こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
企業でのコミュニケーションツールとして、チャットツールを導入する企業が増えてきています。チャットツールはテキストベースでのコミュニケーションに特化したツールで、テレワークをはじめとした遠隔でのコミュニケーションに有効です。
また、社員間でのコミュニケーション活性化にも効果があります。ただし、チャットツールを利用することによるデメリットも存在します。 この記事ではチャットツールを利用した場合のメリットとデメリットについて解説していきます。
チャットツールの導入を検討している経営者や管理職の方の参考になれば幸いです。
目次
チャットツールとは？
チャットツールとは、チャット機能を持つアプリケーションのことです。テキストベースでのコミュニケーションに特化していることから、業務連絡やコミュニケーションツールとして導入する企業が増えてきています。
チャットツールを使ったことがない方でも、LINEのようなものといわれれば、イメージがつかみやすいのではないでしょうか。 チャットツールはメールとは異なり、会話をする感覚で使用することができます。複数人でコミュニケーションが取れることも特徴の一つです。
また、Web会議機能やタスク管理機能、ファイル管理機能が搭載されているチャットツールもあります。
チャットツールを利用するメリット
チャットツールを導入した場合、情報共有やコミュニケーション面でのメリットがあります。特に場所を問わず気軽にコミュニケーションが取れるところは大きなメリットです。 また、セキュリティ面でリスク対策にもなることもメリットの一つです。
この章では、チャットツールを利用するメリットについて解説していきます。
場所・時間を問わずコミュニケーションが取れる
チャットツールは場所や時間を問わずにコミュニケーションをとれます。データがクラウド上にあるため、専用のPCを使用する必要がありません。 アカウントとインターネット接続環境さえあれば、自宅のPCやタブレット、スマートフォンからアクセス可能です。
外出時やテレワークなどの会社の外にいる場合でも、メッセージのやり取りや資料の確認が簡単にできます。 いつでもどこでもコミュニケーションを取れることが、チャットツールの大きなメリットといえます。
スムーズに情報共有できる
スムーズに情報共有できることもチャットツールのメリットです。チャットツールでは、プロジェクトやチーム単位でグループを作ることができます。それぞれのグループチャットでコミュニケーションを取るため、必要な情報を必要なメンバーに伝えることが可能です。
メールの場合、内容に合わせて宛先を選ぶため、宛先漏れや宛先間違いが発生するリスクがあります。チャットツールでは宛先を選択する必要がないため、宛先漏れや宛先間違いが発生することがありません。 ファイル管理機能があるチャットツールであれば、資料管理や情報の共有もスムーズにできます。
情報共有する場合の手間やリスクを削減できることが、チャットツールのメリットの一つといえるでしょう。
コミュニケーションが活性化する
気軽にコミュニケーションを取れることも、チャットツールを使うメリットです。チャットツールは会話形式でコミュニケーションを取るため、件名や挨拶文、署名を入れる必要がありません。 気軽にメッセージを送ることができるため、メッセージをやりとりするテンポが早くなります。
メンバー間でのコミュニケーション活性化にもつながることも、チャットツールを使うメリットです。
セキュリティ対策になる
外出時や自宅で社員同士が連絡を取るときに、プライベート用のSNSを利用してしまっている企業もあります。プライベート用のSNSの利用は、プライベートの知り合いに間違ってメッセージを送ってしまったり、データが同期してしまったりといった情報漏洩リスクがあります。
チャットツールを使用すれば、プライベートの知り合いへの情報漏洩は起こりません。また、多くのチャットツールは、業務での利用を前提として開発されています。そのため、データの暗号化や閲覧権限の付与などの高度なセキュリティを備えています。
情報漏洩リスクへの対策としても、チャットツールの導入は有効です。
相手の状況を把握できる
チャットツールには、相手の状況を把握する機能もあります。メールでは開封確認の機能を使わなければ、相手がメールを読んだかどうかわかりません。チャットツールはメッセージに対して既読表示されるため、メッセージを読んだのかをすぐに把握できます。
ログイン中かどうかがわかる機能や、離席していることを知らせる機能があるチャットツールもあります。相手の状況を把握できるところは、メールと比べてチャットツールが優れている機能であるといえるでしょう。
チャットツールを利用するデメリット
チャットツールには、メリットがある反面、デメリットも存在します。
コミュニケーションの機会が増えることにより、使い方次第では業務効率が低下する可能性もあるのです。 この章では、チャットツールを利用するデメリットについて解説していきます。
社内教育コストが発生する
チャットツールを導入する場合、社内教育が必要です。チャットツールは誰でも簡単に使用できるわけではありません。人によっては操作に慣れず、なかなか使いこなせない場合もあります。機能を使いこなせないメンバーがいた場合、情報共有やコミュニケーションに支障がでるため、チャットツールを利用するメリットがなくなります。
ただし、社内教育に時間を取られてばかりいては、導入した意味がありません。教育コストを最小限に抑えるための対策も必要です。直感的に操作できるUIになっているチャットツールを選択することや、質問の受付窓口の設置などサポートの準備をしておくと良いでしょう。
複数ツールの併用により業務効率が低下する
チャットツールは多くの製品があるため、企業ごとに利用しているチャットツールは異なります。複数の部門やチームがある会社では、部門やチームによって利用しているチャットツールが異なるケースもあります。 複数のチャットツールを使用して起こることは、混乱と業務効率の低下です。
作業ごとにチャットツールを使い分ける必要があるため、手間が増加します。また、情報がチャットツールごとにあるため、データ管理にも支障がでます。 しかし、顧客によってチャットツールが異なる場合は、併用することは避けられません。
その場合、できる限り使用するチャットツールの種類を減らすことはもちろん、使い分けを明確にしておくことで、リスクを最小限にしましょう。
対面コミュニケーションが減少する
チャットツールを導入した企業で多く言われるデメリットが、対面コミュニケーションの減少です。今までは口頭で行っていた連絡事項をチャットツールで行うことによって、対面でのコミュニケーションの機会が少なくなります。
テキストベースのコミュニケーションにより、意図が伝わらなかったり、間違って伝わってしまったりという問題も発生します。テキストだけでの伝達が困難な場合は、ビデオ通話を使って対処することも必要です。必要であれば、チャットツールにこだわらず、対面でのやり取りをすることも必要でしょう。
対面でのコミュニケーションが減ったことをマイナスと考える場合、今までの対面でのコミュニケーションが、本当に必要なものだったのかを見直す必要もあります。単純に対面コミュニケーションの回数が減ったことだけをマイナスと考えてはいけません。
必要ない対面コミュニケーションであれば、回数が減っても問題ないはずです。チャットツールの導入による情報共有の効果と天秤にかけて判断しましょう。
無駄なコミュニケーションが増加する
チャットツールの利用で、無駄なコミュニケーションが発生する場合もあります。チャットツールは気軽にコミュニケーションを取ることができるため、業務と直接関係ないやり取りが発生することがあります。
たしかにコミュニケーションの活性化やアイデア創出には、適度な雑談が必要です。しかし、行き過ぎた雑談は業務効率の低下につながります。定期的に利用目的を周知し、利用方法が間違っていないかを確認するような取り組みをしましょう。
情報量が増える
チャットツールは情報量が増えすぎるというデメリットもあります。場所を問わずコミュニケーションを取れることはメリットです。しかしこのメリットには、帰宅後や休暇中でも気軽に連絡できてしまうという危険性が潜んでいるのです。
せっかくのプライベートの時間も仕事の情報が入ってくることにより、人によっては精神的な疲労が蓄積する可能性があります。また、気軽にメッセージを送れるということは、通知の量も増えるということです。業務中でも通知に気をとられ、集中できなくなってしまっては本末転倒です。
このような情報疲れを防止するためにも、使用ルールを社内で定め、効果的にチャットツールを使用しましょう。
まとめ｜メリット・デメリットを理解して効果的にチャットツールを利用しよう
チャットツールは場所や時間を問わずに連絡が取れることや、メンバー間のコミュニケーションが活性化するというメリットがあります。その反面、使い方を間違えば、情報量の増加による業務効率の低下や精神的疲労が蓄積されるリスクもあります。
チャットツール導入の目的は、生産性向上や業務効率化のはずです。そのためにもチャットツールの利用目的の周知や、利用ルールを定めることが大切です。 また、チャットツールの導入は、今までのコミュニケーションの取り方を考えることにもつながります。
メリットとデメリットを理解し、効果的にチャットツールを利用しましょう。
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