケジュール管理ソフトについて紹介していきます。導入を考えている方は、これから紹介する内容をぜひ参考にしていただければと思います。
Trello
まず初めに紹介するのは、「Trello」と呼ばれるスケジュール管理ソフトです。こちらの特徴は、カードを動かしながらタスクを視覚的に管理できることです。「カンバン方式」を採用しており、一つのボードの中にカードを入れていきながら、タスクが問題なく進んでいるのかを確認していきます。
例えば、初めに「未対応」のボード上にタスクカードを入れ込み、いざ対応する時には「対応中」のボード上にカードを移動させていきます。その後特に問題なくタスクが完了すれば、「対応済み」のボードに移動させてあげるだけで操作は完了です。
カードには、タスク内容だけでなく「担当者名」を記入することで、担当者がタスクを実施しているのかを視覚的に判断することが可能です。加えて、「Trello」ではチームを作成してメンバーとして招待することが可能なので、他のメンバーの対応状況をリアルタイムに把握することができるのも魅力です。
CareMaker
次に紹介するのは、「CareMaker」と呼ばれるスケジュール管理ソフトです。こちらは、訪問看護・介護の業務に従事する方に特化したスケジュール管理ソフトとなっています。
主な特徴としては、シフト調整や各担当者のスケジュールをより最適化させるべく、AIが自動で作成する機能が備わっていることです。現場からは、「各担当者の予定を確認しながら、新しいタスクを割り振りするのに時間がかかる」「担当者の訪問ルートや利用者の希望条件を考慮したうえでの調整が難しい」といった声があるようです。
一方で、「CareMaker」を使用すれば上記の懸念事項が解消されます。そのため訪問介護員が、本来行うべき業務に充てるべき時間を大幅に増やすことが可能です。
Care-wing
次に紹介するのは、「Care-wing」と呼ばれるスケジュール管理ソフトです。こちらも先ほどと同様に、介護事業者からの依頼をもとに作成された業務効率化ソフトです。
訪問介護員の場合は先ほども説明した通り、利用者の自宅を訪問しながら仕事を進めていくことになるため、「リアルタイムな情報共有」や「事務作業の負担削減」が現場からの問題事項としてあげられています。利用者が用いているICチップにスマホをかざしてあげることで、担当者が一つひとつ記録を入力しなくても自動的に介護記録の作成が可能です。
突然のシフト変更があったとしても、スマホ上にリアルタイムで情報の共有が可能なので、訪問忘れなどの防止に大いに役立てることができます。何かと大変な事務作業をなくしたいと悩んでいる方にオススメのソフトです。
Curae
最後に紹介するのは、「Curae」と呼ばれるスケジュール管理ソフトです。こちらは、スマートな訪問介護の運営を実現すべく作成されたシフト管理アプリです。主な特徴としては、介護記録やスケジュールが充実していることに加え、それらの機能が無料で利用可能であることです。
ワンクリックですぐに訪問計画や介護記録の作成が可能であることに加え、チーム内で手軽に共有する機能も対応しています。加えて、利用者の記録を整理する上でペーパーレス化がされているため、情報の紛失や抜け漏れの防止につなげることも可能です。さらに、急遽予定が変更になった場合でも、影響が出そうな担当者全体に一括で連絡する機能が備わっているため、伝達ミスの防止やリアルタイムな情報共有ができるのも魅力です。
まとめ｜訪問介護員はスケジュール管理が大切！
ここまで、訪問介護員の仕事内容やおすすめのスケジュール管理ソフトなどを紹介してきました。さまざまな業務を1日で取り組んでいる訪問介護員が効率良く仕事を回していくためには、スケジュール管理ソフトが不可欠です。
訪問介護員として業務をしていく中で、少しでも時間を有効活用したいと考えているのでれば、スケジュール管理ソフトの導入を検討してみましょう！
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