こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
仕事を行う上で、ミスが起こってしまうのは仕方の無いことですが、可能な限りミスを最小限に抑えることは重要です。
どのような人がどのようなミスをしやすいか、ミスを未然に防ぐための対策、ミスが起きてしまった際の対処法など、チームや個人で仕事をおこなう際の、ミスを無くす方法について本記事では説明していきます。
目次
ミスをしてしまう人の特徴と対策
人の性格が様々であるように、仕事のやり方やミスの仕方も様々です。ミスをしてしまう人の特徴と、その対策について説明していきます。
こだわりすぎてしまう
細部までこだわりすぎてしまう人は、仕事の目的からそれてしまったり、納期までに業務が終わらない傾向にあります。仕事の目的からそれてしまうことに対しては、仕事の目的を明確に提示してあげるようにしましょう。
「スケジュール管理 総務部門 11月30日まで」といったように、仕事の内容や期日を簡潔かつ明確に提示することで、他のことに気を取られたり、細部までこだわりすぎてしまうことが減るでしょう。
また、こだわりすぎで納期が遅れてしまうミスに対しては、「納期＞内容」であることを強調し、内容にこだわりすぎないように促しましょう。どうしても納期が遅れてしまう場合は、「今日中に提出」といったような、曖昧な納期の業務を任せるというのも、一つの手かもしれません。
他人との認識にずれがある
コミュニケーションの方法は、個人差はあれど、大抵は社会の常識や認識に伴って問題なくおこなえる場合がほとんどです。しかし、なかには独特の解釈やコミュニケーションの方法をとる人も存在します。
そのような人に対しては、可能な限りダイレクトに内容を伝えるようにしましょう。「だいたい11時ぐらいまでにやっておいて」というと、場合によっては9時や13時ごろでもＯＫなのだと解釈してしまうこともあります。「11時に提出」といったように、なるべく曖昧な言葉は使わずに、端的に物事を伝えるようにしましょう。
解釈の仕方やコミュニケーションが独特というだけで、仕事ができないというわけではありません。
優先順位がわからず、場当たり的
後先考えずに、場当たり的に行動する人がいます。そのような人は、行動力があるという点では、様々な場面で力となるでしょうが、それ故のミスも犯しがちです。
例えば、優先順位などを考慮せず、仕事が入ってきた順番で作業をしたり、仕事の規模だけで考えてしまうことで、提出すべき納期に間に合わなくなってしまうのです。
何より重要なのは、仕事を納期までに終わらせることです。場当たり的に仕事をおこなう人に対しては、まずは業務ごとの納期を明確にするよう促しましょう。そして、それらをカレンダーやスケジュールツールに記入し、いつでも確認できる環境を作りましょう。特にスケジュールツールだと、納期に合わせて通知をしてくれるので便利です。
仕事のミスを事前に防ぐためには
上記で説明したミスの他にも、日常的に様々なシチュエーションでミスは起こっています。一般的な仕事のミスを未然に防ぐための方法を紹介していきます。
確認の意識を持つ
業務を行なっていく上で、まずは業務内容をしっかりと確認しましょう。その上で、わからないことがあれば、まずは自分で調べ、それでもわからなければ躊躇せずに上司や同僚に聞くようにしましょう。
わからないことに対して、自分で勝手に解釈をしたり、上司や周りに聞かないまま業務を進めてしまうと、結果的に途中でミスが発生してしまい、やり直しや修正に時間がかかることもあるでしょう。
そのようなミスを防ぐためにも、業務内容の確認は、入念におこないましょう。
メモを取る
やるべきことが発生した時は、可能な限りメモをとるようにしましょう。メモというと紙で書くものと思いがちですが、業務自体はパソコンでおこなうことも多いため、パソコンでメモを取ることをオススメします。パソコンを使わない業務であっても、紙だと無くしてしまう可能性が高いので、どの道パソコンでメモをした方が良いでしょう。
メモを書く際は、後で読み返したときにわかる内容にしましょう。余計な情報は極力省き、必要最低限を心がけましょう。
短期集中型にする
人間の集中力は90分が限界という説もあれば、15分が限界との説もあります。ただし、そのほとんどは「人間の集中力は長く続かない」ということで共通しています。
集中力が切れてしまえば、当然ミスも起こりやすくなってしまいます。このことからも、仕事を行う際は短期集中型を目指しましょう。例えば、40分間の業務に対し5分間の休息を設けるなど、こまめに休憩を挟むことで、集中力が回復し、ミスの軽減につながるかもしれません。
ホウレンソウの徹底
ミスを無くすための最も一般的な方法といえるのが、報告、連絡、相談の徹底です。このホウレンソウを日ごろからこまめにおこなっていれば、仕事上の多くのミスを無くすことはできます。また、ミスが仮に起こっても、その被害を最小限に抑えることも可能です。それは、ホウレンソウを行うことで、自分以外の人間にも、自分のタスク状況を知ってもらうことができるからです。
作業を確認する担当者をつける
仕事上の作業を実際にお行なっている人は、その作業自体に労力を使っています。そのため、作業ミスを確認する程の集中力も残っていないかもしれません。その際の対処法としては、作業を確認してくれる担当者をつけることです。
ディレクターなどがその役職に当たりますが、必要であれば作業チェックの専門担当などを配置してもよいでしょう。ミスが多い人に対しては、始めは担当者が作業内容の確認をおこない、ミスがあった場所は指摘し、改善策を提示してあげると良いでしょう。
そのうちミスが減っていけば、ミスを確認するためのチェックシートなどに切り替え、自分一人でもミス確認作業を出来るように促していきましょう。
仕事の優先順位を決める
仕事が複数ある場合がほとんどだと思いますが、それぞれのタスクの納期や難易度を洗い出し、タスクごとの優先順位を決めましょう。先ほども軽く記述しましたが、まずは納期が迫っているものを優先させましょう。納期に余裕がある場合は、難易度の高いものや、仕事の重要度を基準にして決めるのも良いでしょう。
作業環境の整理整頓をおこなう
デスク周りの整理整頓など、作業環境の改善も、仕事上のミスを大きく軽減します。書類で埋まっていたデスク周りは、ペーパーレス化をおこなうことで劇的に改善するでしょう。
また、椅子や机があまりにも自分に合っていないと、ストレスを引き起こす原因となるかもしれません。その場合は、椅子や机を自分に合ったものに変えることで、ストレス軽減やモチベーション向上につながり、結果的にミスも減っていくかもしれません。
仕事でミスをした時の対処法
ミスを最小限に抑えることは重要ですが、完全に0にすることは難しいでしょう。ミスが起こってしまった際、まずやるべきことは何でしょうか。
ミスを隠さず、すぐに報告する
どれだけ気をつけていても、ミスが0になることは無いでしょう。ミスをしてしまった場合に重要なのは、可能な限り迅速に報告することです。
「少しのミスだし、別にいいだろう」「バレなければ問題ない」といった気持ちでミスを報告しないでいたら、後々大きな問題になってしまったという経験がある人も多いかと思います。
仕事を受ける以上は、ミスを報告する義務もあると考えて下さい。
チーム内でお互いを支えあい、仕事上のミスを無くす
ミスを無くすために、出来ることはたくさんあります。しかし、ミスを完全に0には出来ないので、ミスをしてしまった際も、慌てずすぐに報告するようにしましょう。
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