幅広いビジネスに使える！おすすめ日程調整ツール5つを比較

こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。

何往復もメールが続いたり、ダブルブッキングが発生したりと、日程調整に悩みを抱えているビジネスパーソンは多いですよね。そのような方には「日程調整ツール」がおすすめです。カレンダーと連携して迅速・正確な日程調整を実現できるITツールで、業種を問わず多くのチームが利用しています。

とはいえ日程調整ツールには数多くの製品が存在するため、「どれを選べば良いかわからない」という方も多いでしょう。

そこで本記事では、ビジネスで日程調整ツールを活用するメリットや比較する際のポイント、おすすめの日程調整ツール5つをご紹介します。ビジネスの日程調整でお悩みの方は、ぜひご覧ください。

ビジネスで日程調整ツールを活用するメリット

まずは、ビジネスで日程調整ツールを活用する3つのメリットについて、順番に解説します。

非効率なやり取りを減らせる

電話やメールといった手段で日程調整することも多いですよね。しかし、お互いのスケジュールを考慮する必要があるため、こうしたやり取りが何往復も続きがちです。

日程調整ツールを活用する最大のメリットは、こうした非効率なやり取りを減らせることです。日程調整ツールだと、候補日程を相手に提案して、都合の良い日程を選択してもらうだけで済みます。

予定の重複を防げる

日程調整で特に注意すべきなのが、予定の重複です。すでに埋まっている時間帯を誤って選ぶと、日程の再調整が発生して相手に迷惑をかけてしまいます。複数の相手と並行して日程調整をおこなうと、こうしたミスが発生することも少なくありません。

日程調整ツールを活用することで、予定の重複を防げるのも大きなメリットです。日程調整ツールには、自分の空いている時間帯から、所要時間や移動時間を考慮して最適な候補日程を自動で選定してくれる機能もあります。

確定した日程はそれ以降候補日程から除外されるため、複数の日程調整を同時進行させても、重複する心配はありません。

スケジュールに自動反映されるため、迅速に共有できる

たとえば、ホワイトボードでスケジュール管理している場合、日程調整で新しい予定が決まるたびに手作業でスケジュールを更新しなければなりません。さらに、日程調整後のチームメイトとのスケジュール共有も必要です。スケジュールを更新するために、すぐにホワイトボードまで行けるとは限りません。

日程調整ツールは、基本的に「スケジュール管理ツール」と連携できます。新しく決まった日程は、スケジュール管理ツールに自動反映されるため、手作業による更新が不要です。

また、全ての社員がWebブラウザから最新スケジュールにアクセスできるため、日程調整後のスケジュール共有も容易です。

ビジネス向けの日程調整ツールを比較する際の4つのポイント

まずは、ビジネス向けの日程調整ツールを比較する際に注目すべき4つのポイントについて、順番に解説します。

どの日程調整方式か

日程調整ツールにおける日程調整方式は、大きく分けると「予約受付型」と「候補提案型」の2種類です。それぞれ一長一短なので、チームに合ったものを選びましょう。

予約受付型は、自分のスケジュールから相手が自由に日程を選べる方式です。相手の都合に合わせやすいメリットがある一方で、自分のスケジュールを相手に知られてしまうデメリットもあります。

候補提案型は、自分から候補日程を相手に提案する方式です。相手に自分のスケジュールを知られずに済むメリットがある一方で、相手からすると日程調整の自由度は低いデメリットがあります。相手が日程を考える負担を減らせるため、結果として日程調整がスムーズになりやすいでしょう。

どのカレンダーツールと連携可能か

日程調整ツールによって確定した日程は、カレンダーツールに自動で反映されるのが普通です。ただし製品によっては、自分が利用しているカレンダーツールと連携できない場合もあります。よって、どのカレンダーツールと連携できるのかを必ず確認しましょう。

多くの日程調整ツールは、メジャーなカレンダーツールである「Googleカレンダー」や「Outlookカレンダー」と連携できます。また、複数機能を兼ね備えた「グループウェア」の場合は、製品自体のカレンダー機能と連携が可能です。

使う機能に見合った料金か

日程調整ツールの料金は、製品によって変わってきます。当然ながら機能が多いほど、料金も高くなる傾向があります。しかし機能が豊富にあっても、あまり使わないのであれば無駄な出費となってしまいます。

反対に、最小限の機能しかないシンプルな製品でも、利用上の支障がなければコスト節約になります。チームが使う機能に見合った料金の製品かどうか確認しましょう。

どのようなインターフェースか

日程調整ツールの操作画面や操作方法も、製品により様々です。できる限り視認性・操作性の高い製品を選びましょう。社外のクライアントとの日程調整が多いチームの場合は、特に重要なポイントです。使いづらいインターフェースだと、クライアントに迷惑がかかってしまいます。

日程調整ツールの導入前には、製品の公式サイトで操作画面や操作方法を確認しましょう。無料トライアル期間がある製品の場合は、実際に使ってみるのもおすすめです。

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ビジネスにおすすめの日程調整ツール5選

ここでは、ビジネスにおすすめの日程調整ツールを5つピックアップしてご紹介します。それぞれ表にしたので、日程調整ツールを比較する際の参考にしてください。

クロジカスケジュール管理

「クロジカスケジュール管理」は、TOWN株式会社が提供しているグループウェアです。カレンダー機能を始めとした豊富な機能を持ち、日程調整機能も利用できます。Aipo自体のカレンダー機能と連携できるのはもちろん、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどとの様々な連携が可能です。

またコストパフォーマンスが非常に良く、調整回数無制限で月額200円から利用開始できます。シンプルで使いやすいインターフェースのため、中小企業から大企業まで幅広く利用できる製品です。

Timerex（タイムレックス）

「Timerex（タイムレックス）」は、MIXTEND株式会社が提供している日程調整ツールです。日程調整方式はシーンによって変わり、一対一の場合は候補提案型、複数人の場合は予約受付型となります。複数人のうち誰か1人が出席する打ち合わせ等の場合に、自動で出席者を決める便利な機能もあります。他にも、リマインドメールの自動送信やGoogleアナリティクスとの連携など、豊富な機能を持つ製品です。

eeasy（イージー）

「eeasy（イージー）」は、株式会社E4が提供している日程調整ツールです。公式サイトで「最短10秒」とうたわれているように、そのスピード感が魅力といえます。自動生成されたURLを送って、相手に日程を選んでもらうだけで日程調整完了です。決まったパターンの日程調整であれば、同じURLを使いまわせる機能も役立ちます。

スケコン

「スケコン」は、株式会社TIME MACHINEが提供している日程調整ツールです。オンライン名刺交換や3社間以上での調整機能があり、クライアントとの日程調整がメインのチームに適しています。月間の調整可能回数によって、料金プランが変わるのも特徴です。月4回までなら無料でも利用できるため、それほど日程調整が頻繁でないチームは試してみると良いでしょう。

Jicoo（ジクー）

「Jicoo（ジクー）」は、ジクー株式会社が提供している日程調整ツールです。様々なタイプの日程調整に対応しているのが特徴で、一対一の商談はもちろんセミナー等の予約もできます。集金や決済の機能もあるため、新しくビジネスを始める方にもおすすめです。また、複数のカレンダーをまとめて表示する機能も役立ちます。

まとめ｜日程調整ツールを導入して、ビジネスの無駄をなくしましょう！

今回はビジネスにおすすめの日程調整ツール5つや、比較する際のポイントをご紹介しました。

日程調整は業種を問わず頻繁に発生する業務のため、無駄をそのままにしてはいけません。迅速かつ正確な日程調整を実現するなら、日程調整ツールを活用すべきでしょう。今回の内容を参考にして、ぜひチームに合った日程調整ツールを導入してください。

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