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建設業界でグループウェアの導入を考える
業務のIT化が進み、業務効率を向上させることを目的に、グループウェアの導入を検討している企業が増えてきています。
建設業界は現場での仕事が多いことから、社内のコミュニケーションや情報共有に課題を抱えている企業も少なくありません。
このような課題は、グループウェアを活用することで解決できます。ちょっとした報告や連絡やデータの共有も容易にできる環境を整備できるためです。
しかし、自社の業務が非効率だと感じてはいても、IT化のメリットがあまり理解できていないという方も多いでしょう。
そこで本記事では、建設業界でグループウェアを導入するメリットと役立つ機能について紹介します。
建設業界でグループウェアを導入するメリットや機能を理解した上で、導入を検討したい方に役立つ情報となっています。ぜひ参考にしてみてください。
建設業界が抱えている課題
まずは建設業界の業務で、抱えている課題について解説します。課題としては下記のようなものが挙げられます。
- 現場と事務や管理者間の連携がスムーズでない
- 現場監督がすべての従業員の進捗を管理することが難しい
- 経営陣や従業員などの適切な層への情報公開が難しい
- 資料作成に紙を大量に消費する
- データの格納場所がまちまちでアクセスしにくい
建築業界ではIT化の波に乗り切れず、依然としてアナログで作業されていることが多いです。
また1つの工事を行うにしても、複数の会社が関わって進められているという状況も珍しくはありません。こうした環境では、自社でIT化が進められていたとしても、IT化に対応していない企業が1社でもあれば、その現場はアナログで進めなけらばならなくなります。
建設業に従事する人口のうち、30％以上は55歳以上の高齢の方です。若い働き手が増えてきてはいますが、人材の高齢化が進む環境では、ITへの抵抗感から、IT化によって従来の作業の進め方を変えるのは難しくなります。
そういった方の声により、自社でグループウェアなどのITツールの導入に足踏みしている企業も多いでしょう。
これからはIT化に抵抗感の少ない若い社員が積極的に業務システムの改善を図っていかなければなりません。
こういった建設業界での課題は、グループウェアを活用することで解決できます。具体的にどのように解決していくのか、解説していきます。
建設業界の課題をグループウェアで解決！
情報共有をスムーズに
建築業界では、工程表や設計図など紙での作業が多く、天候などの外的要因によって業務が中断するケースがあります。そのため工程表を修正したり、工事内容を変更したりしなければなりません。
工程表や工事内容を変更する際は、現場と事務や管理者の間での連携が必要となります。ここで連携に時間がかかっていたり、共有が漏れていると後で問題となってしまいます。
紙を使って口頭で共有すると、社内やチーム内のすべてのメンバーが同じレベルで情報を把握していなかったりと、コミュニケーション不足が原因でミスに繋がってしまいます。
グループウェアを導入すれば、効率的に情報共有やコミュニケーションを行えます。グループウェアで提供されているデータ共有機能を活用すれば、常に最新版のデータをすべての従業員に共有できます。
従来のように最新の工程表を印刷し直してFAXで送ってもらったり、わざわざ営業所に取りにいったりする手間を削減することができます。
進捗管理を見える化する
グループウェアでは、各作業がどこまで進んでいるのか、誰で止まっているのか、作業の進行具合を一元管理し見える化できます。
建設業界では、一般的には工程表に沿って工事を進めることが求められていますが、作業の進捗状況に合わせて、作業内容が変わるケースも珍しくありません。
しかし、現場監督者が従業員全員分の状況を確認するのは手間がかかり、大変な作業です。いち現場だけならまだしも、複数現場を掛け持ちする管理者の方は、特定の現場にずっと留まって確認することができない場合もあります。
グループウェアのプロジェクト管理機能を活用すれば、誰が今どのような作業を行っているのか、次の作業は何かなどを可視化して確認できるようになります。
その進捗状況はチーム全体で共有できるため、結果としてミスや報告の回数を減らすことに繋がり、業務効率を向上させることができます。
データのアクセス権限を設定できる
データファイルやフォルダごとにユーザーの権限を設定できます。ツールによっては、閲覧・追加・削除・編集・外部出力など細かく設定できるものもあります。
1つの情報の中には、経営陣だけが知る内容や管理職が知るべき内容、全社員に共有する内容などに分けられます。適切な層に対して情報を公開しなければ、トラブルにつながる可能性が高まります。
情報は開示する先を切り分けることが必要となりますが、口頭での共有では伝えなければならない人に共有できていなかったり、伝えてはならない人に情報が漏れてしまうかもしれません。
しかし、グループウェアを活用できれば、それぞれの情報に対してアクセスを制限し、特定の層のみに共有できるようになります。共有先として設定されている従業員以外には共有されないため、情報漏れのリスクを軽減することができます。
ペーパーレスで紙を節約できる
グループウェアは、ファイルやデータを共有する機能が充実しています。建物の図面や契約書などさまざまな書類を電子化して共有することが可能です。
今まで紙で印刷していたデータをオンライン上に格納することができ、ネット環境を整えることでどこでも確認できます。
これまで消耗品にかかっていた紙やインクのコストを大幅に削減できるでしょう。紙という資源の消費を抑えることで、会社としてエコを推進できます。
またツールによってはテンプレートを作成できるものもあり、自社向けにデータを作成しておけば、一から資料を作り直す手間もなくなります。
データの格納場所を一元化できる
建設業界では、いち現場だけを担当しているということは少なく、複数の現場で同時進行で工事が進んでいます。それぞれの現場ごとに、工事の図面や工程表など、業務を進めるために必要となるデータはさまざまです。
これらのデータを、特定のパソコンやUSBメモリの中などに管理されてしまっていると、データを見たい時に格納されている場所からデータを探し出す手間が発生します。
グループウェアを活用することで現場ごとの資料や写真など、さまざまな情報を一元管理できます。情報整理が簡単になるため、従来のように資料探しに時間をかける必要がありません。
情報がきちんと整理されると内容に変更や追加があっても素早く修正ができるなど、効率的に業務を進められるでしょう。
建設業界にオススメのグループウェア機能3選
スケジュール管理
現場での作業が多い建設業界では、スケジュールの調整を行うことが難しいです。たとえばミーティングを決める場合、従来の方法では参加者に日程を提案して調整します。
しかし、現場の作業を行っており、連絡がつかずなかなか日程を決められないということがあります。
グループウェアのスケジュール管理機能を使えば、日程調整も容易になります。グループウェアのユーザーのスケジュールは全員に共有され、誰がいつミーティングに参加できるのか一目瞭然です。
いままで日程調整にかかっていた時間を大幅に削減し、スムーズに日程調整を行うことが可能となります。
データ共有
建設業界で設計図や工程表を共有する際は、メールかUSB、もしくはFAXで行われることが一般的です。
しかし、メールで送るにしてもファイルサイズに制限があったり、USBであれば物理的に渡す必要があります。FAXでは紙媒体での共有となるため、修正をすることが難しかったりと、課題が残ります。
グループウェアでは、オンライン上のフォルダにデータを格納し、共有することが可能です。大容量のデータであっても格納でき、インターネットさえ繋がればどこからでもデータへアクセスできます。
データにアクセス権限をつけておくことで、情報漏洩のリスクも軽減されます。効率的にデータを共有したいのであれば、グループウェアがオススメです。
報告書機能
現場作業員と事務職員の働く場所が異なる建設業界では、日々の進捗を常に共有し合う必要があります。毎日の業務が終わった後、その日の業務内容を報告するために、メールを使うことが一般的です。
報告書を管理する人には多くのメールが届くため、確認漏れなどが発生してしまい、確認できていなかったというケースも考えられます。
グループウェアの報告書機能を活用することで、報告書の提出も確認もひとつのツール上で行うことができます。
現場作業者はツール上で報告書を提出すれば、管理者は確認しなければならない報告書を一覧で確認することができます。
またメールとは異なり、管理者が確認したことを提出者に通知されるため、きちんと情報を共有することができます。
メールではアドレス先を間違えてしまい、情報が漏れてしまうというヒューマンエラーも考えられますが、グループウェアを導入すればそういったミスもなくなります。
グループウェアを用いれば、安心して適切な人に伝えたい情報を共有できるというメリットがあります。
まとめ｜グループウェアを導入して業務効率化しよう！
いかがでしたでしょうか。依然としてアナログでの作業が多い建設業界は、グループウェアを導入することでIT化の恩恵を受けやすい業界であるともいえます。
工事現場では複数の企業が協働しているケースが多いため、自社だけ導入しても意味がないと考えるのではなく同業者を巻き込みながら、グループウェアの導入を検討していきましょう。
建設業に従事している労働者の中には、ITに対して馴染みのない高齢の方もいますが、昨今のグループウェアは使いやすく、使い方を覚えることも簡単です。グループウェアを導入して、業務効率を向上させましょう。
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