こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
介護・福祉業界の業務は、訪問介護や利用者の送迎、家族との面談など社外で作業を行うことも多いです。スタッフが外出することが多く、スタッフ同士のコミュニケーションや情報共有などで課題を抱えやすいでしょう。
グループウェアを導入すれば、アプリ内でコミュニケーションやファイル共有などを簡単に行うことができます。要介護者の情報もスタッフ間でいつでも共有することができます。
また、クラウド型のグループウェアであれば、外出先からも使用できるのでスムーズに業務を行えます。今まで紙で管理していた情報もデータ化することで、保管スペースの削減やペーパーレスに貢献することができます。
目次
介護業務の効率化に役立つグループウェア
介護業界にオススメの機能
介護・福祉業界の現場ではさまざまな職種のスタッフが連携しながら業務を行っています。サービス向上には、正確な情報の伝達や業務の負担軽減が必要になります。それらを解決するためにもグループウェアの導入がオススメです。
ここからは、先ほど紹介したグループウェアの機能の中でも介護・福祉業界に役立ちそうなグループウェアの機能を紹介します。
スケジュール管理機能
介護・福祉業界では日本の高齢化による利用者の増加や働き手の人材不足などで、常に業務に追われています。
訪問介護や利用者の送迎、家族との面談など外出先での業務も多いです。スケジュール管理機能はとくに介護業界の業務効率化に役立ちますので、のちほど詳しくメリットを紹介します。
コミュニケーション機能
交代制勤務で働く人数が多い介護・福祉業界ではスタッフ間のコミュニケーションやスムーズな情報伝達が必要です。グループウェアを導入すれば、場所や時間を選ばない活発なコミュニケーションが生まれ、活気ある職場づくりにつながります。
少量の申し送り事項はチャット機能などで伝えれば業務効率化につながります。「要確認」機能などを使えば、スタッフの見逃しや作業漏れ防止も可能です。利用者別のグループチャットを使用すれば、すぐに確認可能な申し送り機能として運用ができます。
掲示板機能は投稿すれば社員が誰でも確認できるので、何度も同じ情報を送る必要がなくなります。場面にあったコミュニケーション機能を使うことで、業務の効率化が可能です。
ファイル共有機能
ファイル共有機能を使えば、タブレットやスマートフォンからでも可能になります。現場からさまざまな情報にアクセスが可能です。利用者の対応が終わったらすぐに伝達事項の記録も行えます。
質の高いサービスを目指すためにもファイル共有機能は重要です。利用者ごとの注意事項や確認事項もすぐに共有できるので、交代業務や引き継ぎが多い介護・福祉業界で役立ちます。
介護業界でのスケジュール管理の課題
介護・福祉業界で勤務している従業員の多くが抱えているスケジュール管理の課題について、見ていきましょう。課題をしっかりと確認したうえでグループウェアの導入や選定を進めていくとよいでしょう。
交代勤務が多いのでスケジュール管理が大変
介護士は多くの場合、年中無休・24時間体制で入居者のサポートを行っています。そのため交代勤務が多く、不規則なスケジュールになっています。スケジュールの更新作業も多く、スケジュール管理の負担が大きいことも課題です。
人手不足の問題を抱えている介護施設も多く、人手が足りないと介護士一人当たりの業務負担も多くなります。現場での作業時間が増えると、スケジュール管理などのデスクワークを短時間で行わなければならないのでミスが発生しやすくなります。
対人業務が多いので日程調整が大変
介護士の業務は対人でのコミュニケーションが必要な対人業務がほとんどです。入居者やその家族はもちろん、ケアマネージャーや生活相談員など多くの人と関わります。日程調整も相手のスケジュールを踏まえて行う必要があります。
入居者やその家族との日程調整は相手の都合を優先することも多く、非効率なやり取りも多くなるでしょう。日程調整に多くの時間をかけると、介護業務に使える時間も限られてしまい負担が増えてしまいます。
スケジュール共有に時間がかかる
介護業務をこなしていく上で、スタッフ同士のスケジュール共有は必要不可欠です。お互いのスケジュールを把握することで、緊急の業務が入っても柔軟に対応できます。実態としてはスケジュールの共有をうまくできていない介護施設が多いようです。
原因としては、今でもアナログなホワイトボードなどを利用してスケジュール管理を行っていることなどが挙げられます。アナログなスケジュール管理は、その場所に行かなければ確認や更新ができません。そのため、訪問介護などをしている時は最新のスケジュールが共有できません。
スケジュール管理にグループウェアを導入するメリット
介護・福祉業界スケジュール管理の課題を解決するには、グループウェアにおけるスケジュール管理機能の導入がオススメです。オンラインでスケジュール管理や共有ができるITツールで業務効率化を図っていきましょう。
スケジュール管理の時間短縮が可能
スケジュール管理ツールの導入で、従業員のスケジュールなどをカレンダー形式で見やすくすることができます。また、部署単位やグループ内など表示する範囲も決めることが可能です。見落としや更新漏れを防げるのでスケジュール確認にかかる時間を短縮できます。
ホワイトボードのように手書きでの入力もなくなり、手軽に予定の登録や変更が可能です。スケジュール管理や更新の時間を短縮することで、本来の介護業務に時間をかけられるため質の高いサービスの提供が可能となります。
他の従業員などのスケジュールも把握できるので、お互いの空き時間を確認してから会議や相談の提案もできます。電話などのような相手の作業を止めてしまう不要なやり取りを減らせるのは大きなメリットと言えるでしょう。
どこからでも日程調整ができる
グループウェアの多くはクラウド上でスケジュールを管理できます。ネット環境さえあればどこからでも使えることがメリットです。訪問介護中や自宅からでもスケジュールの確認や変更ができます。
利用者の家族との面談や社外の人との打ち合わせもすぐに共有できます。電話やメールでの連絡が不要になり、リアルタイムでの共有が可能になるので、他の予定とのダブルブッキングを防ぐことができます。
テレビ会議機能で移動時間の短縮が可能
テレビ会議機能を活用することで、会議に参加するための移動時間が短縮できます。移動時間が短縮できた分を介護業務にまわせるので質の高い介護業務が可能です。
リモートでの会議への参加も可能なので、休日に会議のためだけに出勤する必要がなくなります。介護士の負担を減らすためにも、グループウェアの導入を検討してみるとよいでしょう。
グループウェアを導入するデメリット
新しいツールを導入するにあたって、デメリットもあります。せっかくツールを導入したのにも関わらず作業効率が落ちてしまうことのないようにしっかりと確認しておきましょう。
運用コストがかかる
グループウェアは無料ツールもありますが、利用人数や使用できる機能に制限があります。制限があるとグループウェア導入によるメリットを活かしきれないので、本格的な運用には有料のツールが必要です。
有料ツールの利用によりコストがかかることを踏まえて導入を検討しましょう。運用コストを把握した上で、業務効率化がどれぐらいできるかを把握することが必要です。
導入ツールの選定が難しい
グループウェアは多くの会社から提供されています。自社にあったものを導入するには選定をしっかりと行うことが必要です。はじめてグループウェアを導入するときは選定基準がわからず、必要な機能がついていない物や不要な機能までついているものを導入してしまう可能性があります。
事前にしっかりとリサーチを行った上で選定を進めていきましょう。選定の際には利用人数の確認や既存のツールとの相性、操作性などの確認が大切です。
IT化の教育が必要
グループウェアを社内で運用するには、IT化の教育が不可欠です。ITリテラシーに関わらず運用できるものを導入しなければ、社内全員での活用ができなかったり導入しただけで放置されてしまう可能性があります。
対策としてグループウェアのマニュアル作成や勉強会の開催が考えられますが、運用に慣れるまで時間や業務負担がかかることを踏まえておきましょう。グループウェアの導入は短期ではなく長期目線でみることも必要です。
まとめ
グループウェアの紹介と介護・福祉業界にグループウェアの導入をオススメする理由について解説してきました。介護士の人手不足は大きな問題となっていて、グループウェアの導入による業務効率化が必要です。
スケジュール管理機能を重点的に解説してきましたが、他のコミュニケーション機能やファイル共有機能も業務効率化には大切です。今回紹介できなかったワークフロー機能や設備や備品の予約機能なども、業務効率化につながります。
限られた人数で効率よく業務をこなしていくためにも、積極的にグループウェアの導入を検討していきましょう。
無料プランや無料期間のあるグループウェアも数多くあります。まずはグループウェアを運用してみて本格的に導入するのもオススメです。導入する時は現場のスタッフの意見を取り入れると業務効率化につながります。
＜参考記事＞
福祉施設の介護士必見！効率的なスケジュール管理方法を紹介 | クロジカスケジュール管理
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介護・福祉での利用│グループウェア desknet's NEO
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