こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
近年、働き方改革に伴ってITツールを利用する会社が増え、会社内での連絡にメールではなくビジネスチャットを使う会社が多くなっています。ビジネスチャットはメールとは異なり、さっと送れるため便利ですが、使い方やマナーを間違えるとトラブルになってしまう恐れがあり危険です。
そこで本記事では、メールとは違うビジネスチャットのマナーについて、詳しく解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。
目次
ビジネスチャットの基本的なマナー
ビジネスチャットで連絡をする際は、マナーを知っておく必要があります。ビジネスチャットならではのマナーを確認し、社会人として恥ずかしくないように実践しましょう。
気軽にやり取りができても送る時間帯は考える
ビジネスチャットは、気軽にいつでもメッセージを送ってしまいそうになりますが、メールと同じようにメッセージを送る時間帯には注意するようにしましょう。
早朝や深夜、休日を避け、相手の勤務中にメッセージを送ることがマナーです。ビジネスチャットだからこそ、速く返信しなければならないという感覚になり、相手にプレッシャーを与えてしまう可能性があるのです。
どうしても送っておきたい場合は、返事をいつまでにほしいのかをメッセージの最初に書いておくと親切です。
長文ではなく簡潔に結論を伝える
メールにも同じことがいえますが、ビジネスチャットだと特に簡潔さが求められます。長文だと読むのに時間がかかりますし、返信を長くしなくてはなりません。
やり取りが活発になれば話もスムーズに進んでいくので、簡潔に結論を伝えるように心がけましょう。伝えたいことが複数ある場合には、文章も複数回に分けることをオススメします。
情報漏洩に注意する
ビジネスチャットはやり取りが気軽にできるので、メールのように文面を何度も確認するなどの作業が疎かになってしまう傾向にあります。
その結果、個人情報や会社の情報など、重要な情報が漏洩してしまう恐れが高くなってしまうのです。送る相手が間違っていないかなどをしっかりとチェックして、取り返しのつかないことにならないよう注意しましょう。
ビジネスチャットを使う際のポイント
メールとの大きな違いは、気軽にやり取りができてコミュニケーションが取りやすい、情報共有のスピードが速くなるなどの便利さです。
しかし、メールとは違うからこそ気をつけなければならないポイントがあります。一つひとつ確認していきましょう。
仕事上のやり取りであることを忘れない
気軽にやり取りができるというメリットがありますが、気軽さゆえにメールのような堅苦しさがなくなり、言葉遣いなど文章が疎かになってしまう場合があります。
どれだけ気軽にやり取りができても、仕事上のやり取りであることを忘れないようにしましょう。
上司に対してだけではなく、同期や後輩に対しても注意しなければなりません。ビジネスチャットはメールとは違い、設定次第では他の人もチャットでのやり取りを覗くことができるので、普段から注意しておく必要があるのです。
同期や後輩でも敬語を使う
同期や後輩と直接話をするときはタメ口であっても、ビジネスチャット上では敬語を使うようにしましょう。少しなら大丈夫とタメ口を使ってしまうと、そこから一気に言葉遣いが乱れてしまう恐れがあります。
ビジネスチャットはログ（時系列で記録、蓄積したデータ）が残るので、何かあったときに見返すこともあるということを忘れないようにしましょう。
メールとビジネスチャットを使い分ける
ビジネスチャットは便利ですが、社外でのやり取りやお客様に対してなどはメールを使う方が良い場合があります。メールは形式が決まっており失礼がなく、どのような相手でも安心して連絡をすることができるのです。
基本的にはビジネスチャットは社内でのやり取りに、メールは社外でのかしこまったやりとりに、という風に使い分けると良いでしょう。
社外であっても、複数の人がやり取りする場合などはビジネスチャットの方が便利ですので、相手や状況に応じて臨機応変に使い分けることができれば、仕事の効率も上がるでしょう。
定型挨拶は避けて簡潔な文章を心がける
メールでは「お世話になっております」などの定型挨拶が必要ですが、同じ部署内でのチャットでは使わないことが一般的です。
定型挨拶を使ってしまうと、メリットであるコミュニケーションの気軽さや速さが損なわれてしまいます。
ただし、部署をまたいで何かをお願いするときや、社外の方と連絡をとるときは、メールと同じく、失礼にならないように定型挨拶を入れるようにしましょう。
速さを意識する
メリットの一つに、情報共有が速いという面があります。やり取りが気軽にできるからこそスピードが速くなり、効率や生産性を上げることにつながっていくのです。そのため、メッセージを受け取ったらできるだけ速く返信するようにしましょう。
すぐに確認ができない場合などは、「わかりました。確認しますので少々お待ちください。」などと送り、メッセージを見たことだけでも相手にすばやく伝えましょう。最近では、スタンプなどでリアクションをして、状況を伝えるということも増えてきています、
グループを作って必要な情報だけを共有する
ビジネスチャットにはグループを作る機能がついているものが多いです。部署や話し合いの内容によってグループを作り、グループ内で適切な情報だけを共有できます。
せっかく作ったグループでも不要な情報が混ざってしまうと、判断が遅れたり話し合いの道筋が逸れたりする可能性があるので、投稿する内容はしっかりと吟味する必要があります。
機能を利用して返信をわかりやすくする
返信機能には、返信先を設定できるものがあります。特定の人に返信する場合に使えば、他の関係ない人を巻き込むことがありません。
また、スレッド機能という関連する投稿をまとめることができる機能を使えば、やり取りが長く続いた場合でも、後でまとめて確認することが可能です。
機能を使ってメッセージに反応する
複数人が利用するビジネスチャットで報告のメッセージがきた場合は、「承知しました」などと言葉で返信せず、「いいね！」やスタンプなどの機能を使って反応するようにしましょう。
機能を使って反応すれば、報告メッセージを送った人にはメッセージを確認したことが伝わりますし、無駄にチャットが長引かずに済みます。
ただし、上司の場合は失礼になる可能性もあるので、よく確認してから行うようにしましょう。
絵文字を上手に使う
絵文字を使えるものがあるのも、メールとは違うところです。文面だけでは相手の感情がわからないので誤解しやすく、冷たく感じてしまうこともあります。
それを防ぐためにも、感情がわかりやすい絵文字を使うことは効果的です。ただし、それでも仕事上のやり取りなので、絵文字の使い過ぎには注意が必要です。
社内コミュニケーション活性化にビジネスチャットが最適
社内コミュニケーションを活性化したいのならば、「ビジネスチャット」の活用がオススメです。
ビジネスチャットはコミュニケーション以外の機能がなく、シンプルで扱いやすいのでコストが低く、導入のハードルも低いのが魅力です。
ビジネスチャットはテレワーク環境であっても、コミュニケーションを円滑にするのに役立ちます。
また人と話すときに、人の目を見るのが苦手だったり、会話のテンポを周りに合わせるのが難しかったりなど、社内のコミュニケーションに消極的な人にもビジネスチャットはオススメです。
ビジネスチャットはテキストで会話できるので、気軽にコミュニケーションをとることができます。実際に会って話すわけではないので、自分のペースで考えてから返答することが可能です。
社内にビジネスチャットを導入するメリット
社内にビジネスチャットを導入するメリットは、
- コミュニケーションが活性化して社内の雰囲気がよくなる
- コミュニケーションにかかる手間を省ける
- 高いセキュリティで情報漏洩を防げる
の3つです。
コミュニケーションが活性化して社内の雰囲気がよくなる
ビジネスチャットはちょっとした連絡事項を送りやすいので、会話が増えて社内の雰囲気が明るくなるのです。また、情報共有が円滑に行われるようになるので、社内に連帯感が生まれて業務を進めやすくなります。
コミュニケーションにかかる手間を省ける
ビジネスチャットは電話とは異なり、自分と相手が同じタイミングで時間をとらなくてもコミュニケーション可能な点が魅力です。
ビジネスチャットはメッセージを送るタイミングを気にする必要がありません。コミュニケーションをとる際にタイミングを伺う必要がないので、空いた時間を他の業務にあてることが可能です。
これにより業務に集中しやすくなるので、生産性向上の効果も期待できます。
高いセキュリティで情報漏洩を防げる
ビジネスチャットはセキュリティが強固なことが多く、情報漏洩を防ぎやすいです。また、自社サーバー内にチャットのシステムを構築するオンプレミス型を利用すると、さらに安全性を高めることができます。
社内コミュニケーションがビジネスチャットで改善した事例
ここでは、ちばぎんコンピューターサービス株式会社が、ビジネスチャットを導入して社内コミュニケーションが改善した事例をご紹介します。
千葉銀行の情報処理を請け負いつつ、業務のデジタル化を検討している会社のサポートを行っているのが、ちばぎんコンピューターサービス株式会社です。
BCP対策（災害など緊急時に業務を継続するための対策）がきっかけとなり、ビジネスチャットツールの導入を検討しました。
緊急時の通信インフラが十分に整っていなかったため、解決策としてビジネスチャットツールの導入を試みたのです。
結果として、緊急時の不安が解消されただけではなく、通常業務においても変化がありました。電話に代わってビジネスチャットツールの使用が増えたのです。
ビジネスチャットツールを使えば、自分のタイミングで内容を確認できるため、電話を使用するよりも業務へ集中できるようになりました。
緊急時の通信インフラに不安があったり、電話による業務の中断を避けたいと考えていたりする企業は、ビジネスチャットツールの導入を検討してみてください。
＊参考 ブルーテック株式会社｜BCP対策をきっかけに、社内コミュニケーションの活性化とAPI連携を実現
まとめ｜ビジネスチャットでコミュニケーション活性化
ビジネスチャットを活用することで、社内のコミュニケーションが活性化されます。また業務効率が上がり、情報管理がしやすくなるというメリットもあります。
そうして空いた時間を他の業務にあてられるようになるのも、魅力の一つです。
社内のコミュニケーションに課題を感じている場合は、ビジネスチャットを導入して、コミュニケーション活性化に役立てることがオススメです。
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