こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
普段の業務のなかで「計画通りにタスクが終わらない」「プロジェクト全体の進み具合が良くない」と思ったことはありませんか。
そのような状況下で、ビジネスでは「ガントチャート」や「WBS」などを用いてプロジェクトの進捗を管理することが多いです。
ただし、いざプロジェクト管理を実施しようとしたものの、「システムの導入費用が高い」「使い勝手がわからず社員への普及率が伸びない」ということがあるでしょう。そのようなときこそ、エクセルを使うことでそれらの問題を解決できるのです。
この記事では、エクセルを用いたスケジュール管理のメリットやオススメのテンプレートについてご紹介していきます。
目次
エクセルでスケジュール管理をするメリット
まず始めに、エクセルを用いてスケジュール管理することのメリットをご紹介していきます。新しいシステムを導入した管理方法もあるなかでなぜエクセルで運用していくのか、参考にしてみてください。
操作性が良く好きな形にカスタマイズしやすい
1つめは、エクセル自体の操作性が良く、自分の好きなデザインや仕様にカスタマイズしやすいことです。
普段パソコンで仕事をしている方にとっては、エクセルはなじみがあることでしょう。そのため、直感的に操作して管理表を作成することが可能です。
また、エクセルを使用すれば自分の好きな形式にカスタマイズできます。人によっては関数やマクロ機能を用いてアレンジすることも可能です。
具体的には、「今日の日付をアクセントとして強調させるようにする」「マクロ機能を駆使して、ボタンを押すだけで自動的にタスクの完了見通しを算出する」というような機能を追加できます。
このように、オリジナリティあふれる管理表を作成できるのは魅力的です。
追加コストが発生しない
2つめは、スケジュール管理表を作成するために追加コストがかからないことです。
新しくプロジェクト管理を進めることを目的として、システムを導入する会社もありますが、どうしても初期費用が発生してしまう傾向にあります。
一方でエクセルの場合、Microsoftが備わっているパソコンがあれば誰でもすぐに始めることが可能なので、導入コストは発生しません。
また、エクセルであればテンプレートも無料で活用することができるのも魅力的です。テンプレートを使うことで、管理表の作成時間を短縮することが可能です。
導入ハードルが低い
3つ目は、スケジュール管理をするうえで、着手するためのハードルが低いことです。
エクセルであれば、表計算ソフトとしてビジネスパーソンに浸透していることもあり、簡単に取り組むことができます。
もし新たなシステムを導入するとなった場合、マニュアルなどを通して機能の概要や操作方法を学ぶことになるでしょう。社員が学んで操作法を身に着けるのに時間がかかることに加え、社員全員に浸透するのにも時間がかかるリスクがあります。
そういったことからも、エクセルで管理することの魅力の一つとなります。
スプレッドシートへの変換で容易に共有が可能
4つめは、スプレッドシートに変換して、クラウド上でデータの共有が容易にできることです。
例えば、特有のシステム上で管理をしていて社外の方と共有する場合には、相手方も同じシステムを用いていないといけない場合があります。
一方エクセルの場合は、社外の方とでも問題なく共有できます。さらに、エクセルが搭載されていないパソコンを所有している方に対しても、スプレッドシートを通してクラウド上で共有することが可能です。
スケジュール管理表の活用方法
ここでは、エクセルを用いてスケジュール管理をしようと考えている方に向けて、どのような形で活用するといいかを簡単にご紹介していきます。
自作で作成する
1つめは、エクセルシート内で自分の使いやすいように自力で作成することです。
自分で作成することのメリットとして、決められたデザインにとらわれずカスタマイズすることが可能なので、より洗練されたデザインにできる可能性があります。
例えば、以下のようなものを自由に設定することができます。
- セルを好きな色に変更
- フォントや文字の大きさの変更
- 関数やマクロを用いてプロジェクトに見合ったデザインに仕上げる
テンプレートを活用する
2つめは、すでに作成されたテンプレートを活用することです。
例えばマイクロソフト社は、あらかじめ豊富なテンプレートをサイト上で提供しています。
Officeテンプレート一覧にて「タスク管理」と検索することで、タスク管理やスケジュール管理に関わるテンプレートのオススメが表示されるようになっているので、ぜひ積極的に活用してみてください。
どちらかといえば、あまりエクセルでの作業に精通しておらず、管理表を作成する手間を省きたいという方に対してオススメです。なお、テンプレートを無料で簡単にインストールできるのも魅力的です。
＊参考 日本マイクロソフト株式会社｜Officeテンプレート
スケジュール管理方法の特徴と用途について
ここでは、スケジュール管理をしていく手法とどのようなシーンで活用するのかについて簡単にご紹介していきます。
実際にプロジェクトを管理していく場合、予定通りに進行しているのか、目標までに必要な項目をこなせているのかを見ていくことになるでしょう。
そのときの状況に応じて最適な手法で管理していくことが求められるので、各管理手法の目的や役割を理解するようにしましょう。
ガントチャート
まずはじめにご紹介するのは、ガントチャートと呼ばれるスケジュール管理方法です。
ガントチャートとは、対象プロジェクトの進捗状況やプロセスなどが滞りなく進んでいるかを管理するための表です。時間軸に合わせて各プロセスでの開始日と完了見通しを棒グラフ状で表現していきます。
ガントチャートでは各タスクの日程や期間、担当者などが明確に示されているので、視覚的にプロジェクトの進捗状況を把握するうえで有効な管理方法です。
ただしガントチャートを作成するためには、事前にプロジェクトの全体像が見える化されている必要があります。
- プロジェクト遂行のためにはどのような工程を踏む必要があるのか
- 各タスクに要する時間軸はどのくらいか
- そのタスクを担当すべき部署はどこか
このようなことを把握して、ゴールまでの道筋を明確にしなければなりません。
さらに、プロジェクトの進め方が最適であるかを関係者とも共有しながら作り上げていくことになります。よって、エクセルのように社外の方々と容易に共有可能なのは、修正するという意味でも有効な手段といえるでしょう。
WBS
次に紹介するのは、WBSと呼ばれるタスク管理方法です。
WBSとは「Work Breakdown Structure」の頭文字をとったものであり、主にプロジェクトの各タスクを細分化して管理する手法です。
プロジェクト全体を項目ごとに細分化していき、細分化された項目をさらに細分化することで、現場目線で何をすべきなのかを明確にしていきます。
これによってタスク全体が見える化され、プロセスを完遂するのに必要な作業量や時間軸を見積りすることができるだけでなく、必要な作業の抜け漏れが無いかを判断するのに有効です。
実際にプロジェクトを管理していくうえでは、先ほどご紹介した「ガントチャート」と組み合わせていくことが主流になっています。
ToDoリスト
最後にご紹介するのは、ToDoリストと呼ばれるタスク管理方法です。
ToDoリストとは、実際に作業者が何をすべきなのかを項目単位で書き出したリストのことを指します。主に、どのような作業をしていくべきか、どのような優先順位で進めていくのかを整理するために使われる手法です。
先ほどご紹介した「ガントチャート」や「WBS」とは異なり、あらかじめやるべきことが決まっている状態で整理する場面が多く、ジャンルごとに区分けしていくことになるので作業負担が比較的少なくて済みます。
必要な作業が完了したらセルにチェックを入れたり、取り消し線を引いたりすることで直感的に作業が完了したのかを把握することも可能です。
オススメのテンプレートを紹介
ここでは、タスクをスケジュール管理していくうえでどのようなテンプレートを採用しようか迷っている方を対象に、オススメのテンプレートをご紹介していきます。
これからご紹介するテンプレートにはプロジェクト管理に必要な情報が盛り込まれているので、安心して利用できるでしょう。
Plus プロジェクトマネージャー
まずはじめにご紹介するのは、「Plusプロジェクトマネージャー」です。これはプロジェクト管理に特化したテンプレートで、シンプルかつきれいなデザイン仕様になっています。
例えばガントチャートの場合、角丸バーを用いた線引きするタイプやセルに対して配色するタイプが用意されており、好きなシートを用いてアレンジすることが可能です。
他にもカレンダーやWBSなどもあって充実しているので、初めから作成するのが面倒と思われている方はぜひダウンロードしてみてください。
bizroute
次にご紹介するのは「bizroute」です。
bizrouteではToDoリストやガントチャート、WBSなどさまざまなシートが、プロジェクト期間ごとに用意されているのが特徴です。
例えばガントチャートの場合、
- 時間単位
- 週単位
- 月単位
など、プロジェクトの用途にあったモノを選択することが可能です。ユーザーに合わせてテンプレートが用意されているのは魅力的といえるでしょう。
Microsoft公式テンプレート
最後にご紹介するのは「Microsoftテンプレート」です。
Microsoftの公式サイトにさまざまなデザインのガントチャートが用意されており、ダウンロードすることですぐに使用が可能になるのは魅力的です。
また、公式が作成しているテンプレートなので、信頼性が高く、安心して利用できるでしょう。
まとめ｜タスク・スケジュール管理にはエクセルを！
ここまで、エクセルを用いたスケジュール・タスク管理方法についてご紹介してきました。
エクセルであれば導入コストが削減できるのはもちろん、あらかじめ無料テンプレートも用意されているので、利用するまでのハードルは低いです。
もし何かスケジュールやタスクを管理するうえで困っていれば、ぜひ普段使い慣れているエクセルを有効活用してみてください。
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