こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
昨今の日本では、テレワークを導入する企業は珍しくありません。適切に導入すれば業務効率化を図れるため、テレワークは「働き方改革」の重要テーマにもなっています。また、オフィスワークのように時間や場所の制約が少ないため、社員のワークライフバランス向上にもつながります。
しかし自宅で可能なテレワークも、れっきとした仕事です。テレワークのビジネスマナーを把握しておかなければ、ほかの社員に不快な思いをさせてしまうことも。とはいえ、オフィスワークとは働き方が大きく異なるテレワークのビジネスマナーをご存じない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、テレワークで気を付けるべきビジネスマナーを3つご紹介します。テレワークを導入している企業の方は、ぜひご覧ください。
目次
テレワークで気を付けるべきビジネスマナー3選
テレワークで気を付けるべきビジネスマナーを3つピックアップしました。一つずつ、順番に解説します。
連絡手段を正しく使い分ける
対面での業務連絡が行えないテレワークでは、基本的に電話やメール、チャットツールなどの手段で連絡することになります。しかし、自分にとって楽な連絡手段ばかりを使ってしまうのはNGです。こうした連絡手段の使い時をそれぞれ把握し、正しく使い分けましょう。
チャットツールは、業務で直接関わりのある社員に簡易的な連絡をするときに役立ちます。しかし正式な依頼・申請を行うときや、重要事項を連絡するときにはメールを使用するべきです。また、電話は相手を拘束することになるため、多用すべきではありません。電話を使うのは緊急性の高い連絡や、別の連絡手段が使えないケースにとどめましょう。
オンライン会議はしっかり事前準備する
テレワークでチームが業務を進めていくうえで欠かせないのが、オンライン会議です。オフィスでの会議と同じように、オンライン会議でも事前準備を怠ってはいけません。特に、通信環境やマイク・カメラの動作はチェックしないと、開始時間になってからトラブルに気付いて迷惑をかけてしまうかもしれません。
また、お互いの映像を共有する場合は、背景に生活感のあるものが映らないように注意が必要です。全身が映り込んでも困らないように、節度のある服装を心がけましょう。オンライン会議の開始時間にすぐ参加できるように、時間に余裕をもって準備することが大切です。
メッセージのやり取りにも礼儀あり
最近ではチャットツールを用いて、気軽にメッセージでのやり取りが行えるようになりました。しかし、テレワークだとリラックスし過ぎて、くだけたメッセージを送ってしまいがちです。テレワークでも相手に失礼のないよう、ビジネスとしての礼儀をわきまえる必要があります。
上司に馴れ馴れしい言葉遣いをしたり、プライベートを詮索したりするのは、当然ながらNGです。絵文字や顔文字なども、相手が使ったら返す程度にとどめましょう。業務と無関係な雑談もときには必要ですが、本題の途中に振るのは良くありません。雑談が長引かないよう、適度なところで締めましょう。
テレワークを快適にするなら「ビジネスチャット」がおすすめ
テレワークを快適にするために、お互いがビジネスマナーを守ることは大切です。しかし、そもそもテレワークに無駄が多いと生産性が低下するだけではなく、ストレスの元にもなります。特に、映像ベースのオンライン会議は無駄が発生しやすく、課題を感じている方も多いでしょう。
テレワークを快適にするなら「ビジネスチャット」がおすすめです。チャット形式で離れた相手とメッセージのやり取りが行えるITツールで、業種を問わず広く導入されています。ここでは、テレワークにビジネスチャットを活用するメリットを3つご紹介します。
スピーディーに情報共有できる
ビジネスチャットで任意の相手にメッセージを送る場合、本文入力・送信ボタン押下の2ステップだけで済みます。また、多くのビジネスチャットはファイルを添付することも可能です。
電話やメールよりも手間がかからないため、スピーディーに情報共有できるのが大きなメリットといえます。メッセージを送信すると相手のデスクトップに通知されるので、メールのように見逃される心配もありません。
効率的なオンライン会議が行える
ビジネスチャットなら、一対一のやり取りだけではなく複数人でのグループチャットも可能です。チャットルームを作成してチームメイトを参加者に指定するだけで、メッセージベースのオンライン会議が行えます。実は、映像ベースのオンライン会議よりも、メッセージベースの方が効率的です。
メッセージベースなら、映像ベースのようにタイムラグがほぼ発生せず、発言が重なってテンポが悪くなることもありません。また、テキストデータとして記録を残せるため、議事録の作成もあとから簡単に行えます。オンライン会議の無駄を減らせて、大幅な業務効率化につながるでしょう。
場所を問わず快適に利用できる
テレワークは場所の制約が少ないため、いつも自宅にいるとは限りません。移動中やカフェなどで作業するケースも少なくないでしょう。自宅にいない場合、電話にすぐに出られないこともあります。また、メールは受信内容のチェックや返信に時間がかかります。
その点、多くのビジネスチャットはスマートフォンにも対応しており、場所を問わず利用可能です。メッセージの受信時にはプッシュ通知によってすばやく気付けますし、メールよりも手軽に返信できます。パソコンが使えない外出時でも快適に使えて、リアルタイムな情報共有が行えるでしょう。
まとめ｜ビジネスマナーを守って快適なテレワークを！
今回は、テレワークで気を付けるべきビジネスマナーを3つご紹介しました。
今後も、テレワークの導入は拡大していくと考えられます。オフィスワークと比べて自由度が高いテレワークでは、ビジネスマナーがおろそかになりがちです。お互いが快適にテレワークできるように、ビジネスマナーをしっかり意識しましょう。
また、ビジネスチャットを導入することで、テレワークがより快適になります。ビジネスチャットを賢く導入するなら、グループウェア「クロジカスケジュール管理」がおすすめです。ビジネスチャットはもちろん、「カレンダー機能」などの情報共有に役立つ機能が豊富に搭載されています。
クロジカスケジュール管理はシンプルなインターフェースで使いやすく、サブスクリプション方式のため手軽に導入できます。テレワークを快適にしたい方は、ぜひクロジカスケジュール管理の導入をご検討ください。
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